檔案管理改革新模式研究

文/山西省文水縣發(fā)展和改革局 裴永峰

檔案管理改革新模式研究

文/山西省文水縣發(fā)展和改革局 裴永峰

面對檔案管理面臨的困境，檔案管理單位應(yīng)該充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對檔案管理模式進行革新，促進檔案管理事業(yè)的發(fā)展。本文主要從檔案管理所面臨的困境入手尋找新的管理模式，幫助管理單位提高檔案管理水平。

檔案管理；改革；新模式；研究

隨著社會的發(fā)展，人們對于檔案重要性的認識也越來越深入，學(xué)校要給學(xué)生建立檔案，醫(yī)生要給病人建立檔案，企業(yè)要給員工建立檔案，基本上各行各業(yè)，生活的方方面面都需要檔案，檔案在人們的生活中所起的作用已經(jīng)超越了人們的想象。檔案眾多、信息海量、紙質(zhì)檔案不易保存、信息易損壞或丟失等因素都給檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)，面對這種形式，檔案管理者通過技術(shù)手段實現(xiàn)檔案管理的高標準智能化顯得尤為迫切，改革檔案管理模式有助于提高檔案管理的質(zhì)量，保證人們的信息安全，對于檔案管理事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

一、檔案管理面臨的困境分析

（一）檔案管理意識淡薄。檔案是歷史信息的真實記錄，是一種珍貴的信息資源，但是人們對于檔案管理的認識存在很多誤區(qū)，許多單位沒有認識到檔案管理的重要性，沒有及時采取手段建立檔案或者對相關(guān)檔案進行信息的更新保存，造成信息的陳舊和新鮮信息的缺失，這是我國的檔案管理工作普遍存在的問題，這種現(xiàn)狀與管理工作者檔案管理意識淡薄具有直接的關(guān)系。由于檔案管理意識淡薄，管理觀念落后，往往使檔案信息得不到有效的利用，沒有體現(xiàn)檔案管理的實質(zhì)性意義。

（二）檔案管理手段落后。我國大部分的檔案管理者不具備專業(yè)的檔案管理知識，沒有專業(yè)的檔案管理技能，只是通過單位舉行的簡單的培訓(xùn)就踏上了工作崗位。這些管理人員對于檔案管理業(yè)務(wù)往往不夠精通，檔案管理能力低下，也不懂得及時革新管理手段，造成了檔案管理水平不高的現(xiàn)象。由于對于檔案管理認識的不足，單位往往不會投入過多的人力、財力來使用高科技手段進行檔案的管理，直接影響了檔案管理的質(zhì)量。

（三）缺乏專業(yè)的管理人才。由于對檔案管理的重要性認識不夠到位，很多單位疏于對檔案管理人才的培養(yǎng)，很多高校沒有開設(shè)相關(guān)課程培養(yǎng)專業(yè)的具備檔案管理技能的高素質(zhì)人才，因此造成了我國的檔案管理人才的專業(yè)素質(zhì)普遍不高的局面。沒有專業(yè)的管理人才從事管理工作必然會造成檔案管理質(zhì)量不高，嚴重阻礙檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

二、檔案管理改革新模式研究

（一）加大教育投入，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才。缺乏專業(yè)的檔案管理人才是影響我國檔案管理質(zhì)量的一個重要因素，要對現(xiàn)有的檔案管理進行改革就要從培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才入手。檔案不僅只是對信息的保存，它對社會的發(fā)展和文化的傳承具有重要意義，我們應(yīng)該充分認識到檔案管理的作用，在教育方面加大資金和師資力量的投入，在高校設(shè)置專門的關(guān)于檔案管理的專業(yè)，為社會輸送大量優(yōu)秀的檔案管理人才，為提高我國檔案事業(yè)的管理水平，促進檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供人力資源保障。

（二）強化檔案管理意識，提高信息獲取能力。對于檔案管理認識不足使得很多檔案管理者的檔案收集意識淡薄，不能及時更新檔案數(shù)據(jù)資料，造成重要信息的遺漏。為了改變這一現(xiàn)狀，相關(guān)單位應(yīng)該著手努力強化管理者的檔案管理意識，讓管理者做到及時收集檔案，及時更新檔案，絕不遺漏任何有價值的信息。相關(guān)工作者要提高自身獲取信息的能力，熟悉信息的重要來源渠道，能夠熟練利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)通過網(wǎng)絡(luò)信息庫及時獲取有用信息來更新數(shù)據(jù)資料，提高檔案的管理質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)作用。

（三）加強檔案管理培訓(xùn)，提升管理技能。隨著社會的發(fā)展，人們對于檔案信息的需求也會產(chǎn)生巨大差異，檔案管理技術(shù)也會逐漸改進。檔案管理模式應(yīng)該做到與時俱進，因時制宜，充分迎合時代特征，滿足人們的信息需求。為了保證檔案管理質(zhì)量，相關(guān)部門應(yīng)該定期邀請行業(yè)專家給檔案管理工作人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，幫助他們豐富理論知識，提高他們的業(yè)務(wù)水準，提升管理技能。通過培訓(xùn)，檔案管理者可以及時獲得有用的檔案管理信息，借鑒別人的管理經(jīng)驗，對于提高檔案管理水平具有重要的促進作用。此外，通過相關(guān)培訓(xùn)，工作者可以了解到新興的檔案管理技術(shù)和管理手段，并將其應(yīng)用到管理工作中，能夠有效地改善管理現(xiàn)狀。

（四）采用高科技手段，加強檔案信息化建設(shè)。隨著社會的發(fā)展，我國的信息技術(shù)得到了很大的突破，社會的信息化為檔案管理工作提供了很多的便利，也提出了更多的要求。為了提高檔案管理工作的效率和保證檔案信息的安全性，相關(guān)工作人員應(yīng)該及時采用高科技手段服務(wù)于檔案管理工作，加強檔案的信息化建設(shè)，對檔案實行信息化管理。在當今社會，檔案管理工作者必須熟練掌握數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠熟練操作計算機，將海量的檔案信息通過數(shù)字化手段進行保存，這種信息管理手段不僅具有高容量的優(yōu)勢，還提高了管理工作的效率，保證了信息的安全性。當出于某種需求需要提取檔案的時候，工作人員可以通過電子信息檢索的方式及時獲取相關(guān)檔案資料，檔案的信息化建設(shè)將給檔案管理工作帶來極大的便利。

三、結(jié)語

在信息化時代，檔案管理應(yīng)該順應(yīng)時代的特征，將管理手段與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，提高檔案的管理質(zhì)量，促進檔案管理事業(yè)的長遠發(fā)展，在最大程度上發(fā)揮它的服務(wù)功能。

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