供電企業聲像檔案數字化管理的探索與實踐

文/國網安慶供電公司 楊平 桂波 鮑洪波 曹聞驪

供電企業聲像檔案數字化管理的探索與實踐

文/國網安慶供電公司 楊平 桂波 鮑洪波 曹聞驪

本文論述了聲像檔案管理中存在的問題，并介紹了聲像檔案數字化的主要做法。

供電企業；聲像檔案數字化管理；探索；實踐

檔案管理是企業一項重要的基礎工作。檔案不僅記錄著過去、承載著歷史，還指導工作，指引未來。檔案在企業的日常生產經營管理中起到至關重要的作用，不僅為企業領導重要決策提供參考，還為公司的發展規劃、安全生產、優質服務、人力資源管理、財務監察審計、法律訴訟、信訪維穩、企業文化等諸多方面提供了系統、真實的依據。

一、聲像檔案管理中存在的問題

隨著電子信息技術的發展，在20世紀后期，供電企業逐步出現了以照相、錄影、錄像等形式記錄珍貴歷史時刻的現象。這些寶貴的歷史鏡頭、聲音和影集，生動地承載了企業的發展歷程。由于受當時的技術條件限制，這些聲像檔案只能以錄像帶、磁帶和照片等載體保存。因歲月的變遷和光化學物質的侵蝕，這些聲像檔案在管理過程中，存在以下一些困難。

一是難以保存。由于化學氧化反應，照片會出現變黃、褪色和霉變等現象，錄像帶和磁帶也會出現退磁的情況，使得聲像檔案難以長期保存。

二是不便查閱。因時代變遷，播放錄像帶、磁帶的機器難以尋蹤，造成部分聲像檔案難以查閱。即便有的聲像檔案可以播放，但截取所需部分較難。因檔案庫房場地限制，聲像檔案要進行必要的堆積，查閱這些資料時，必須從很多的檔案資料中尋找翻找，即費時間，又浪費人力。

三是不便管理。對于聲像檔案借閱，若直接借閱實物，每播放、觀看一次容易造成檔案實體的損壞；若復制借閱，成本較高。此外，聲像檔案對溫度、濕度、磁場等存儲空間要求較高，一般企業難以滿足。

二、聲像檔案數字化的主要做法

影音數字化是利用計算機云技術、信息處理技術、光電技術將各種模擬圖片及影帶轉化為數字數據的方法。將所有的影相資料轉化為數字格式，保存于一臺大型存儲設備上。當需要調閱檔案時，可以直接在計算機上進行查看和播放；當需要利用檔案的一部分時，可以直接剪切復制，極大地方便了調閱和管理。聲像檔案數字化采集掃描實施過程如下：

（一）采集掃描前準備。加強檔案數字化處理各環節的安全保密管理機制，與從業人員簽訂安全保密協議，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。影視資料及照片、底片等在數字化處理前進行詳細的登記，按照檔案管理要求，做出相應的標識，分類匯總需要數字化處理的聲像檔案。準備目錄數據，規范資料的目錄內容，包括確定影視、照片資料的名稱，內容和要求。制作并填寫待采集和掃描資料交接登記表單，詳細記錄待采集和掃描的資料內容。

（二）影像采集和照片掃描。影像采集利用專業的采集卡，通過連接播放設備，運用專業的采集軟件，將錄像帶的影像轉化為MPEG格式進行存儲。采集時可通過軟件調節分辨率，以達到所需的要求。照片通過專業的照片和底片掃描儀，將照片及底片以JPG的方式存放于硬盤中，在掃描時應注意保證原始照片不能受到損傷，嚴格確保圖像質量。對于軟件采集的影像資料，在后期處理方面可以進行后期的剪接制作及壓縮，達到需要的效果，如原先2段分開的視頻可以合二為一，調節視頻的分辨率及幀數等。照片及底片后期處理方面，要對照片及底片的偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量的，應重新進行圖像的處理；由于操作不當，造成掃描的圖片不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。

（三）采集掃描件的存儲和管理。在數字化完成后，要對照處理前建立的登記表進行核對，并檢查掃描、采集目錄，確保檔案不丟失，確保記錄完整規范。視頻文件為MPGE-4G格式，照片及底片文件為JPG格式。根據原始資料結合登記資料，對采集的視頻文件和照片進行合適的命名，不能出現重復命名的情況，同一類文件要進行歸類處理。

（四）工作的組織與實施。根據聲像檔案數字化建設的特點和要求，項目成立管理層和實施層，確保項目能夠按期、順利、高質量地完成。項目管理層的主要職責是組織各專業人員，明確責任分工與實施方案。編制施工技術規范，計劃進度，質量標準。負責組織各專業人員優質按時完成工程任務。確定各專業人員驗收相關文檔資料。項目實施層設項目經理一人，對項目全權負責。下設四個小組，需求組在項目實施前期完成項目的詳細需求與分析；采集組負責項目實施過程中所有聲像檔案的采集；文檔組負責項目實施過程中所有聲像檔案的整理、歸類等工作；服務組負責項目實施過程中各項事宜的協調及后勤工作。

三、結束語

綜合上述，將聲像檔案進行數字化處理，便于永久保存和重復利用，不僅提高了企業的檔案管理水平。通過聲像檔案維護企業合法權益、宣傳企業的正面形象，充分發揮聲像檔案的經濟效益、社會效益和管理效益，推動企業發展壯大。