會計檔案電子化管理的風險與防范分析

文/中國石化股份勝利油田分公司勝利采油廠信息(檔案)管理中心 劉薇

會計檔案電子化管理的風險與防范分析

文/中國石化股份勝利油田分公司勝利采油廠信息(檔案)管理中心 劉薇

本文立足于技術應用、政策法規、信息安全等方面對潛在風險進行分析，探討會計檔案電子化管理風險的防范措施。

會計檔案；電子化；管理；風險；防范

在互聯網的推動下，我國的會計行業產生了大量的會計電子檔案，其中包括會計報表、會計賬簿、會計憑證等等重要信息，對于信息的管理和保存需要預知風險和掌控防范措施。會計檔案電子化管理需要提高電子憑證的安全性，完善電子憑證的適應性，在盡可能的情況下，保持數據的完整、真實和安全。

一、會計檔案電子化管理的特點

（一）會計檔案電子化管理的準確性。利用檔案記錄信息目的在于保證信息的原始性和客觀性，目前電子檔案正在取代紙質檔案，以更大的容量和更精確的數據保證會計檔案的完美運行。隨著技術的日新月異，檔案管理也總是會跟隨互聯網技術進行更新，每一次的系統升級都意味著電子數據的依次更新補充，這是一個有雙重效果的結局：一方面，以前的電子檔案進行了升級處理；另一方面，多版本的電子數據出現，使得數據不再具有唯一性。故而，電子數據的保管與保存相比紙質檔案的保存更具完整性與持續性。其次，會計檔案的電子管理具有檢索功能，相比紙質檔案的抽查，電子檔案的檢索可以使檔案檢查工作更加高效精準。

（二）會計檔案電子化管理的完整性。傳統的紙質會計檔案可以永久保存，具有穩定性的優點，然而會計電子檔案的保存在這一方面卻顯得略遜一籌。計算機讓電子檔案變得普及化，可是電子數據存儲容易更改，或者丟失，這為電子化管理帶來難題。作為會計行業的基本要求，會計電子檔案的完整性問題是可以解決的，完善會計電子檔案電子數據收集、歸檔制度是關鍵，同時多項對比，驗證完整性。最后，注意對文件進行安全備份，確保萬無一失。會計電子檔案的完整性同樣可以得到認可。

二、會計檔案電子化管理的風險

（一）妥善保存的風險。會計檔案電子化保存具有風險。電子化存儲依賴磁性介質載體，一旦磁性介質受到潮濕、消磁、灰塵等環境方面的威脅，就可能導致數據的受損。換句話說，會計檔案電子化管理的環境要求不比紙質檔案環境要求低，維護電子化檔案就需要維持適宜的環境。

（二）規章制度風險。會計檔案電子化作為新興的檔案管理方式方法，其管理執行制度還在摸索階段，缺乏科學完善的電子化檔案管理技巧。關于涉及的規章制度管理風險主要體現在工作人員對于電子化檔案管理認知的缺失。許多工作人員以往接觸的都是紙質檔案的管理和分類，如今，面對會計檔案電子化，這種新的流程與新的執行標準需要時間去熟知，需要經驗去摸索，需要過程去適應。所以，目前會計檔案電子化管理仍然需要冒著一定的風險去維持檔案管理的原始性與完整性。

（三）會計檔案電子化管理的網絡安全風險。會計檔案電子化管理立足于計算機信息技術，網絡信息的安全問題毫無疑問會影響到會計檔案電子化管理。當會計檔案信息電子化之后所面臨的第一個危險就在于電子化的信息容易被修改，且不易為人所發現，這個對于信息的原始性與安全性來說，是一個重大的威脅。如果在網絡的情況下，安全防護措施不到位，會計檔案信息很可能為不法分子所盜竊，重要信息很可能因此而泄露。

三、會計檔案電子化管理風險的防范措施

（一）建立科學的會計檔案管理制度。一個有條有理的制度可以提高人員的工作效率和工作的準確度。建設科學的會計檔案電子化管理制度，是時代發展的需要。而一個科學的會計檔案電子化管理制度應該是針對風險而制定的，抓住要點，集中力量解決問題。深入研究電子檔案存儲環境、期限、工作人員職責、檔案管理范圍、歸檔流程等多個方面內容，努力做到檔案管理的有章可循。

（二）妥善維護電子檔案館的環境。會計檔案電子化管理環境需要注意諸多方面，針對電子檔案的特點，保持電子檔案館溫度適宜、濕度適宜，考慮磁場影響問題，做好防火、防震、防盜、防塵、防磁等工作。會計電子檔案隨著時代的發展而得以產生，故而面對電子檔案的保存問題，需要做到與時俱進，從電子產品的特性著手，從新事物的特點著手，解決會計電子檔案的保存安全問題。

（三）解決好會計檔案電子化管理的網絡安全防范問題。

會計電子檔案的保管要做到數據材料完整無缺，目錄內容正確無誤等存儲上的安全完好。當會計檔案電子化管理本身沒有問題時，需要確保入庫數據沒有病毒，以及電子檔案設備的更新處理穩定，控制訪問中心保障安全訪問，確保在聯網時有強大可靠的安全訪問控制技術。確保會計檔案電子化管理雙備份制度，以防文件的損毀，同時確保文件有嚴格的對外利用方式，通過功能設置，根據需要將有些文件設為只讀文件，有些文件設為禁止拷貝的文件，從而保證重要的信息不被泄露和更改。

（四）提高工作人員的素質。會計檔案電子化管理作為新興的管理方向，這一職業缺乏有經驗的管理人才和操作人才。要保證會計電子檔案的安全完整，規避風險，需要提高管理人員和操作人員的職業技能。會計電子檔案的管理流程包括檔案收集、整理、歸檔、保管等，對檔案管理人員計算機技能要求較高，不僅需要有操作的能力，還有分析的能力，計算機系統維護的能力，升級的能力等。提高管理人員的素質，加強培訓，有利于減少會計檔案電子化的風險。

四、結語

會計檔案電子化管理是行業發展的大趨勢，將風險控制到最小，將數據的安全性、完整性、真實性和原始性保持到最好，是會計檔案電子化管理人員一直努力的方向。

[1]冼其芬.檔案電子化管理面臨的問題及優化對策探討[J].中國管理信息化,2013(14).

[2]孫濤. 電算化模式對會計檔案管理的影響[J]. 黑龍江檔案, 2011(02).