談法院系統檔案信息化改革的思考

文/榮成市檔案館 李向紅

談法院系統檔案信息化改革的思考

文/榮成市檔案館 李向紅

新時期對法院檔案管理有了新的要求，要改變傳統思想束縛，樹立檔案管理改革意識，要切實加大投入，積極穩妥推進信息化建設，要依法制定標準，實現檔案信息化建設規范化。

法院檔案；信息化改革；思考

法院系統的檔案管理工作是其工作的一個重要組成部分，隨著科技進步，信息化無疑給法院檔案工作帶來了新的機遇。利用信息技術傳播速度快、存儲量大、查詢快捷和信息資源共享的優勢，完善檔案管理改革工作，充分運用先進的管理思想、技術，完善檔案管理制度，可以為法院的審執工作提供有力的信息支持。

一、傳統檔案管理存在不足之處

（一）傳統檔案管理方式較為封閉單一。傳統的檔案記錄方式較為單一，各級法院形成較為封閉的本院訴訟檔案管理空間。以各級法院管理本院自身形成的訴訟檔案并不能夠滿足多人查閱，卷宗使用環節效率不高。借閱環節上安全無法充分保障無疏漏，對于信息的完整性及客觀性無法做到全程監控，這一定程度上導致案件的跨區域辦理障礙。

（二）傳統檔案數量與管理空間不協調。隨著時間的推移，法治進程的不斷加深，法院案件受理數量不斷增加，檔案管理的空間日趨緊張。很多單位在檔案室的建立上缺乏前瞻性，檔案管理沒有形成足夠的空間儲存。另一方面，對于紙質的檔案保存也缺乏相應有效的措施，難以避免出現磨損現象，制約了檔案的長久保存。

（三）傳統檔案信息缺乏專業規范化管理。法院對于審執工作的重視程度一般會高于檔案管理工作，造成檔案工作缺乏相關專業管理人員，在很長時間內不能形成統一的歸檔統計標準，造成歸檔不及時、不規范，無法將客觀的情況反映。同時，還存在資料一經借出，其他人無法查閱的問題，辦案人員調取相關卷宗的工作量相應增加，對檔案的運用效率造成了較大的影響。

二、檔案信息化改革的優勢

（一）一次投入，多次利用。隨著立案登記制度的不斷完善，收案數量不斷增加，檔案信息化改革可以實現對檔案信息的快速再次利用。通過信息化平臺將檔案信息進行統一管理，在浩如煙海的檔案中能夠精準化找到所需文件資料，并實現多次呈現，省去了手工操作的重復勞動，并且能同時滿足資源共享。

（二）標準統一，管理規范。檔案信息化管理能夠有效將各級法院的檔案信息實現統一標準。檔案信息管理系統通過與法院審判管理系統的對接，并提供網上歸檔信息登記，對各立檔部門形成的電子檔案實行網絡監控、接收和歸檔，可以改變法院檔案管理各自為政的傳統模式，有利于更好地規范檔案管理工作，形成統一的標準。

（三）分級管理，安全保密。檔案信息化建設可以減少原紙制材料的調閱，使得原本檔案材料可以長期封存保護，避免紙質檔案損毀。 電子檔案可有效防止案卷材料被刪改、替換等問題，及時查找到案件負責人。同時，訴訟檔案的信息化建設可以對案卷進行保密管理，限制查詢人員，特定檔案只對有權限用戶開放，分級管理，有效解決檔案泄密等問題，能夠提高法院檔案的安全保密性。

三、檔案信息化改革的建議

（一）改變傳統思想束縛，樹立檔案管理改革意識。思想意識不能緊跟時代步伐，管理就會被落在后面。新時期對檔案管理有了新的要求，法院對于檔案信息化改革建設也提出了新的需求，每一個干警切實改變頭腦中固有的思想束縛是實現檔案信息化管理改革的重要標志。檔案管理人員更應當加強對于檔案信息化管理的專業學習，應用現代化的管理手段實踐到具體工作中。領導干部必須具備大局意識和長遠意識，拓寬視野，提高思想意識，正確認識到檔案信息化管理改革的重要性和緊迫性。

（二）切實加大投入，積極穩妥推進信息化建設。檔案信息化建設是一項投入大、周期長、見效慢的工作，但是可以為今后的案件查詢等工作帶來實實在在的效果。根據《人民法院訴訟檔案管理辦法》的要求，將檔案信息化建設所需經費納入預算范圍，并為檔案室購置與其信息化建設相配套的基礎設備，減輕相關人員的工作量。實現照片檔案、訴訟檔案、文書檔案等資料的數字化、信息化，逐步推廣電子文檔。檔案信息化建設需要緊緊依托網絡基礎平臺的進一步完善，提高網絡系統支撐能力。同時，法院檔案信息化管理必須兼顧安全保密建設，提高抵御安全風險的水平。全面實施涉密信息系統分級保護和非涉密信息系統等級保護工程，滿足法院檔案信息化需要的安全保密平臺。

（三）依法制定標準，實現檔案信息化建設規范化。檔案信息化建設工作已經成為一種趨勢，相關的法律法規正逐步健全和完善。在大數據信息技術飛速發展的今天,檔案載體也呈現出多元化,法院應根據國家的有關法律法規,結合其實際情況,制定相關標準和制度,建立和完善檔案管理體系。

第一，電子檔案的鑒定及電子文件的形成、保管、上傳都應制定相應的標準和格式要求,使其規范化。第二，不斷完善檔案信息化管理的制度建設，及時應對新情況、解決新問題。修訂檔案信息管理工作標準、格式,以健全檔案信息管理體制、理論內涵,保障檔案信息化建設的實施。第三,加強檔案管理科學化的激勵約束制度的建設,保障檔案信息化的推行和相關制度的落實,促進檔案工作的制度化、程序化、規范化。

由于傳統檔案的封閉性，大部分檔案成為“信息孤島”，檔案信息資源不能充分發揮應有的價值。建立統一的法院系統檔案信息化資源庫，對分散的司法檔案信息資源進行整合和應用，是法院檔案信息化建設的必由之路。

[1]茆家偉.法院檔案數字化面臨的問題及對策[J].北大法律信息網，2014,10.

[2]馬萍.法院信息化建設之必要性探索[J].重慶法院網. 2012,08.

[3]張海平.以檔案室信息化建設為契機 加強基層檔案室工作[J].山東檔案，2007（02）.