淺談如何做好辦公室檔案管理工作

文/呂梁市離石區(qū)石州賓館 喬前岐

淺談如何做好辦公室檔案管理工作

文/呂梁市離石區(qū)石州賓館 喬前岐

本文主要對辦公室檔案管理的涵義、重要性及如何做好辦公室檔案管理工作進(jìn)行分析論述，以期能夠提供有價值的參考。

辦公室；檔案管理；措施

一、辦公室檔案管理概述

（一）辦公室檔案管理的含義。辦公室檔案管理包含著多方面的內(nèi)容，其中既有檔案的整理和收集，又包含使用現(xiàn)代化的管理技術(shù)使檔案的利用價值得到發(fā)揮。隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的日益進(jìn)步，辦公室檔案管理工作也要與時俱進(jìn)，改變過去傳統(tǒng)的管理方法，采用先進(jìn)的管理理念，加強(qiáng)與相關(guān)單位之間的交流溝通，并借鑒成功的管理經(jīng)驗。采用上述辦法有利于強(qiáng)化辦公室檔案管理工作，提高其工作效率，與此同時還能夠節(jié)省管理成本，使檔案的價值得到充分的發(fā)揮，最終更好地為社會服務(wù)。

（二）強(qiáng)化辦公室檔案管理的重要性。第一，滿足時代的發(fā)展需要。辦公室檔案管理是信息產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，有利于人們更便捷地查詢資料，尤其是信息社會的發(fā)展，辦公室檔案管理工作顯得更加重要。要想更好地發(fā)揮檔案管理的作用，必須實現(xiàn)與社會實際情況的緊密結(jié)合。檔案管理的價值只有依托社會實際才能得到發(fā)揮，否則是沒有任何價值的。因此，辦公室檔案管理必須注重并結(jié)合社會的需求，只有這樣才能更好地為社會服務(wù)。第二，推動檔案事業(yè)的健康發(fā)展。檔案管理工作具有連續(xù)性、持續(xù)性的特點(diǎn)，因此在工作中要根據(jù)檔案管理的工作特點(diǎn)，采取恰當(dāng)?shù)墓芾硎侄巍n案管理是確保檔案事業(yè)發(fā)展的重要手段，因此必須做好檔案管理工作。同時檔案的形成是一個連續(xù)的過程，需要經(jīng)過一定的時間，因此為確保檔案的完整性，需要對檔案進(jìn)行歸檔和保存工作，并對其進(jìn)行系統(tǒng)全面的管理。此外，檔案管理工作的有序發(fā)展，離不開管理員的參與，因此還需要高素質(zhì)的管理人員。第三，有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展和社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。檔案在社會發(fā)展中起著重要的作用，與人們的生產(chǎn)生活密切相關(guān)，并且有利于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，所以說辦公室發(fā)揮著重要的作用。由于檔案記載的是以往的真實事件，能夠為人們的生產(chǎn)生活提供指導(dǎo)，因此做好檔案管理工作有利于推動經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)社會的可持續(xù)發(fā)展。

二、做好辦公室檔案管理工作的措施

（一）建立健全完善的辦公室檔案管理制度。做好辦公室檔案管理工作需要完善的管理制度作保障。要有專門保存檔案的庫房，分門別類地進(jìn)行存放。并且為保證檔案的安全，需要將其放到二樓以上，并將一樓的門窗進(jìn)行加固處理。對于重要的內(nèi)部文件，需要將其單獨(dú)存放，并及時跟進(jìn)檔案的保密期限。根據(jù)檔案的機(jī)密程度和時間的推移，對檔案進(jìn)行相應(yīng)的升高密級、降低密級、解密等等的處理。將沒有保密意義的文件整理出來，并重新進(jìn)行規(guī)整。除此之外，對檔案的管理程序過程至少需要兩名工作人員，這樣有利于彼此之間的相關(guān)監(jiān)督，還需要在檔案的存放處安裝監(jiān)控裝置，更好地保證其安全。

（二）提高賓館工作人員的綜合素質(zhì)。現(xiàn)階段，我國賓館檔案管理工作人員大多數(shù)都是兼職的，專業(yè)素質(zhì)不高，所以，需要加強(qiáng)其專業(yè)培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能。可以采用不同渠道使用不同的方法定期對管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，提高專業(yè)能力。根據(jù)賓館檔案管理工作的特點(diǎn)，需要從以下幾方面入手：第一，對其口語進(jìn)行培訓(xùn)，提高其技能。第二，提高管理人員的責(zé)任心，提高其做好賓館檔案管理工作的自覺性。第三，做好賓館文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。所以，需要定期對賓館檔案管理人員進(jìn)行專門的技能培訓(xùn)，從而不斷提高其檔案管理技能。

（三）提高賓館檔案管理人員的責(zé)任意識。賓館檔案保密管理工作的有效開展，需要各個管理人員的共同努力。單位領(lǐng)導(dǎo)要密切關(guān)注檔案的保密管理工作，每個員工要對自己負(fù)責(zé)的工作負(fù)責(zé)，強(qiáng)化其保密意識。為保證賓館檔案保密工作的有效落實，需要嚴(yán)格執(zhí)行獎懲制度，對于在工作中由于自己的過失造成影響的人員必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，同時對于有利于賓館保密工作開展的員工給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎勵。通過采取有效措施，提高賓館檔案保密人員的工作積極性，從而全身心地投入到工作中去，進(jìn)而有利于促進(jìn)賓館檔案管理工作的有序開展。

（四）做好檔案的收集工作。辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)為檔案收集，因此為更好地開展檔案管理工作，必須做好檔案的收集工作。第一，實現(xiàn)檔案范文的規(guī)范化，根據(jù)不同的類別對檔案進(jìn)行編排整理，并且按照不同的門類進(jìn)行保管。第二，規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門別類之后，要對檔案再進(jìn)行文字編號，提取檔案主題詞，做好附件的處理工作，這樣有利于以后方便快捷地查找檔案。第三，對檔案進(jìn)行目錄編號，這樣有利于以后檢索工作的有效進(jìn)行，然后在計算機(jī)系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現(xiàn)對檔案的網(wǎng)上管理。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，單位內(nèi)部的運(yùn)行管理體系不斷發(fā)展，辦公室檔案管理作為內(nèi)部管理的一項重要環(huán)節(jié)，需要采取有效措施保證檔案管理工作的有序開展，如建立健全完善的辦公室檔案管理制度、提高管理人員的綜合素質(zhì)、做好檔案的收集工作等等。

[1]梁珍,丁寧寧.淺談如何提高辦公室檔案管理工作的效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（23）.