事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討

文/國家海洋局大連海洋環(huán)境監(jiān)測中心站 楊立

事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討

文/國家海洋局大連海洋環(huán)境監(jiān)測中心站 楊立

在我國事業(yè)單位全面轉型發(fā)展的時代背景下，檔案管理工作也面臨著創(chuàng)新與改變。針對當前在事業(yè)單位的檔案管理中存在的問題和不足，本文將重點圍繞事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路進行簡要分析探討。

事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)有問題；創(chuàng)新思路

事業(yè)單位中各項工作的順利開展離不開檔案管理工作的深入落實，尤其是事業(yè)單位自身的性質也決定了其與普通單位的檔案管理工作有著本質上的區(qū)別。當前我國事業(yè)單位的檔案管理工作正開展得如火如荼，伴隨著我國經濟社會的不斷向前發(fā)展，檔案管理工作為適應這一形勢也需盡快進行改革和創(chuàng)新，不斷提升管理水平與管理質量。

一、事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)有問題

（一）檔案管理重視度待加強。我國非常重視檔案管理工作，有關部門已經推行并制定了以《檔案法》為主的一系列相關法律法規(guī)，但是在當前的絕大多數(shù)事業(yè)單位中，真正了解和踐行《檔案法》等法律法規(guī)的領導少之又少。在實際工作當中，雖然大部分領導已經專門成立檔案管理部門并配置相關工作人員，但是對檔案管理的展開和落實情況并沒有進行及時追蹤，在重視檔案管理工作方面還有待加強。

（二）檔案資源開發(fā)利用不足。目前在現(xiàn)代信息技術的深入發(fā)展下，事業(yè)單位的檔案管理方式已經逐步進入現(xiàn)代信息化，但工作人員只是用電子計算機完成簡單的信息錄入和資料保管且絕大多數(shù)人員認為只需要將現(xiàn)有的檔案資料進行分類整理并妥善保管存放即可，在工作中不出現(xiàn)檔案信息丟失和遺漏就算是完成了管理工作。管理人員很少能夠主動搜集開發(fā)新資源，對于已有的檔案資源也很少進行信息化處理，因此現(xiàn)階段我國事業(yè)單位檔案資源的開發(fā)和利用程度遠遠不夠。

（三）先進檔案管理設施較少。先進的檔案管理設施設備能夠有效提高事業(yè)單位的檔案管理質量與管理效率，但是在當前的部分事業(yè)單位中，由于尚未從根本上認識檔案管理工作的重要性，因此無論是在資金還是物力等方面的投入力度明顯不足，先進的檔案管理設備和設施數(shù)量較少，還有部分人員在檔案管理室中堆放雜物等，因此導致日后翻找和查閱檔案資料時困難重重。

（四）需要大量專業(yè)管理人才。現(xiàn)階段事業(yè)單位基本改善了傳統(tǒng)管理人員身兼多職的情況，為檔案管理工作配置了專門的管理人員，但是在管理人員的專業(yè)程度和職業(yè)素養(yǎng)方面缺乏長期的監(jiān)督與管理。很多從業(yè)人員在入職前并未接受過專業(yè)的管理知識、技能培訓，導致有一部分工作人員在檔案管理工作中頻頻出現(xiàn)失誤。

二、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）正確認識檔案管理工作。在事業(yè)單位中，領導干部首先需要正確認識檔案管理工作，充分發(fā)揮其模范帶頭作用，在潛移默化中影響管理人員；其次需要將檔案管理工作放置在事業(yè)單位的重要工作內容當中，并且在內部大會上明確強調落實檔案管理工作的重要性，幫助管理人員明確自身的工作職責；建立科學完善的績效考核制度，將管理人員的薪資待遇與其實際管理工作情況直接掛鉤，對于能夠積極主動搜集整理檔案資源的員工進行大力表彰，對于遺漏檔案信息或私自篡改檔案的工作人員給予嚴肅處理，充分調動管理人員的工作積極性進而全面落實檔案管理工作。

（二）實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作。在科學技術不斷深入發(fā)展的背景下，誕生了大量用于檔案管理工作的先進設施設備，比如說高性能的電子計算機、專業(yè)的檔案管理軟件等等，這也是推動我國事業(yè)單位實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的必備條件。因此在大力建設現(xiàn)代化、信息化的檔案管理工作中需要不斷引進先進的技術設備，并且定期對其進行養(yǎng)護和升級，使其能夠充分發(fā)揮其應有價值優(yōu)化檔案管理效率。事業(yè)單位同樣需要對檔案資料的歸檔、裝訂等進行統(tǒng)一規(guī)定，通過嚴謹完善的管理制度從根本上保障檔案管理的有效性。

（三）強化檔案資源開發(fā)利用。提高檔案資源的開發(fā)與利用率需要管理人員提高工作積極性，深入基層和走訪其他單位主動搜集整理檔案資源，另外事業(yè)單位內部也可以建立局域網，強化信息檢索功能，并且增設在線交流咨詢的功能，提供線上瀏覽查閱檔案資料服務等，充分利用現(xiàn)代化的網絡信息技術不斷強化檔案資源的開發(fā)與利用。

（四）培養(yǎng)優(yōu)秀專業(yè)管理人才。優(yōu)秀專業(yè)的管理團隊是提高事業(yè)單位檔案管理效率和管理質量的人才保障，因此事業(yè)單位需要經常組織管理人員參加單位內部或教育機構中相關專業(yè)領域的知識和技能培訓，不斷提高管理人員的綜合素質與管理水平。與此同時事業(yè)單位還可以積極引進和招攬大量優(yōu)秀的專業(yè)管理人才，利用其先進的管理意識和管理手段不斷強化檔案管理水平。在新職員入職前同樣需要接受專業(yè)的崗前培訓，并且只有通過最終考核的員工才能正式從事檔案管理工作。

三、結語

本文分析了當前事業(yè)單位中檔案管理工作面臨的具體問題，提出一系列提高檔案管理工作成效和工作質量的創(chuàng)新思路。首先需要繼續(xù)加強對檔案管理工作的重視力度，其次要與現(xiàn)代信息化的社會需求緊密結合，通過不斷提高管理人員的專業(yè)素質和管理方法，全面落實事業(yè)單位中的檔案管理工作，不斷推動我國事業(yè)單位實現(xiàn)全面的發(fā)展進步。

[1]曹芮馨.淺議事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[A].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院.決策論壇——系統(tǒng)科學在工程決策中的應用學術研討會論文集（上）[C].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院，2015:1.

[2]劉曉杰.關于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考[A].今日財富雜志社.2016年第二屆今日財富論壇論文集[C].今日財富雜志社，2016:1.

[3]石金剛.關于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考[A].今日財富雜志社.2016年第二屆今日財富論壇論文集[C].今日財富雜志社，2016:1.