智能化發展在高中檔案管理中的應用

文/山東省萊州市第一中學 徐愛玲

智能化發展在高中檔案管理中的應用

文/山東省萊州市第一中學 徐愛玲

現階段，信息化檔案管理的應用不僅是加強高中學生檔案管理的內在要求，更是信息化時代對高中管理工作的外在要求。如何正確運用智能化計算機，增強高中檔案管理作用，是現階段學校管理者應當關注的重點。

智能化；高中；檔案管理；應用

進入21世紀，信息技術和科學手段成為了各行各業開展工作不可缺少的重要構成要素，信息化管理已經成為商務、學校等辦公效率迅速提升的重要“法寶”。對于高中來說，檔案管理工作是極具保密性、復雜性的工作之一，隨著信息化腳步的不斷加快，學校電子辦公的信息量和工作量必然會不斷增加，由此引發的各種信息化檔案管理問題不能坐視不管。如何實現電子文件的實時網絡歸檔，科學有效地管理和利用電子檔案資料，達到信息高效提取、傳輸、利用的目的，是現階段高中檔案管理工作需要鉆研的課題。

一、高中檔案管理傳統模式的弊端

（一）檔案管理工作量大，效率低下。高中學校每年、每學期都有大量的學生信息需要錄入、管理，再加上由于升學、轉學、就業等問題帶來的數據的變動，需要管理的信息量很多。采用傳統人工錄入的管理方式費時費力不說，在信息的準確程度和記錄時間上也難免會存在差錯和漏洞。在信息的查找和整理時，大量的信息查找起來十分困難，耗時耗力，使得高中檔案管理工作的效率不斷降低。

（二）檔案信息安全保密性差。在傳統的高中檔案管理模式下，檔案信息都是由管理人員手動錄入和管理的，因此，檔案管理的效率相對低下，信息錄入和保管的安全性也較低。即使在傳統的檔案管理中有使用計算機開展信息管理的情況，使用的人員由于對計算機知識和操作掌握不準，在信息的錄入過程中經常會出現張冠李戴的失誤，導致檔案信息的管理出現差錯和漏洞。再加上傳統管理模式下，沒有完善的安全保障機制，接觸檔案信息的主體較多，會輕易將重要的檔案泄漏出去，給檔案管理造成安全隱患。

（三）檔案信息查找困難，更新和維護程序繁瑣。在傳統的高中檔案管理模式下，隨著時間的流逝，檔案信息的增加使得檔案管理起來更加繁瑣、復雜，龐大的信息量超出了人工作業所能達到的極限，用手查信息數據、更新和維護檔案系統都十分困難。查找目標文件時耗時許久，猶如大海撈針，在緊急時刻無法快速找到目標文件，會造成很大的不便。

（四）檔案管理人員專業素質低下，缺乏專業人員。傳統的高中檔案管理聘用的工作人員一般都是有一定的檔案管理知識，但是計算機實際操作水平普遍低下，在操作過程中效率低下，時常發生人為錯誤，造成檔案管理工作質量的低下。

二、對高中檔案實施信息化管理的必要性

（一）有利于增強高中檔案信息的保密性。智能化檔案管理模式下，采用功能強大的計算機處理檔案信息，不但提高了存儲速度、存儲數量，計算機獨特復雜的安全保護系統還極大地提升了高中檔案信息的保密性。為了更好地實現信息的保密，通過計算機將學校內的檔案信息做成單份文，促進檔案信息整理、保存、編目質量的提升。在減輕檔案管理人員工作量和負擔的同時，還極大地提升了檔案管理的現代化和信息化。

（二）提升檔案管理人員的素質，實現無紙化辦公。智能化檔案管理的實現使得以往的人工檔案管理被計算機檔案管理所取代，無紙化辦公成為了現代化高中檔案管理的潮流。這種檔案信息管理系統實現了文件從產生、運輸到整合的一系列工作，取締了傳統檔案管理模式下人工標記、打印、裝訂等一系列環節，辦公過程中的紙張、筆墨等資源得到了節約，人力、物力、財力消耗得到了大大的降低。

