大數據時代背景下的檔案管理探討

文/山東省五蓮縣總工會 陳芳

大數據時代背景下的檔案管理探討

文/山東省五蓮縣總工會 陳芳

本文通過查閱相關資料，簡要介紹了大數據時代給檔案管理方面帶來的挑戰，并提出了行之有效的提升大數據時代下檔案管理工作效率的相關措施，以期能夠為我國檔案管理工作方面的發展提供有價值的參考。

大數據時代；檔案管理；措施

如今社會發展速度飛快，我國各個領域都處于激烈的市場競爭中，在此過程中越來越多的人意識到檔案管理的重要性，并且積極利用新技術、新理念來應對大數據時代給予的挑戰，很大程度上提升了檔案管理質量。然而由于我國大多數檔案管理者不能靈活運用大數據技術來開展工作，從而影響了工作效果，檔案管理工作通常較為繁瑣，而企業規模的不斷擴大也使得檔案管理人員的工作量與日俱進，尤其在面對大數據時檔案管理人員常常顯得有些無措，因此加強對此方面的研究是十分必要的。

一、大數據時代給檔案管理方面帶來的挑戰

（一）檔案管理理念、模式急需改變。不難發現，我國傳統檔案管理模式較為單一，其工作流程主要是完成資料的收集后，對其進行分門別類，并為其做好標記以待日后使用，此種方式雖然在大數據時代之前使用具有很好的效果，但實際上也造成了嚴重的人力資源浪費，并為檔案管理人員增加了許多工作量。另外大數據時代檔案信息量激增，且檔案信息往往涉及到各個領域，造成信息冗雜的現象，若此時依然使用傳統方式開展檔案管理工作，不僅無法提升工作質量，甚至會造成無法順利開展檔案管理工作的后果，鑒于此，檔案管理人員應積極改變工作模式，以適應大數據時代發展現狀。

（二）檔案保存形式需要完善。檔案保存是開展檔案管理工作中的重中之重，若無法很好地保存不僅不利于使用，甚至會造成檔案丟失的現象，我國傳統檔案保存主要以紙制材料為主，然而如今社會發展迅速，多媒體技術被廣泛應用于各個領域中，音頻、視頻等作為多媒體技術的典型技術，其為檔案保存提供了新的方式。另外，在使用此種保存方式時應充分分析檔案類型，以便于尋找到最適合的保存形式，同時要注重檔案的歸類工作，在使用大數據技術時將檔案關鍵詞充分提取出來，為今后的檔案調用提供方便。

（三）檔案管理人員綜合素質及能力有待提升。在大數據時代背景下，若檔案管理人員無法提升自身能力，則難以適應當下的檔案管理工作。如今在開展大多數工作時都離不開科學技術的支持，檔案管理工作亦然，檔案管理工作經過多年發展已經出現了多種形式，并且擁有了相對完善的技術可供使用，然而目前很多檔案管理人員還不具備使用新技術、新設備的能力，同時其受傳統觀念影響頗深，對大數據技術往往存在排斥的心理，種種因素綜合到一處則形成了檔案管理人員綜合素質低、工作能力不佳的現象。

二、提升大數據時代檔案管理工作效率的相關措施

（一）改變管理理念。如今雖然檔案管理工作在企業整體發展中占據著十分重要的地位，但依然存在部分企業領導不重視檔案管理工作的現象，若要改變管理理念，企業領導必須給予此方面足夠的重視，并對管理人員提出改變理念的要求，促使檔案管理人員不斷提升自我。另外，我國也應加強對大數據優勢的宣傳，使其深入各個企業、各個檔案管理人員心中，為了能夠有效促進檔案管理工作質量的提升，企業領導可以引入市場管理機制，對表現優異的人員進行獎勵，而對表現較差的人員進行適當懲罰，雙管齊下才能達到最佳效果。

（二）統一管理檔案資源。如今大數據技術已經得到充分更新和完善，可以很好地完成統一管理資源的工作，但僅僅進行統一管理并不能充分保障檔案管理工作的質量，還需要對其進行備份，實現備份后不僅更加利用統一管理，也能避免因各種原因引起的數據丟失現象。如今電子備份方式得到了廣泛認可和應用，并且我國也在不斷完善大數據產業園，并且為重要數據單位提供了便利，也許檔案管理部門可以借鑒此思想和方式，將備份工作交由大數據產業園來負責，但開展此項工作的前提是能夠有效保障數據的安全性。

（三）提升檔案數據安全性。通過分析大數據時代下的檔案管理工作現狀可以發現，雖然其能夠有效節省人力、物力和時間，并且降低成本提升工作效率，但并不代表其不存在弊端，數據丟失是其最為常見的現象，并且其所帶來的損失也不容小覷。如今各項檔案數據均可以通過百度云、內存卡或郵箱等形式進行傳輸和保存，雖然方便快捷但卻存在一定的風險，如在使用內存卡保存數據時，一旦出現內存卡損壞的現象則會造成數據無法完整讀出的現象，或遭遇電腦病毒時也會導致數據被盜、被破壞等現象，因此今后檔案管理人員應注重檢測電腦狀態，并對內存卡等其他保存工具進行實時檢查等。

（四）壯大并優化人才隊伍。人才對于企業發展所能發揮的作用是任何高新科技都無法超越的，無論功能如何強大依然需要由人來開發和使用。因此在今后的工作中，各個企業應加強對檔案管理人員的培訓，不僅要注重培養其工作技能，也要對其開展思想工作，使其對工作更具責任心與熱情。除此之外，各個企業也可以積極引進該行業的專業人才，注入新鮮血液以效促進企業內部良性競爭，同時也是優化人才隊伍的重要手段之一，通過此種方式可以使新老員工進行充分交流，便于尋找到更為合適的檔案管理方案。

（五）積極開發大數據分析工具。如今企業之間協同發展已經成為當代社會中較為常見的現象，通過合作可以有效促進企業發展，并且能夠起到揚長避短的效果，如今我國大數據開發公司的規模在不斷擴大，該行業的應用范圍也得到了充分拓展，因此各個企業今后可以加強與其的合作。如此一來則能夠使檔案分析人員有更多的用武之地，也不會再次出現檔案管理人員由于不懂數據分析而導致檔案管理工作開展緩慢的現象。

（六）完善制度建設。所謂“沒有規矩不成方圓”，各個企業應在檔案管理部門內部建立起管理制度，同時建立其合理的信息準入制度。由于大數據所包含的信息往往較為復雜，具有很大的開放性，此種信息雖然具有實用性但同時也伴隨著安全風險，若不對各種信息做出明確的準入標準，很容易導致有害信息入侵，從而造成不可挽回的后果。另外，對檔案管理人員也要制定相應管理制度，除了企業常規制度外，可以積極借鑒市場機制的特點，市場機制不僅可以起到很好的激勵作用，也能夠實現對工作人員個人行為的約束。

三、結語

綜上所述，檔案管理工作開展質量如何越來越受到社會各界的關注，其直接關系到企業是否能夠順利開展相關工作，也關系到企業信息安全等方面內容。大數據時代悄然而至，雖然一定程度上帶來了挑戰，可同時也帶來了更為廣闊的發展空間，檔案管理人員應緊跟時代發展步伐，充分研究大數據時代的特點，并制定出較為有效的檔案管理模式，完善檔案管理制度等。

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