淺析高校辦公室業務管理的結構優化

文/鹽城師范學院公共管理學院 周先超

淺析高校辦公室業務管理的結構優化

文/鹽城師范學院公共管理學院 周先超

高校辦公室是高校綜合業務管理重要部門。由于高校辦公室業務種類繁多、范圍較廣，使得其工作量巨大，給高校辦公室工作人員的工作帶來一定難度，為了配合高校教育教學改革的進程發展，加強高校辦公室業務管理結構優化，提高管理效率和質量勢在必行，以便為高校辦公室管理發展提供一定經驗。

高校辦公室； 業務管理 ；結構 ；優化

高等學校承擔了教書育人的重擔，旨在為傳承先進文化，為社會培養大批科研型、學術型人才，更好的為社會發展做貢獻，因此備受各方關注。高等學校辦公室是整個高校管理中不可或缺的重要部門，屬于綜合管理機構，除了高校的日常基礎工作管理外，還承擔了教學、科研、決策、科研、教師、學生、綜合事務管理等多方面的協調運行業務。在計算機網絡技術盛行的當下，為了進一步提高高校辦公室業務管理效率與質量的提升，發揮高校辦公室橋梁紐帶作用，實現高校辦公室業務管理的規范化、自動化、制度化相當重要。

一、制約高校辦公室業務管理水平提升的問題分析

（一）缺乏完善的辦公室業務管理體系。高校辦公室負責學校多方業務事務管理，涵蓋日常基礎、教學、科研、教師學生等各方面，內容繁復，無形中增加了高校辦公室管理的難度。尤其是目前很多高校內部都缺乏健全完善的管理體系，依然沿用傳統陳舊的管理運行體制，難以滿足日益繁多的業務管理要求，及時將會議、文件、計劃等上命下達，經常出現忙亂差的情況，使得高校辦公室業務管理效率大打折扣。

眾所周知，高校辦公室隸屬于輔助性的服務機構，在福利待遇這一塊相對偏低，加上學校沒有結合實際情況完善辦公室業務管理崗位的考核與競爭制度，難以激發高校辦公室業務管理人員的工作積極性。加之，辦公室業務范圍廣，工作人員每天需要處理的事情眾多，失去了大量的學習、交流、考察機會，業務水平難以進一步提升。與此同時，很多高校辦公室的職責分工不明確，并沒有將各項工作和職責精細化到個人，當工作出現偏差時，推諉、敷衍、推責的行為屢見不鮮，這也在一定程度上制約了高校辦公室業務管理的效率，不利于打造規范的、高水平高校辦公室業務管理局面。

（二）工作人員素質能力有待提高。首先表現為思想政治素質不高。有些高校辦公室工作人員受到社會風氣的影響，利己主義思想越來越重，在事情處理上就會出現與政策、制度、規定相悖的情況。同時態度不端正、辦事拖沓，嚴重缺乏服務意識，使得整個辦公室的官僚習氣蔓延，都是思想政治素質偏低的直接表現。其次，由于高校辦公室人員年齡結構偏高、專業知識能力儲備不足，使得在業務處理的能力上也還較為缺乏，難以采取行之有效的措施快速地解決高校運轉、科研教育、學生管理等各方面工作，業務水平亟待提高。加上綜合能力不強，經常出現辦公室人員未及時傳達信息、與人發生矛盾糾紛的情況，不利于高校辦公室業務管理效率的提高。

（三）高校辦公室設備不足。高配的辦公設備能有效地提高辦公室業務管理水平，但很多高校辦公室在硬件、軟件設備配置上不足，例如：一般高校辦公室配備了電腦、打印機、掃描儀、U盤等基礎辦公設備，但由于各方面原因，數量有限，且缺少了價格昂貴的復印機、傳真機等硬件配置，無法真正的滿足高校辦公室業務處理需求。而在軟件方面，引入OA辦公自動化系統的高校還不多，還是以傳統的基礎辦公軟件為主，無法快速、準確的進行信息交流、共享各項數據，這大大影響了高校辦公室業務管理水平的提高。

