企事業單位檔案管理體制與運行機制的創新

文/汪桂香

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企事業單位檔案管理體制與運行機制的創新

文/汪桂香

【摘要】加強對檔案管理體制與運行機制的創新是對當前的檔案管理體制和運行機制的一種挑戰和考驗。為此本文分別就檔案管理體制和運行機制的創新措施展開探討。

【關鍵詞】檔案工作；管理體制；運行機制；創新

檔案是各級機關工作中的一個重要組成部分，從檔案管理內容和水平便可看出一個單位的工作態度和業績等。檔案管理材料中記載的都是一些關于本單位的發展歷史、優秀業績和工作中遇到的問題等，目的是為了對今后的工作進行規劃，提高工作效率。但是我國當前的檔案管理體制和運行機制中還存在著一些舊的理念，不利于提升各單位的業績和影響力。

一、強化重視，把握檔案管理體制與運行機制創新需求

意識決定行動，要做好檔案管理工作就必須從意識方面加以強化。當前單位中領導對檔案管理工作的不重視態度深深地影響了檔案管理工作人員的態度，他們認為這項工作可有可無，檔案管理質量差，并且利用效率低。一個單位對自己的檔案管理工作重視程度不夠，該單位的檔案管理資源就不能得到有效地利用。假如單位認真管理利用檔案材料，工作人員就能及時發現工作中存在的問題，并對自己的工作方式提出改進措施，那么單位工作效率一定會得到提高。單位對檔案管理工作的重視程度不夠，對檔案管理人員的培訓力度不夠，管理人員素質較低，是當前檔案可利用率低的重要原因。

檔案管理體制與運行機制是關系檔案有效利用的根本，提高單位的重視首先應引起單位領導對檔案管理工作的重視，嚴格規范檔案管理工作，并且對玩忽職守的檔案管理人員給予嚴厲的懲罰。其次將單位的檔案材料與所有工作人員的考核內容掛鉤，提高檔案管理人員對檔案管理工作的重視程度，提高工作的積極性，工作效率才能得到提高。

檔案工作應始終堅守工作原則，筆者根據工作經驗總結主要包括：了解和認識檔案管理的涵義；了解檔案管理工作的重要性及意義；掌握檔案管理工作中的各個環節，并做好各個環節的工作；遵守一切有助于提高檔案管理效率和資源利用效率的原則，并且認真執行檔案管理的相關條例。堅持上述的原則，是創新檔案工作的基礎，在此基礎之上才能提出更為科學的創新措施。

二、完善制度，落實檔案管理體制與運行機制創新措施

檔案管理與運行制度不完善、不健全是造成檔案管理形同虛設的主要因素。檔案從最初的收集、保管和保護以及到后期的借閱、保密等工作須要有嚴密銜接的工作指導。當真正需要查閱相關的檔案材料時，不能準確、及時地找尋到，整個檔案管理的工作效率就很難得到正面評價。在現實中很多的檔案管理人員責任心并不強，即使檔案材料已經堆積如山也不加以整理，他們的工作態度依然很消極，效率很低。比如，檔案材料收集不完整，借出的檔案材料沒有辦理正規的借閱手續，導致檔案材料丟失情況。還有的人借閱檔案材料之后，隨意地進行修正和更改，事后也沒有給一個“說法”，因此導致檔案材料的真實性和利用價值不高。

不同的單位發展模式和經營理念是不同的，為此很難遵循全國上下相同的檔案管理模式，因為那種單一形式的檔案管理模式，無法實現企事業單位的個性化要求，很難符合現代化的檔案管理體制的發展需求。創新檔案管理體制，首先應該建立多元化的檔案管理體制，構建以上級主管部門為主，下級所屬單位為輔的，分別對檔案進行管理的模式。完善管理制度應對檔案管理的各個環節都嚴格把關，如在提供利用環節，對檔案材料的保管位置、借閱程序以及最終的檔案材料歸還情況都必須認真仔細地完整記錄。借閱檔案材料的內部人員程序需要完善，利用者不僅要填寫自己的地址和聯系方式，而且要在單位對個人信息核對準確之后才能借閱成功。如果不能及時歸還檔案材料，按照超出的次數，將會被禁止在一段時間內借閱同類型的檔案材料。

三、革新技術，強化檔案管理體制與運行機制創新保障

隨著科學技術的進步，當前企事業單位的管理體制和運行機制也在改良和創新，傾向于引進新技術、新設備。但是企事業單位在檔案管理工作中并沒有給予足夠的重視，檔案管理工作中的新技術和新設備沒有及時地更新，更有甚者，為了節約管理成本，依然沿用傳統的人工收集管理模式，大大地影響了檔案管理工作的效率。例如，傳統的檔案管理采用的是人工收集整理檔案材料，借閱檔案材料時需要填寫紙質的申請表格，借閱人往往只需要留一下自己的地址和聯系方式即可。一旦借閱人沒有按時歸還檔案管理材料，而其填寫的地址和聯系方式是錯誤的，那么檔案材料就有丟失的可能性。傳統的檔案管理體制存在嚴重的漏洞，不利于保護檔案資源。

引進新技術和新設備，隨著科學技術的進步，計算機應該被應用到檔案管理工作中。目前還有很多的檔案管理人員對計算機操作不熟練，企事業單位應該加大投入，對員工進行專業性的培訓，使得員工具備過硬的專業知識和對這份工作的責任感、榮譽感。電子輸入這種操作方式相比傳統的紙質管理方式要有很大的優勢，不僅節約了時間，而且保存的時間也更加久遠。創建一套適合本單位的個性化的檔案管理系統，不僅對提高本單位的工作效率有很大幫助，而且也有助于提升該單位的社會影響力。做好檔案管理工作的實質性要求是能夠更好地服務于社會和方便大眾，為此檔案管理職能部門必須制定科學合理的管理模式，不僅使各行各業都能夠利用檔案管理資源，而且也更加方便大眾查閱相關的檔案材料。例如，申請查閱干部檔案報告表。當公民申請查閱某個干部的檔案材料時，當地的檔案管理職能部門應該在內部制定一套自己的檔案查詢系統，便于公民在最快時間內見到電子檔案材料。如果上級部門調查該干部的檔案材料，下屬行政管理部門應該按照正規的程序答復。

應加強檔案的工作監督，檔案管理的監督既包括國家檔案局等各級檔案行政管理部門的監督，也包括單位內部的監督。首先單位內部必須加強對檔案管理各個環節的監督，提高檔案管理工作人員的專業素質，防止出現檔案資料丟失、泄露機密的情形。其次加強國家檔案局等各級檔案行政管理部門的監督，屬于國家機密的檔案材料，監督的程序會更加嚴格，對相關責任人的責任追究也會更加嚴格。例如，屬于國家機密的檔案材料一旦發生了丟失的情形，事件的直接責任人將會被追究刑事責任。

四、總結

隨著科學的發展和社會的進步，人類走進信息化時代，對檔案管理的要求更加嚴格。檔案管理對社會的發展和企事業單位工作效率的提高有著重要的作用，為此為了順應時代的發展，應立足工作特點來分析當前檔案管理工作中的不足，必須對檔案管理體制和運行機制提出改良和創新措施。管理體制的創新意味著運行機制也必須創新，而運行機制的創新是管理體制創新的實際需要。

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