信息時代如何做好檔案資源的開發利用

文/廣州海洋地質調查局 鐘吉

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信息時代如何做好檔案資源的開發利用

文/廣州海洋地質調查局 鐘吉

【摘要】本文圍繞如何做好檔案資源的開發利用展開探討，分析了檔案資源開發利用現狀，提出做好檔案資源開發利用的措施。

【關鍵詞】檔案資源；開發；利用

隨著社會經濟的快速發展，我們已經進入了一個信息化的時代，伴隨著社會信息時代的來臨，信息化知識不斷地增長，信息被人們應用于各個方面。檔案是一種重要的信息資源，它記載了社會和歷史的發展歷程，記載了廣泛性、綜合性、原始性、可靠性、具有憑證性的信息，因此做好檔案資源的開發和利用具有重要的意義，不僅能滿足各方面對其的需求，還能實現檔案效益的最大社會化，因此在信息化時代下，做好檔案資源的開發利用已經成為檔案工作的重中之重。

一、檔案資源開發利用現狀

長期以來，我國在檔案資源管理上存在著諸多問題，嚴重影響了檔案資源的開發利用。例如由于傳統觀念的根深蒂固，在對待檔案資源上，側重于對檔案的保護，而忽略了對檔案資源的開發利用，使得檔案資源陷入一個只保存不利用的局面，使檔案服務的工作一直處于一個被動服務的狀態。正是如此，使得檔案管理過程中存在一些嚴重的弊端，例如一些具有很高應用價值的檔案資源一直無法得到利用，使不了解的人感到具有參考價值的資源太少，在學術研究或者技術上無法突破瓶頸，還有可能出現資源的浪費，比如因為檔案資源管理處于半封閉的狀態，一些研究人員不知道正在研究的項目已經研究過了，造成重復性勞動，給研究工作帶來不必要的浪費。除此之外，檔案管理人員的價值也得不到真正地體現，造成了一定的人力資源浪費。為此必須做好檔案資源開發利用。

二、做好檔案資源開發利用的措施

結合檔案資源管理中存在的問題，筆者認為做好檔案資源的開發利用，提高檔案的利用效率，可以從以下幾個方面做起。

（一）轉變觀念。首先檔案作者需要轉變自己的傳統觀念，對陳舊的方法和工作方式進行改革，注重檔案資源的服務能力，這是時代發展的需求。為了能夠做好檔案資源的開發利用，為社會大眾提供良好的資源服務，為此要加強檔案資源管理法治觀念，宣傳檔案資源法律法規。加強對檔案資源的指導工作，檔案資源管理需要管理人員具有多方面專業知識，需要管理人員具有扎實的基礎，一些基層單位可能對單位檔案資源管理的重要意義不了解，為此需要上級業務部門對其進行業務指導。改變檔案資源管理水平不高的現狀，加強對他們的培訓。其次檔案工作人員需要強化服務意識，變被動為主動，深入現場，深入基層，結合檔案資源的特點以及群眾的需要，為群眾提供各種各樣的服務方式，不斷優化檔案信息資源服務手段，為用戶提供優質的資源，還可以在檔案資源管理部門開設咨詢服務平臺，不斷拓展檔案資源社會服務功能。最后檔案管理者還需要不斷提高自身素質，加強思想文化建設，在工作時表現出良好素養，堅定自己的信念，處理好和基層人員的關系，做一個優秀的檔案業務指導者。

（二）整合資源。要想實現對檔案資源的整合，首先需要建立現代化的檔案資源管理模式，建立檔案資源信息管理中心，通過檔案資源信息管理中心實現對資源的集中管理，并構建一站式服務平臺，提供搜索、查詢、利用功能，做到檔案信息資源的共享，從源頭增加檔案信息資源的利用率，另外，加強與社會上各個部門和機構的橫向聯合，整合社會整體資源，建立更加強大的，更加完整的檔案資源信息數據庫，讓整個社會的檔案資源可以得到充分地開發利用，還可以建立和不斷完善檔案室的網頁，通過網頁向社會各界傳達最新的、最準確的檔案資源目錄，便于需要的人員快速獲取有效的信息。其次，檔案資源管理本來就是一個完整的社會整體，但是由于時代的發展，使得檔案資源逐漸被分離成一個個獨立的系統，雖然這種分離是社會精細化發展的趨勢，但是給檔案資源的開發利用帶來了巨大的問題。為了避免檔案資源分離造成的檔案信息的浪費，就必須加強社會各個活動主體之間的聯系，拉近檔案管理機構和各個活動主體之間的距離，讓檔案資源管理部門之間既能保持相互獨立，又能更好地服務于社會大眾。從而最大限度地提高檔案資源的利用率。最后，一方面要處理好檔案資源利用和檔案資源保密之間的關系，保密和利用看似是一個矛盾的問題，其實兩者之間不存在沖突，只有檔案資源做好保密工作的情況下，檔案資源才能談得上利用，因此做好檔案資源的保密工作，并適當地為需求者解密一些檔案資源信息，或者公開一些社會需要的檔案信息資源，從而保證檔案信息資源的利用率。另一方面要處理好創新和繼承之間的關系，在對檔案資源管理上，要將創新放在第一位，利用創新手段，加強對檔案信息資源的提煉、收集、匯聚，進而建立更加方便、智能的檔案信息資源管理系統，促進檔案資源的不斷更新，并將具有價值的檔案信息資源進行傳播。

三、總結語

檔案的信息資源管理、開發利用是一項艱巨的、緊迫的任務，同時也是一個需要長期發展的任務。檔案信息資源的開發利用是社會進步和社會發展的需要，也是這個時代賦予我們的重大使命，同時也是檔案資源管理事業應對信息時代快速發展的策略，為此，一方面領導層要認識到檔案資源開發利用的重要性，重視檔案資源開發利用工作，檔案管理人員要加強自身服務意識，深入基層指導基層管理人員的業務工作。另一方面加強檔案資源的整合，建立檔案資源信息中心，為檔案資源的開發利用提供便利，提高檔案資源的利用率，從而最大化檔案資源的作用。

【參考文獻】

［1］張滿山.以檔案資源整合促利用服務工作［J］.浙江檔案，2008（03）.