試論如何提高現代秘書的行政管理素質

文/金陵科技學院 王靜欣

試論如何提高現代秘書的行政管理素質

文/金陵科技學院 王靜欣

在秘書的職業化趨勢下，現代秘書行政管理素質更是朝著多元化、綜合性的趨勢在發展，對秘書人員的素質要求也越來越高。秘書必須從自身入手，提高綜合素質，有效完成秘書事務。與此同時，秘書素質的培養也存在著許多的問題，很大程度上忽略了秘書素質綜合性的培養。針對這些問題，需要通過不同的途徑來培養現代秘書的行政管理素質，從而更好地應對挑戰。

現代秘書；行政管理；素質

“對于秘書這一特殊群體來說，秘書的素質是指基于先天稟賦的生理素質，經過后天的工作和學習所養成的一種品質，這種品質是相對穩定的、內在的，同時也是作為秘書必備的、在日常生活中起作用的基本品質的總和。”不同時代、國度、社會背景、文化背景及不同的行業，對秘書人員的素質要求也是不同的。

隨著時代的變遷，社會的進步，對當前的秘書來說，年輕化、知識化、專業化是整個社會對秘書的要求，對秘書人員知識層次、理論水平與領導能力要求的提高，無疑對秘書人員的行政管理素質也提出了新的更高的要求，因為過硬的綜合素質是當好秘書的基礎，過硬的業務素質也是做好行政秘書工作的保障，現代秘書工作者如果沒有扎實的理論功底、豐富的知識積累、現代的辦公技能、高度的敏感性和求知欲、以及較強的法律意識，就會被發展的社會所淘汰。秘書只有具備這些素質，才能游刃有余地履行工作職責。

一、現代秘書行政管理素質培養存在的問題

隨著秘書職業化方向的發展，提高秘書的各項素質成為首要任務。而當這項任務放到實際中來看，很容易地就可以看出，還有一部分的難題急需解決，比如在提高現代秘書行政管理素質等方面。

（一）秘書職業技能的學習等同于秘書行政管理素質的培養。如今，在我國普遍存在的問題是，在秘書行政管理素質培養過程中，培訓機構多于教育機構。由于秘書的綜合性和專業性不能對立，所以不能只注重秘書的寫作能力和工作經驗。在實際工作中，秘書是一種綜合性的工作，不能只承認秘書的職業性而不承認秘書的專業性。可是，秘書在實際學習和培訓的過程中，都是把大多數的精力放在了學習理論知識上面了，比如秘書的概念、行政管理、文案寫作等等。因為傳統的秘書教學思路是，所培養的文秘人員是為國家的黨政機關服務的。現在國內的主要狀況是，秘書的工作還是沒有達到成熟的地步，沒有多元化的發展，系統化的專業培訓得不到完善等問題。很多在職崗位的秘書人員沒有完整的職業理念，更沒有系統化的嚴格的秘書培養。秘書的專業培訓是不能用高等秘書職業的教育來代替的，同樣的，秘書行政管理素質的培養也不能等同于秘書職業技能的學習。

最近，有一部分人想要快速完成秘書培訓任務，可是欲速則不達，在這樣的心理狀態下，就會受到經濟利益的誘惑，秘書速成班如雨后春筍般出現，他們往往只利用一年甚至更短的時間，學習秘書學的幾門基礎課程，學業完成后頒發相關部門承認的技能證書。往往通過這種學習的人群，只掌握一些類似速寫速記、應用寫作、辦公自動化等最基本的秘書職業技能，但是人們往往容易忽略的一點就是，現代社會的秘書工作者，如果只掌握一些普通的專業技能，是根本不夠的。在實際工作中，我們更需要經過專業系統秘書學的教學，全面地掌握專業知識，培養現代秘書更全面更高水平的行政管理素質，而這些是從速成班里學不到的。

（二）秘書素質培養模式化。目前秘書在提高素質方面追求一種模式，缺乏個體意識。由于不同的人有著自己獨特的性格，就意味著他們有著不相同的人生觀、世界觀和價值觀，所以針對每個人的素質培養的重點也會有差異。長期以來，受傳統文化的影響，人們做事都有從眾心理，追求共性，缺乏一定的自主創新能力和獨立意識，忽略了對自我個性的培養。因此“不再單一地看重技巧訓練和專業技能，要讓秘書人員的綜合素質得以提升；融合人們自身的優點，在培養素質的過程中，形式變的多樣化，重視自我意識。”從事秘書行業的人員必須要能夠達到高標準、高要求，在工作中思考要具有前瞻性，輔助式的管理能力和綜合的統籌能力也都是不可或缺的，所以我們要更加注重現代秘書行政管理素質的綜合性的培養。國外許多國家，比如美國，按照秘書行業中不一樣的要求、職位或是工作能力等方面的標準，分出十類不同階段的秘書：經理秘書、技術秘書、見習秘書、公司秘書、通信秘書、政府秘書、教育秘書、行政秘書、法律秘書、財經秘書。在美國，依據不同的要求，每一個等級的秘書都要制定細致的行為規范，從而針對性培養其相應的素質。

另外，根據與實踐對象適應程度的不同來設定標準，個體的素質會在時間、環境、功用等方面體現出差異性。在這個新時代里，創新能力的培養和推廣十分重要。譬如，在我國“創新中國”和“創新是動力”等概念被提到的次數越來越頻繁。秘書作為單位或者組織重要的成員，其創新能力尤為重要。秘書人員的創新能力就是在熟悉公司情況的基礎上，敢于打破傳統的思維能力，提出有更新穎的思路、方案。因此，培養秘書的創新意識，是現代中國秘書行政管理素質培養模式中的重要方面。

