做規范化零差錯出精品
——淺談辦公室公文處理中常見的問題及對策

文/江蘇省海安縣政府辦公室 顧宏俊

做規范化零差錯出精品
——淺談辦公室公文處理中常見的問題及對策

文/江蘇省海安縣政府辦公室 顧宏俊

本文筆者結合自身工作實際，歸納和分析了公文處理中的常見問題，并就提高公文處理質量從加強學習、加強校核、規范程序和提高效率四個方面提出應對策略。

公文處理；政府公文；公文格式；文秘人員

機關公文是黨政機關在實施領導、履行職能、處理公務過程中具有特定效力和規范格式的文書。黨政機關辦公室作為公文的主要制發者，其處理水平和規范化程度，直接影響到黨和政府工作的權威性。秘書人員作為公文處理的直接承辦者，每一項工作都關系到黨和政府路線、方針、政策的貫徹落實，關系到黨委政府工作意圖能否貫徹下去。可以說，公文辦理無小事，任何差錯和遺漏都可能會影響到決策和工作部署，影響到大局。筆者結合工作實際，就日常公文處理中出現的以及容易被大家忽略的一些問題進行粗略歸納和分析，期待與大家一起探討。

一、公文處理中常見的問題

辦公室日常處理的公文主要包括制發的下行文和基層部門的請示報告。

（一）下行公文常見問題。1.隨意升級發文規格。在公文制發過程中，以什么規格發文，存在著輕重緩急的區別。一些單位以部門發文沒有力度為由，把本應屬于部門業務職能范圍內的文件報政府，以較高規格的行文凸顯推動工作的力度，這勢必降低政府發文的嚴肅性，導致文件多發濫發。一些部門在臨近開會前幾天，匆忙印制文件，缺乏與相關部門的溝通協調，留給秘書人員審核的時間又十分有限，無法保障公文審核的質量。2.公文運轉時間過長。政府已決策通過的一些事項，不能及時出臺文件，使得相關決策部署得不到有效貫徹執行。一些需要部門會簽的文件，在部門停留時間過長，缺乏有效的督辦機制，影響事項的部署執行。3.機械套用上級文件。參照借鑒上級文件制定本地區文件時照搬照抄，缺乏具體化和可操作性，導致“上下一樣粗”。4.公文文種使用不當。下級政府與上級部門是不相隸屬的機關，不具有領導與被領導的關系，在請批或批答有關事項時應使用“函”，但在實際工作中卻往往使用“報告”或“請示”文種。5.公文排版不規范。如：正文層次序數不一致。國家標準規定，正文結構層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注，一般第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字。實際使用過程中，有的公文未能嚴格按結構層次序數標注，體例不統一；有的公文未能按照公文字體要求排版，隨意把一些段落文字加粗。附件說明不規范。國家標準規定，如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。實際制發公文中，出現多個附件后加分號和回行不對齊等不規范的現象。標題排版不美觀。國家標準規定，公文標題較長回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距適當，標題排列應當使用梯形或菱形。在實際制發公文過程中，存在回行斷句不完整或標題排版“頭重腳輕”等現象。另外，在公文排版中還存在段落不對齊，行距不均等等瑕疵。

（二）基層上行文常見問題。1.公文報送不規范。一是上行文直報。一些部門將需要政府審批的事項，以部門的名義，未經辦文科室登記直接報送領導個人。二是上行文多頭主送。極個別的基層單位，還存在多頭主送的現象，一份請示既報送政府，又報送黨委。2.公文行文不規則。一些基層單位把本應屬于主管部門職權范圍內處理的問題向政府請示，如一些企業向政府上報請示要求兌現有關獎勵政策，我們指導他向發改委申請，由發改委扎口匯總后再向政府請示。3.公文處理效率不高。在收文處理中，有的部門不按程序辦理，不經辦文科室登記，直接找領導批辦，辦理好后又不能及時交辦文科室存檔，導致文件辦理無法跟蹤，易丟失。有的公文交部門提出建議意見時，缺乏與來文機關的有效溝通，遲遲不能反饋意見。

二、提高公文處理質量的對策

（一）加強學習，提高業務能力水平。《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》是我們處理公文的重要參考指南，我們要深入學習，熟練掌握格式規范。其次，要加強對上級精神、重大政策的學習，使得制發的公文既能體現領導意圖又貼近本地實際。再次，要加強交流分析，通過心得交流、案例剖析等活動，借鑒好的經驗和做法，對照查找存在的問題，提高公文處理綜合能力水平。

（二）規范程序，遵循公文運轉機制。運轉渠道要規范。基層或部門上報的請示直接送呈領導審簽時，工作人員要指導他們必須送辦文科室登記運轉。運轉程序要規范。部門起草的代擬稿必須送政府辦審核，不得直接報縣領導審簽；部門提交的代擬稿、會辦意見必須由本部門主要負責人簽字；所有發文，各分工條線人員須事先審查并簽字，然后報主任擬簽。嚴格退文制度。對不符合發文要求的公文稿，要敢于否定和退回部門重辦。

（三）提高效率，明確公文運轉時限。公文具有極強的時效性，這決定了公文運轉不能耽擱，否則會給政府工作帶來被動。一般情況下，部門提出的會辦意見三個工作日內必須完成，一些重大或復雜的事項，在短時間內無法提出會辦意見的，要及時與來文單位溝通。一些需要盡快傳達貫徹的緊急公文，可先電話通知，再迅速印發正式文件。各分工條線的工作人員要完善督辦制度，對經手的重要文件登記造冊，每日盤點在手或經手的公文，按規定時限辦理完畢。

[1]榮遠,王應選.“四個并重”做好公文處理工作[J].秘書工作,2014(11).

[2]繆齊貴.關于規范行政機關公文處理的調查與思考[J].辦公室業務,2009(11).

[3]欒照鈞.《黨政機關公文格式》要點圖解[J].秘書,2012(09).