新形勢下醫院綜合檔案管理存在的問題與應對策略分析

文/德州市人民醫院 王明

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新形勢下醫院綜合檔案管理存在的問題與應對策略分析

文/德州市人民醫院 王明

【摘要】醫改新形勢為醫院的綜合管理提出新的要求，檔案管理是目前醫院普遍存在的管理短板，存在的問題主要表現在管理模式落后、人員素質不強、設施設備陳舊等，本文在分析存在問題的基礎上，提出新形勢下提高醫院檔案管理水平的建議和對策。

【關鍵詞】醫院；檔案管理；存在問題；對策

醫療改革對醫院的綜合管理能力提出了明確的要求，檔案管理作為醫院管理的一個層面，一直以來在管理的各個層面中處于弱化地位，影響到醫療綜合管理能力的提升。如何加強檔案管理，更好地提升服務能力，是值得探討的話題。

一、當前檔案管理中存在的問題

（一）制度不健全，管理模式落后。醫院作為專業技術服務型組織，工作核心以醫療臨床為主，醫療護理相關制度較為系統全面，檔案人員的職責多不明確，檔案的收集、整理、借閱、保管等制度，醫院檔案管理的綜合體系，檔案工作的操作流程與考核體系都不健全。醫院現有的目標考核體系中，檔案工作一般不列為考核因素，所以也得不到應有的重視。

（二）職能分散，協調機制缺失。一般醫院都設有綜合檔案室和病案室，職能是收集匯總醫院的綜合類檔案，一般設立的綜合檔案室只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫療文書檔案、患者病歷、基建檔案、器械設備檔案、影像學檔案、活動宣傳檔案等由各業務部門管理，產生多頭管理、各自為政的局面，沒有統一的管理標準和管理部門，往往導致檔案收集不全，檔案匯總時步調不一，也為檔案的歸類、檢索等檔案利用工作帶來困難。

（三）從業人員專業性不強，素質有待提高。檔案專業人才普遍缺乏，無論從專業角度還是從業人員數量上看都存在這種情況，醫院的檔案管理人員專業出身較少，多數是其他專業轉行，許多部門由其他專業人員兼職，這些人往往檔案管理知識缺乏。并且檔案管理人員年齡普遍較大，許多醫院對檔案專業畢業生的招聘意愿不強，導致人員素質和數量不能適應檔案管理的要求。

（四）協調機制與保密意識弱化。檔案人員培訓機制弱化，檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓。一些人僅限于檔案的收集和保存，對檔案法及保密法規掌握較少，缺乏檔案修復知識與技能，容易產生檔案丟失及泄密風險，發生風險事件后的應急處置能力更是近乎空白，整體的協調與保密及應急預案跟不上形勢要求。

（五）基礎設施與技術工具落后。醫院檔案室多為陳年建筑，設備與技術手段的投資不足，設備陳舊老化現象較為普遍。在信息化飛速發展的新形勢下，檔案設施設備建設跟不上時代的要求，對收集、歸檔、檢索的效率很低。管理設備不全、技術手段落后直接影響檔案管理工作的開展，制約醫院綜合服務能力的提高。

二、新醫改下醫院檔案管理的對策與建議

（一）建立適應醫院發展的檔案管理模式。把檔案管理作為醫院管理的一個重要層面，從檔案管理的環節，比如收集、歸檔、入庫、查詢、檢索、保存、修復，到對檔案管理部門和人員的考核，都要納入醫院管理事項，進行日常管理。同時，對醫療、護理、基建、器械、感染保健等擔負一部分檔案整理和收集的部門，也納入檔案管理范圍。要從管理環節、管理模式、人員考核、績效獎懲上對檔案管理進行規范統一，建立起適應現代醫院發展的檔案管理模式。

（二）加強檔案管理的信息化建設。要從提高檔案管理效率和服務效果的角度，加強信息化建設，配置信息化設備，一方面強化檔案的信息化，在做好紙質實物檔案管理的基礎上，建立電子檔案，方便儲存管理。另一方面，強化檔案管理信息化，特別是檔案的登記、歸類、檢索、傳遞可以通過信息化手段實現，如建立檔案局域網、檔案檢索系統、檔案辦公系統等方式，可大大提高檔案管理效率。

（三）強化檔案的標準化流程。近年來，許多醫院的醫療文書、設備基建檔案的管理較前有所細化，但醫院綜合檔案管理規范沒有明顯的提升，缺少標準化流程。對此，醫院檔案管理部門也應當從規章制度、操作流程實現標準化，明確檔案各項人員的崗位職責，從增強服務能力著手，對檔案的收集、整理、錄入、檢索、保存、保密各個環節都要有明確的流程，從檔案管理的源頭到結尾予以規范，形成一套標準化的檔案管理體系。

（四）持續提高從業人員素質。新形勢下，檔案管理人員要掌握多方面的知識，包括檔案法、保密法、辦公自動化、醫療管理、人事管理、器械、水電和建筑管理多個方面。一是檔案管理人員要加強自學與外出培訓，確保知識與技能的更新。二是常開展醫院相關人員的知識培訓，提高人員整體意識與水平。三是檔案管理人員要走出科室，常到臨床一線，到其他部門實地調研學習，提高綜合素質。

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