（三）秘書個體意識弱，創新意識薄弱。秘書工作的從屬性和輔助性決定了為領導服務是其工作的核心，只能依照領導的意圖展開工作，不能擅做主張，因此在秘書的職業中出現了一個誤區，就是唯領導是從，盲目服從，沒有自己的意愿。沒有認識到個性是培養秘書正確角色意識的保障。秘書長期的服務工作使其產生了從眾心理，特別是對領導唯命是從，即使有不同的處理方法也不提出來，完全喪失了創新能力。傳統的思維模式使秘書做起事來唯唯諾諾，提出的建議毫無創新意義，缺乏創新精神是我國秘書隊伍中一個相當普遍的問題。

二、提高現代秘書行政管理素質的途徑

現代秘書行政管理素質的提高，不是一蹴而就的，針對現代秘書行政管理素質的培養所存在的問題，在其提高行政管理素質的途徑上，總結出了幾點。

（一）強化學習意識，拓寬學習范圍。在培養現代秘書行政管理素質時，首先要建立正規的教育機構，有一個正規的教育體系，同時這個教育體系是要全方面的開放的，可以縱橫移動地讓秘書人才學習更廣闊的知識，把他們的選擇范疇進一步拓寬。廣義上的學習內容分為三個方面：智力和能力的提升、知識和技能的獲取、行為習慣和思想意識的培養。而智力結構、能力結構和知識結構是狹義上學習的主要范圍，其指的是從智能結構方面來使秘書人員確定其要認真學習的角度。現代秘書人員首先要掌握扎實的秘書專業知識，精通秘書學中的各科知識。然后對法律、地理、歷史、經濟、哲學、心理等邊緣學科進行學習，為今后秘書工作打下基礎。因此，廣而博才是現代秘書知識儲備的標準。其次，要掌握各項現代化辦公技術，恰當的公關禮儀，熟練的辦公流程等等。這些都是秘書行政管理素質中的基本內容。“秘書工作性質和特點，要求秘書人員必須加強學習，善于學習。秘書人員能不能當好領導的參謀和助手，與秘書知識是否廣博有著直接的關系。”想要提高秘書行政管理素質，就必須要充實頭腦，自覺學習，鍛煉學習思維，促進問題解決提高明辨是非的能力。

（二）強化現代意識，培養創新能力。我們正處在一個技術和知識快速發展更新的時代，有著全新的社會面貌。現代秘書的行政管理素質不再是簡單的模式化的培養，而是要與時俱進，要有強烈的現代化意識。網絡廣泛使用使人與人之間的距離拉近了，秘書的許多工作也體現出了網絡時代的特點，比如會議活動的安排、通知的傳達、各部門文件的傳送、文件的處理等這樣的辦公室工作都能夠利用電子郵件或是其他處理方式迅速完成。與傳統的秘書工作相比，不需要親自傳遞文件材料這樣的體力勞動，只需要用電腦就可輕松傳遞信息給各個部門。在這樣一個信息時代，要想做好領導的助理和參謀，不在競爭中被淘汰，在快速發展的現代社會上立足，秘書不僅要在管理上創新，更重要的是思想和技術上的創新，提高自身的能力，全力以赴。新世紀的中國面對更廣闊的發展平臺和更快速的經濟列車，秘書人員不僅要具備更專業的行政管理素質，還要懂得用創新性的思維去訓練和提升自己。領導自身活動的實際情況存在著不定性，公司的發展需要高效率、更準確的決策方案，秘書人員的創新意識可以讓其突破條條框框，突破傳統觀念的設定，為領導和公司提供更長遠的發展方案。

（三）強化角色意識，樹立自我個性。作為被夾在上級與下級之間的秘書人員，從上級那來看，是“打雜的”“跑腿的”，對于下級來說又是領導的“親信”，秘書這一職位顯然是不可忽視的。對于那些有著高素質高能力的秘書人員，行政管理素質要求他們不僅要有學歷和知識，而且要能夠適應現代社會，在人格特征上也不能再是傳統、依附的。秘書人員只有樹立正確的角色意識，才能正確定位自身在工作中的位置，才能與上下級處理好關系，才能在上級的領導下更靈活地完成秘書工作。

在現代秘書行政管理素質的培養中，秘書人員不僅要在服務性輔助性和協調性等工作的基礎中積極開動腦筋充分發揮自己的主觀能動性，有自己獨立的思想和言行在工作的任務目標方法上，而且角色意識的樹立首先要從正規的教育體系抓起。秘書學專業的授課體系，不僅要對秘書人員傳授專業知識，更應有系統的訓練，比如語言和寫作、分析案例、組織會議以及各種實踐實習，這樣的角色培養在無形之中給秘書人員樹立了秘書的角色意識。其次，秘書人員只有長期積累經驗和豐富的閱歷，才能更好地融入角色當中去。然后這些經驗和閱歷，則是需要秘書人員運用案例研究法將工作中困難和挫折記錄下來，再不斷地自我分析、研究，最后如精華般提煉出來。最后，個性的培養也是影響到樹立角色意識的因素之一。個性是生理、心理和社會行為的三者總和，是人與人相處中表現出來的一種傾向。作為從事秘書行業的人員，就要在扮好這個角色的同時加上自己獨特的人物性格，使其表現出鮮明的人物特點，體現出自我的價值，站在自己的位置上做好自己的工作，在個人形象中展現出特色的自己。

秘書行政管理素質的高低，是秘書工作的質量和效率的關鍵因素。隨著社會的發展，社會結構的調整，秘書工作的微觀環境和宏觀環境也發生了巨大的變化，行政部門，現代企事業單位對秘書所要具備的素質要求也在提高，作為現代秘書人員，學習專業知識，強化創新意識，提高行政管理素質才能更好地適應信息化時代發展和改革的需要。

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