淺談電子文檔與紙質文檔在保護技術上的差異

文/杭州市河道管理總站 何曉青

淺談電子文檔與紙質文檔在保護技術上的差異

文/杭州市河道管理總站 何曉青

電子文件和紙質文件在實際的文件管理的過程中有著明顯的區別。除此之外，對于文件保護在技術方面的選擇上也有很大的區別。本文結合工作實際，對電子文件和紙質文件在保護技術上的差異進行了探討和研究，希冀對同行帶來一些參考及借鑒。

電子文件；紙質文件；保護技術；差異

電子文檔與紙質文檔在信息載體方面存在很大差異，此外，兩者在對信息的保護技術方面也存在很大的不同。首先，我們來分析一下電子文件，它主要是利用文本文檔和電子信息等來存儲信息數據，并且需要通過電子設備來完成一系列的操作，比如：保存、讀取、應用信息數據等等。而紙質檔案與此不同，它仍然是利用傳統的中國文件存儲形式，通過紙張來存儲數據，將紙張作為信息的載體。紙質檔案的形成比較復雜，需要人工對信息進行搜集，然后整理歸納，最終將信息存儲在紙張上。由于紙質文件與電子文件存在上述的區別，所以在保護技術上存在許多的差異，以下就這一問題進行討論和總結。

一、電子文檔與紙質文檔在保護技術上的差異

（一）載體壽命不同。紙張之所以具有耐久性，這主要是因為紙張中存在纖維素。纖維素是一種高溫、高濕條件或者含有酸、酶、氧化劑等物質情況下發生水解反應或者氧化反應的物質。但是，它在一般的自然環境中并不容易發生上述的反應，所以只要我們正常的保存檔案，那就不會產生損壞的現象。也就是說，在正常環境中紙質檔案可以保存較久的時間。而不同的是，電子文件是以磁性材料和光盤作為信息載體的。而磁盤和磁帶的主要的支撐體是一種叫聚酯底基的化學物質。聚酯基易產生靜電，使灰塵沾聚集，從而引起卷曲，易與磁性顆粒分離，不易恢復等等。底座和磁粉之間利用黏和劑來連接。黏和劑具有很多的缺點，比如：易膨脹和收縮、磨損嚴重、與其他物質粘連、脫落、發霉等等，這些都會對信息的再生產起到阻礙作用。在整個記錄信息和使信息再現的過程中，起到決定性作用的物質是磁粉中的一種具有剩磁感應功能的磁性氧化物顆粒。這種物質極易受到外部的影響，產生消磁的現象。利用激光來存取信息的物質我們稱為光盤，它是一種圓形的盤狀物質，包含盤基、記錄介質等部分組成。現在，光盤的最常用的記錄介質主要是硒和碳鋁化合物，除此之外，還有一些在激光熱效應的作用下易變性的材料。這些材料往往都具有相似的性能，比如：不穩定，易于氧化，并與堿溶液反應。將兩種不同形式的檔案進行比較，很顯然，電子文件載體材料的壽命比紙質文檔的壽命要短很多。

（二）環境條件影響。經過長時間的實踐觀察，在保護技術方面電子文檔和紙質文檔有些不同，這一差異的形成和外部環境有很大的關系。有害氣體、灰塵和溫度等等都是外部環境條件的影響因素。檔案文件的保存質量會受到任何因素的的影響，無論是某些因素的改變，還是保存環境不合適。

1.溫濕度影響。無論是電子文檔還是紙質文檔，溫度都是影響他們保存的重要因素之一。首先，溫度不適宜會對光盤和磁性載體產生一定的影響，從而影響數據的存儲與管理。其次，溫度同樣也會影響紙張的保存。在溫度較高并且濕度較大的環境中，紙張會發生一系列的化學反應，從而影響紙張的質量，使字跡變得不清，從而影響紙質文檔的保存。但是，對于電子文檔而言，溫度和濕度對其的影響方式與紙質檔案有所不同。高溫或低溫的條件都會引起聚酯底基的膨脹或收縮，從而變形，除此之外，所有的塑料、鋁以及碳材料都會受到影響，最終導致光盤中的數據無法準確地再現。根據實驗結果分析，14℃—24℃這個范圍內的溫度是紙質檔案保存的最佳溫度，其對應的最佳濕度范圍為45%—60%。同樣的，電子文檔也存在最佳的保存溫度和濕度，最佳溫度范圍為 16℃—20℃，最佳濕度范圍為 40%±5%。由上述的結論我們可以知道，電子文檔和紙質檔案對溫度和濕度的要求是不一樣的。

