對進一步深化社會保險檔案管理工作的思考

于 敏

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對進一步深化社會保險檔案管理工作的思考

于 敏

【摘 要】社會保險檔案管理工作是社會保險工作的一個重要內容，也社會保險管理最基礎的工作之一，對社會保險事業發展法制化、規范化有著極其重要的作用。社會保險檔案的管理與居民的自身利益有著密切的聯系，提高社會保險檔案管理的規范性與有效性也逐步成為當今社會的熱點。如何把社會保險檔案這類重要的信息資源管理好、運用好，進一步為社會保險制度改革服務，為廣大參保人員服務，已成為社會保險管理部門的一項重要任務。

【關鍵詞】社會保險 檔案管理 方式

社會保險是中國特色社會保障體系的重要組成部分之一。隨著我國社會保險體系深化和改變，以取得顯著的成效，但仍需要進一步的完善，目前社會保險檔案管理人員素質普遍偏低，一些人員方面沒有形成規模的管理體系，本文主要探究社會保險檔案管理的必要性。

一、社會保險檔案管理的必要性

社會保險制度是中國社會保障系統構造的核心，是對將來未知的一種補償方式，社會保險體制的維持需要國家還有各單位共同協作才能完成。社會保險檔案管理是社會保險經辦機構在日常工作中產生的文本、電子文案等存儲機制的原始數據也是社會保險工作的確切記錄，同時也是個體使用的原始數據。在有關規定中指出辦理社會保險的過程中產生的記錄數據等都要進行采集、整頓等，允許出現修改造假等。對于社會保險業務檔案保存方式分為定期保存和永久保存兩種方式。社會保險業務保存定期保存期為最低保存時限，對于永久保管需要進行材料注冊，保存時限為100年等。

二、社會保險檔案的特點

第一，廣泛性。社會保險以全體群眾為對象，主要是針對城市的居民。但是伴隨著體制改革，參加的人口擴大至農村，最終目標是要優惠所有成員。

第二，動態性。參與社會保險之后，社會保險檔案會伴隨人員流動且發生關系轉移，各項社會保險繳費情況也會根據人員收入有所變化，因此這些是具有動態性。

第三，規范性。社會保險檔案均是根據國家有關規范辦理的。

三、當前社會保險檔案管理工作存在的問題

（1）觀念上存在誤區。社會保險檔案管理的人員專業素質有待提高。檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要檔案工作人員具有較高的政治素質和業務能力。一些管理人員就存在心理上的排斥，沒有主動學習的積極性，出現了在日常工作當中服務意識不到位、辦事過程不熟悉的情況，直接影響到了單位人員在投保群眾中的形象。在社會保險檔案管理的過程中還存在檔案資料不完善的情況，這些檔案不僅有零散的紙質檔案，還有很多保存于電腦系統的電子檔案，同時很多不通順的辦事過程以及一些人為的故障等因素，都為檔案的匯總和管理帶來一定程度上的麻煩。

（2）缺少專業社會保險檔案管理標準及規范。社會保險檔案管理缺少相應的國家標準，導致社會保險檔案各地的管理不一致。在社會保險檔案的不一要專業類型中，管理規范、水平也各不相同。

（3）手段落后，管理水平低。這些年社會保險業務量增加，有的檔案確實實現了電腦管理，但因為未能實現軟硬件結合，缺少專業人才，所以無法發揮出最大效能，多數的保險機構仍是手工操作，管理方式落后，效率低。

四、強化社會保險檔案管理的方式

（1）提高檔案管理人員素質。隨著中國社會的不斷改革發展，社會保險檔案的管理無論是工作形式，還是實施標準都得到了一定程度上的改善。社會保險檔案管理工作的不斷精密化，工作內容也是逐步提升，在以后的發展時間里需要不斷改進現有的工作體制，來符合當今社會的發展。檔案管理人員需要強化自身素質，正確意識到社會保險檔案管理工作的重要性，培養社保檔案管理意識，培訓和教學現有檔案管理人員，提高檔案管理人員的職責感和義務感，建立檔案管理專業隊伍，改善整體的服務質量。

（2）規范社會保險檔案管理。加強社會保險檔案的規范化管理，努力促進社會保險檔案信息資源的整合與共享，針對社會保險檔案的收集、整理、保管和利用各工作環節制定出操作性強、科學統一的社會保險檔案管理規范。社會保險檔案資料能夠真實的反映出參保群眾的很多基本信息，如身體健康情況、家庭情況以及就失業登記情況等，對這些信息的利用不但有利于提前做好有針對性的服務，也有利于就業創業、社保補貼以及小額擔保貸款等扶持政策的實施。

（3）創新社會保險檔案網絡。在工作方式的轉換中，還必須建立完整的檔案工作網絡。當下網絡技術已運用到生活中的每一處，檔案管理工作也必須創新網絡管理模式，全力整合社會保險檔案資源，構建社會保險檔案利用平臺，以社會保險檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設為基礎，加快社會保險檔案數字化進程，以最大限度實現社會保險檔案信息資源的共享。

五、結語

如上所述，本文先行解析了社會保險檔案管理的重要性，最后著重探究了完善社會保險檔案管理的方式。當今我國的社會保險檔案管理仍然存在不少實質性的問題，本篇所提出的一些見解僅僅是小部分，進一步的研究還需要廣大專業人員去努力完善，以進一步推動社會保險工作的法制化、規范化、人性化管理。

參考文獻：

［1］錢均.社會保險檔案管理存在的問題及其解決方法研究［J］.辦公室業務，2013，13:180～181.

［2］王克祥，于凌云.優化我國社會保險檔案管理的新思路［J］.中國勞動，2015，19:27～29.

作者單位：（山東省肥城市勞動就業辦公室）

作者簡介：于敏（1986-），女，山東肥城人，漢族，大學本科，助理館員，研究方向：社會保險檔案管理。