檔案信息化建設(shè)的特征及發(fā)展措施

文/單縣物價局 高艷琴

檔案信息化建設(shè)的特征及發(fā)展措施

文/單縣物價局 高艷琴

信息化建設(shè)的發(fā)展對包括檔案工作在內(nèi)的各行各業(yè)產(chǎn)生了強(qiáng)大的沖擊，傳統(tǒng)的檔案工作觀念和方法已經(jīng)無法適應(yīng)新時代檔案工作的需要。本文簡要介紹了當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的發(fā)展條件，并提出了強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的具體措施。

檔案；信息化建設(shè)；特征；發(fā)展措施

隨著科技的發(fā)展和計算機(jī)的普及，檔案管理水平取得了飛速的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法由于信息單一、查詢不便等已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的檔案管理需求。檔案信息化建設(shè)給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了新的發(fā)展，它是一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程。

檔案信息化建設(shè)既是檔案工作發(fā)展和改革的需要，同時又為檔案工作的發(fā)展和改革奠定可行的物質(zhì)基礎(chǔ)和條件。

一、檔案信息化建設(shè)的基本構(gòu)成

檔案信息化的主要特征是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，檔案信息化離不開數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)及數(shù)字通信技術(shù)、數(shù)字信息儲存技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的支持。一般來說，檔案的信息化有5個系統(tǒng)組成，分別是資源信息處理系統(tǒng)、檔案信息接口系統(tǒng)、用戶服務(wù)系統(tǒng)、管理和維護(hù)系統(tǒng)以及適當(dāng)?shù)娜瞬沤Y(jié)構(gòu)。其中，資源信息處理系統(tǒng)幫助檔案人員整理分類、索引編目、進(jìn)庫上架，并提供可利用的信息；檔案信息接口系統(tǒng)則是內(nèi)外信息交換的平臺；體系內(nèi)外的數(shù)據(jù)可通過接口進(jìn)行對接；用戶服務(wù)系統(tǒng)能將有價值的信息有效快捷地提供給利用者；管理和維護(hù)系統(tǒng)主要進(jìn)行以數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和文件服務(wù)器為核心的各類系統(tǒng)的基礎(chǔ)維護(hù)管理。檔案管理信息的人才有三類，即檔案領(lǐng)導(dǎo)人、研發(fā)人員以及實際操作人員。

二、 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)有條件

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息終端的普及，為檔案信息化建設(shè)提供了前所未有的良好社會環(huán)境。檔案信息化在社會發(fā)展中的作用更是日益為社會所認(rèn)識，社會檔案意識得到了加強(qiáng)。

（一）檔案信息化基礎(chǔ)硬件配置以及技術(shù)條件日益成熟。計算機(jī)廣泛應(yīng)用于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等領(lǐng)域，形成了大量的電子文件，計算機(jī)輔助設(shè)計和計算機(jī)輔助制造產(chǎn)生了越來越多的電子圖紙；快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又進(jìn)一步波及到了文件、檔案的運轉(zhuǎn)、傳遞過程和利用方式。一些新技術(shù)，如語音識別、超文本和多媒體信息處理等方面的應(yīng)用已逐步進(jìn)入實用領(lǐng)域。計算機(jī)的每一項新的技術(shù)發(fā)展，幾乎都會在檔案管理中找到用武之地。

（二）檔案信息技術(shù)不斷提高。從一般的檔案管理發(fā)展到文檔一體化的文件全文信息自動著錄標(biāo)引，從較封閉的單機(jī)和局域網(wǎng)應(yīng)用方式，發(fā)展到檔案與圖書、各類信息共同動作的廣域網(wǎng)工作方式。從基于機(jī)讀目錄的自動編目、聯(lián)機(jī)檢索、發(fā)展到借助于存儲器的檔案全文信息存儲于檢索；從一般的科技檔案管理發(fā)展到以計算機(jī)輔助設(shè)計、計算機(jī)輔助制造為基礎(chǔ)的包含科研、生產(chǎn)全過程的信息綜合管理等，檔案信息化技術(shù)已上了一個新臺階。

（三）檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范建設(shè)更具完善。國家前期已出臺若干有關(guān)電子檔案管理的規(guī)章制度和規(guī)范性文件。國家檔案局印發(fā)《電子文件歸檔和電子檔案管理指南》更明確了檔案電子信息化建設(shè)的依據(jù)與要求，給檔案工作數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化等信息技術(shù)帶來挑戰(zhàn)。

三、 檔案信息化建設(shè)的強(qiáng)化措施

（一）提高檔案信息化管理水平。當(dāng)前我國檔案信息化建設(shè)工作中遇到了較多的困難，主要原因是我國檔案信息化管理工作較差，不能嚴(yán)格做到電子文件的歸檔管理。這就要求在實際的檔案管理工作中，遵循檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換；并注意加強(qiáng)對電子文件積累、鑒定、歸檔等一系列的工作，保證產(chǎn)生有保存價值的電子文件真實、完整。這些工作是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，也是重點性工作，對后續(xù)的信息化管理具有很大的影響，工作中一定要做到認(rèn)真和細(xì)心。

（二）提升服務(wù)意識。隨著信息化社會的發(fā)展，檔案作為重要的信息資源地位日益重要，檔案工作所具有的信息管理和信息服務(wù)屬性日益增強(qiáng)。強(qiáng)化服務(wù)意識、提高服務(wù)質(zhì)量是新時期檔案工作的基本要求。只有提升檔案管理的服務(wù)意識，深入挖掘市民的需求和企業(yè)的需要，才能更好地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。

（三）強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化研究。檔案是一類特殊的信息資源，它是社會各方面實踐活動的歷史記錄，其形成過程及內(nèi)容涉及科技、經(jīng)濟(jì)、軍事、生產(chǎn)等領(lǐng)域，其歷史任務(wù)又決定了必須對它實現(xiàn)集中統(tǒng)一保管，所以檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)化問題便顯得更為重要。具體包括電子文件的生產(chǎn)方式、生產(chǎn)格式、傳遞方式、保管方式等各個方面的標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用。 對檔案進(jìn)行信息化管理不是檔案管理的最終目的，對信息資源的開發(fā)利用，才是信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的最終目的。進(jìn)行檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，開發(fā)利用檔案信息資源，就必須研究和解決數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題。只有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案數(shù)據(jù)才具備真正意義的資源共享。因此，要建設(shè)各類檔案數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)對檔案資源的開發(fā)。

隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被新型載體的檔案所取代，這是當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的重要趨勢。在這種情況下，只有處理好檔案信息，不斷開發(fā)和挖掘新的管理方法，才能適應(yīng)現(xiàn)代信息化社會的發(fā)展。

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