二、高校辦公室業務管理結構優化的具體措施

（一）建立健全辦公室管理體系，強調職責分明。為了有效的保證高校辦公室各項業務管理工作的順利開展，實現辦公室的服務、參謀、協調職能，結合高校實際情況，建立健全一套科學合理的辦公室業務管理體系很關鍵。在管理體系的引導下，真正的將各項業務工作做到協調統一，將工作進行精細化劃分，且將與之相適應的職責落到具體崗位的具體工作人員身上，實現既分工又獨立的管理模式。同時，要注意傳達整個辦公室的統一協調安排運行意識，各崗位的工作人員在工作過程中都必須服從整體工作的安排調度，才能最大化的確保資源的優化配置，在統一協調下減少工作人員、不同工作之間的摩擦矛盾，在幫助各崗位職員明確職責后，加強對其的監督管理，更利于提升高校辦公室業務管理效率。

同時，還應當建立一定的競爭機制、獎懲機制、業績考核機制等，進一步激發工作人員的積極性。對于空缺崗位，可以設置一定的考核流程，例如：資格考察、筆試、面試等多種環節，真正的唯才而用，確保公正人員能最大程度的發揮優勢。也可以結合高校辦公室的實際情況，建立輪崗制度，讓辦公室的每位工作人員體會不同的崗位職能，以便激發起工作潛能。而通過業績考核、淘汰機制等也能調動工作人員的積極性，活躍辦公室的良性競爭氛圍，大大的提高工作效率和質量。

（二）加強高效辦公室工作人員的綜合素質和能力的培養。高效辦公室涉及業務種類多、范圍廣，注定了工作人員需要具備較強的綜合能力，包括組織、溝通、協調、公關、應變等，而這些能力不是單純的從書本理論中可以獲得的，而需要在不斷的工作實際中總結、體會，才能真正的提升高校辦公室業務管理能力，發揮橋梁紐帶作用。因此，高校要注重對辦公室工作人員的綜合素質和業務能力培養。首先，在人員選擇上就要建立一定的高門檻，通過科學合理的用人機制，引進、評聘真正有能力的工作人員加入高校辦公室業務管理隊伍中。這就需要從思想政治素質、工作態度、業務處理能力、綜合素質等方面進行考察，選賢任能，為打造一支高素質、高水平的辦公室業務管理隊伍奠定基礎。其次，加強在崗人員的繼續再教育。很多高校在聘用人才上提高了難度，卻忽略了在崗人員的繼續再教育，也不利于高校辦公室人員的綜合素質和業務能力的提高。因此，高校領導層要在"走出去、請進來"的思想引導下，為辦公室人員提供各種培訓、教育、學習、深造的機會，加強理論知識、專業能力、綜合素質的提升。例如：定期舉辦辦公自動化水平培訓以及教育教學方法講座等，或是組織優秀的辦公室人才出國深造，或到其他高校考察、實習等，以便不斷的提高辦公室人員的業務水平，積累更多的經驗教訓。當然，辦公室人員自身也要不斷的學習，提高思想政治素質、法律意識、服務意識，增強自身的責任感和使命感等，才能提供多種優質服務，推動高校辦公室業務管理的優化發展。

（三）加大辦公室硬件、軟件設備投入。高校辦公室的硬件、軟件設備配置等也能有效的推動業務管理的發展，因此需要加大資金、人力、科技的投入，定期更換新的設備。尤其在信息化時代的驅動下，各種現代信息化設備應當大量引入高校辦公室業務管理中，無論是計算機信息技術、還是云計算、大數據技術等都缺一不可。當然，在這一基礎上，辦公室人員也需要提高自身的信息素養，掌握相關信息設備的使用方法，才能真正有效的提高辦公室硬件設備的使用率，利用互聯網技術能加快彼此間的信息交流和資源共享，不僅實現了高校辦公室業務管理的自動化、數據化、科學化，還大大提高了工作效率。

三、結語

綜上所述，高校辦公室業務管理結構優化對于高校教育教學改革具有重要影響，對行政管理、教學管理、科研管理、教師學生管理產生積極推動作用，利于整個高校管理水平的提升，因此需引起高度重視。

[1]王勇.淺議高校院系辦公室管理中存在的問題及優化策略[J].吉林工程技術師范學院學報，2016（01）:61-62.

[2]陳娟娟，程興中.新教育制度下高校辦公室管理存在的問題及其對策研究[J].才智,2016（03）:22.