淺談檔案信息資源應用機制

文/山東省濱州市濱城區廣播電影電視局 鄭安申

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淺談檔案信息資源應用機制

文/山東省濱州市濱城區廣播電影電視局 鄭安申

【摘要】文書檔案管理信息的電子化應用對提高文書檔案管理的水平，及時提供準確、完整的檔案信息具有重要作用，但是在電子化的過程中也遇到了一些問題。本文將探討檔案信息資源服務機制建立的實際應用，同時對檔案信息集成服務提出系列解決辦法。

【關鍵詞】檔案信息；資源；應用機制

一、檔案信息資源服務機制建立的意義

檔案普遍依托于紙質、光盤、磁帶、縮微膠卷等具體有形的載體，以及部分數字化檔案，因此在利用服務上具有直接性的特點。

（一）有利于分類歸屬管理和形成規模效應。館藏檔案按照全宗歸屬進行，既有利于建立多個信息子系統，也有利于數據擴充和形成規模效應。

（二）有利于信息服務質量的提高。館藏實有檔案實行集成服務之后，原來負責對其管理的檔案專業人員能夠進一步掌握服務動態，為前臺服務人員提供更加有針對性的信息導航、資料檢索和參考咨詢等服務。

（三）有利于檔案信息化建設水平的提高。館藏實有檔案的集成有賴于檔案信息化作為基礎，這勢必會帶動檔案信息化建設水平的進一步提高。

二、檔案信息資源服務機制建立的方法

如今的檔案館早已不再是往日單純的檔案集中保管地，而努力將自身打造成為滿足現代用戶大范圍、深層次、個性化需求的信息服務中心。檔案信息服務必須建立在現代信息和網絡技術支持的基礎之上，而信息和網絡技術的開發完善通常取決于用戶的實際需求。當前，與檔案信息集成服務密切相關的信息化技術主要有：數字化技術、Web數據庫技術、縮微掃描技術、信息檢索技術、信息推送技術、網站開發與維護技術、信息安全技術、多媒體技術等許多方面。而其中最主要運用到的包括：

（一）信息檢索技術。為利用者提供檢索界面和查閱系統，利用者可根據需要自行檢索所需文獻。通過人工智能軟件或后臺代理軟件，可以完成自動或半自動的信息代理服務。

（二）信息推送技術。根據用戶對信息的個性化需求，有針對性地把用戶所需的信息主動推送到用戶眼前。將被動等待用戶搜索轉變有目的地主動推送，這不僅增強了用戶體驗，還通過減少無序訪問降低系統負載。

（三）Web 數據庫交互技術。通過信息網絡在前臺服務界面和后臺數據庫之間實現實時訪問、動態交互。

在實際運用中可考慮綜合利用上述技術，盡可能地對各種所需的檔案信息資源和服務平臺實施集成，著重具有相同技術屬性的信息資源與服務平臺。如采用Web 數據庫技術的開放類檔案信息，用檢索技術實施檔案跨庫檢索查閱，在超文本技術下完成信息瀏覽導航，使用網絡互動交流技術進行實時咨詢和服務。

三、檔案信息服務機制建設的保障

（一）組織機構的保障。長期以來，檔案的接收征集、檔案保管、整理編目、開發編研、信息服務等環節各自隔離，客觀上造成了管理力量的分散。而檔案信息服務機構多以開發利用自有館藏資源為主，和外部信息服務機構如圖書館、企業檔案館之間的交流較少。這種情況容易造成檔案信息服務機構和其他信息服務機構之間雖各有優勢，但不能整合起來滿足用戶多方面的需求。檔案信息便捷化服務機制必然要面對用戶的多樣化主體需求、便捷性操作需求與海量信息數據、繁復的后臺處理程序之間互相矛盾的情況，因此必須高效迅速地處理各個信息流程環節，可以通過集成相似的服務功能和相關的工作步驟來提高信息處理與反饋的速度。因此檔案信息服務系統內各部門、各檔案信息機構之間都應打破獨立各自封閉管理體系，加強溝通、合作與融合，共同完成從檔案信息資源的收集、加工、開發到最終服務的一系列步驟。

（二）人員的保障。在傳統的信息服務模式中，檔案信息服務人員因為專業分工需要，往往只具備單一方面的工作能力，缺乏縱觀平臺全局的視野和提供綜合服務的意識。為了適應新形勢下檔案信息便捷化服務的要求，檔案信息服務人員首先應在隊伍結構上集成檔案學專業、管理學專業、計算機專業、服務性專業等不同類型的人才，并在經驗豐富的老人和朝氣蓬勃的年輕人之間實現隊伍結構的合理平衡。各類服務人員之間通力協作，融合成一個整體團隊來為用戶提供優質的服務。其次，在人員知識結構上也需進一步主動學習最新技術和相關領域內的知識，努力打造復合型人才，實現另一種意義上的便捷化服務。

針對在文書檔案管理信息的電子化應用中出現的實際問題，筆者提出以下兩大舉措。第一，針對安全性問題，在文書檔案傳輸的網絡中設置隔離帶。第二，針對人員素質低的現象，要加強工作人員的教育培訓。通過在工作中的培訓，讓管理人員及時掌握最新的電子化管理方法。同時，提法他們的綜合文化水平，比如外語水平、計算機操作水平等。

總之，在檔案信息資源便捷化服務模式下，可通過現代信息技術、計算機技術非常方便地完成檔案信息全文數字化和二次加工整理，易于建立覆蓋廣泛、內涵豐富的檔案信息資源數據庫。同時還可通過數據挖掘技術、智能分析技術和程序交互技術，在更加深入的層面實現對檔案信息資源的編研與整合，有利于檔案事業的發展。