2.灰塵影響。粉塵會對紙張產生機械磨損，從而影響紙張的正常使用，比如：“檔案磚”、紙張發霉等。而對于電子文件載體而言，灰塵所帶來的影響也很大，主要有：化學、物理和生物這三個方面的損壞。其中物理損壞一般情況下會對光盤的外部產生影響，從而使其保存的數據丟失。化學損傷是指化學成分腐蝕光盤的外部或者磁帶等，從而引起存儲的信息無法再現。而生物損壞主要是指隱藏在粉塵中的生物分子，比如：真菌孢子等，在光盤上面寄生、繁殖，從而使光盤腐蝕，進而影響信息的儲存及再現。

總而言之，無論是紙質文檔還是電子文檔都會受到灰塵的影響。但是影響的程度卻是不同的。灰塵對紙質文檔的影響可以在一定的程度上進行補救，比如：黏連的紙張可以進行修復，這樣可以挽回一部分的損失。而灰塵對電子文件的影響則是不可逆的，一旦發生上述的影響，那么記載在電子文件里的信息將全部丟失，即使是再將其放在電腦設備上，也無法是數據還原。可見，灰塵對電子文件的影響比紙質文檔的更大，所以，在使用電子文檔時，必須注意防塵，否則，可能會導致數據信息的丟失。

3.外來磁場和機械震動影響。對紙質文檔而言，磁場和機械振動不會產生任何的影響，但對于電子文檔而言，磁場和機械振動則會對其產生非常重要的影響。外部的磁場可以使磁性載體磁化或者消磁。這對于光盤而言，是非常嚴重的影響，可能會直接導致光盤的損壞，最終影響電子信息的保存。除此之外，磁性載體材料同時也會受機械振動的影響，當機械振動較大時，可能會引起中磁分子的重新排序，從而對記錄的信號產生影響。所以，對于電子文檔而言，必須防止將其置于外來磁場之中，同時，還要盡量避免強烈的震動電子文檔。

4.光線和有害氣體影響。對于紙質文檔而言，當光線和有害氣體同時存在時，可能會使紙張發生化學反應，從而破壞紙張原有的性能，最終造成信息的丟失。而這些光線和有害氣體對紙質的影響一般是比較緩慢的，當我們發現時，可能已經造成了無法挽回的損失，所以必須采取一定的預防措施。這些有害氣體主要包含：硫的氧化物、碳的氧化物、氮的氧化物以及氯化物等等，而有害光線一般是指紫外線。對于電子文檔而言，具有酸性或者氧化性的氣體會腐蝕光盤和磁性的載體，導致其發生損壞，最終導致信息的丟失和損壞。而光線對電子文件也存在一定的影響，它可以破壞磁的穩定性，使信號變弱，最終導致里邊存儲的信息不能被讀出來。

二、結論

總之，隨著電子文件的發展，對傳統的紙質文檔的存儲形式造成了很大的沖擊。這主要是電子文檔具有很多優良的性能，比如：記錄比較方便、查閱簡單、節約空間等等。除此之外，在文件的保存方面，電子文檔的保存方式和紙質文檔也存在很大的不同，這些都造成了電子檔案的快速發展。本文就電子文檔和紙質文檔在保存技術方面存在的差異進行了分析和討論。希望對文檔得到較好的保存起到一定的作用。

[1]張一虹.電子文件與紙質檔案保護技術的比較分析[J].中國新技術新產品，2009（4）.

[2]顧思荷.電子文件與紙質檔案在保護技術上的差異[J].河南水利與南水北調，2009（8）.

[3]王葉.電子文件與紙質檔案保護差異[J].山西檔案，2009（3）.

[4]趙人驤,等.水庫移民工作手冊（中華人民共和國水利部編）[S].北京：新華出版社，1992.

[5]中華人民共和國水利行業標準.水利水電工程建設征地移民設計規范[S].北京：中國水利水電出版社，2003.

[6]潘家錚,等.中國水力電力發電工程(移民環保卷）[M].北京：中國電力出版社，2000.