（三）極大地提升了高中檔案管理工作效率。智能化計算機的運用能夠一次性處理所有的檔案信息，將各種數據按照預設的順序進行排序、整理，絲毫不費人工力氣，且運行起來準確性高、差錯極少，維護和升級也是全自動化運行。給原本繁瑣的高中檔案管理工作帶來了現代化的曙光。以運行高度有序的現代化化信息處理體系為中心，把校內檔案資料加工成電子形式，建立起網絡數據庫，使得高中檔案管理的一切工作環節都變得信息化、智能化、高效率。

三、智能化計算機在高中檔案管理中的應用

（一）創新服務手段，建立現代化檔案管理模式。信息技術的發展不會止步不前，隨著新一輪科學技術成果的產生和應用，高中信息化檔案管理也必須與時俱進，跟隨檔案管理數字化程度的提升而改善檔案利用方式。越來越多的用戶通過計算機、網絡平臺來獲取檔案信息，這一變化要求檔案管理的工作方式和手段必須隨之改變，甚至連檔案信息的管理模式也在從實體管理向信息管理、知識管理等方面轉變。為此，高中檔案管理部門必須改變服務手段，創新符合信息化發展的新服務方式，建立起現代化的檔案管理模式，推動智能化發展在高中檔案管理工作中的應用。

（二）加強檔案信息化基礎設施的完善。檔案管理信息化基礎設施是開展校務現代化改革的基礎組成部分，具體包括計算機軟件、網絡以及其他相關輔助設施。不同高中根據自身檔案管理實際情況的需要，必須在管理部門配備齊全相關設施，包括計算機、掃描儀、光盤刻錄機以及檔案管理系統軟件等。建立好網絡數據庫、電子目錄和電子檔案錄入接受中心，保證電子文件及時高效得到收錄和采集。要注意選擇的信息化檔案管理系統軟件必須能夠具備強大的功能，集采集、存檔、整理、搜索、編目等功能于一身，能夠兼容各種數據，保證和其他數據庫、校園網之間相互交換的流暢。

（三）加大信息化檔案管理的宣傳力度。信息化時代的到來需要高中領導和管理人員樹立起智能化檔案管理的意識，重視信息化檔案管理在現代社會中的作用，意識到智能化檔案管理模式的建立是現階段高中檔案工作深入改革的重要環節。提高領導和師生對信息化檔案管理的認知和重視，能夠推動校務改革的深入發展。高中檔案管理部門必須秉持創新、努力的理念，不斷提升檔案管理工作的質量和效率，以真實的業績和務實的科學態度來表決心，穩扎穩打，用實力來爭取上級對校務改革的資金等各方面支持，全面深入推進校務改革。

（四）建立健全檔案信息安全保障體系。高中檔案管理工作中最重要的可以說是檔案信息的安全性和保密性。因此，在開展校務管理改革的過程中，必須把信息化與安全性能相結合，建立起安全保障體系，促進智能化發展在高中檔案管理模式的應用。首先要做好安全備份工作，加強信息化檔案管理工作人員的安全意識，確保數據不被人為泄露。在內部管理方面，要制定好完善的安全保障管理規章和檔案信息責任制度，確保檔案管理工作人員的身份安全。

（五）加強檔案管理規范化、標準化建設。信息化時代的到來要求高中智能化檔案管理工作必須實現標準化和規范化。所謂的規范化和標準化，指的是信息錄入、傳輸、整理、編目、存檔等環節的按部就班，首先，上級檔案部門必須制定出詳細的規范化管理規章制度，從工作人員本身和檔案管理工作過程兩方面出發，首先要求工作人員必須樹立起維護檔案管理規范的意識。其次要求工作人員在開展各項檔案管理工作環節時按照規章制度行事，絕不私自決定棘手問題的處理。從而推動高中檔案管理工作的標準化、規范化建設。

綜上所述，進入21世紀，科學技術在教育教學方面的應用越發普遍，信息化辦公成為高中檔案管理的重要手段。信息化計算機辦公不僅極大地提升了辦公效率，更增強了高中檔案信息的安全保密性和管理工作的質量。目前，高中在利用計算機開展信息化辦公的同時，還存在很多不足和缺陷，需要根據實際情況一一改正，只有創建起完善的安全保障體系，加大信息化檔案宣傳力度，使管理人員樹立起信息化意識，才能夠促進智能化辦公在高中檔案管理中更好地應用。

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