談信息化對民政檔案管理工作的促進作用

文/菏澤市烈士陵園 盧瑾

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談信息化對民政檔案管理工作的促進作用

文/菏澤市烈士陵園 盧瑾

【摘要】隨著科學技術的不斷發展，現代信息技術正在不斷地改變著人們的生活方式、工作方式，全球信息化的觸角正蔓延到人們日常生活的方方面面。檔案管理工作同樣經歷著這樣的改變，伴隨著檔案管理數字化程度的不斷加深，對民政檔案管理工作也提出了不同的要求與挑戰，進而促使檔案管理工作作出與實際相適應的改變，提高工作的質量與效率。

【關鍵詞】信息化；民政檔案管理；促進作用

一、民政檔案管理的特點

（一）民政檔案管理工作以便于查詢與管理為出發點。民政部門與檔案館雖都與檔案有關系，當兩者在實際的功能上有著較為明顯的不同，檔案館重在保存某些大事件的檔案，保護事件所涉及信息的完整性，以便作為未來信息關鍵的來源地；而民政部門檔案管理的最主要目的是為了服務群眾，幫助百姓，為老百姓的日常生活提供信息的支持，所以，民政部門所建立的檔案管理系統是開放的，便民的，甚至于在信息化條件下，老百姓可以通過網絡技術查詢到一部分被公開的檔案信息，這樣能夠更加方便快捷地為老百姓提供幫助。

（二）民政檔案的資料具有數量大、種類多，涉及面廣等特點。民政檔案管理的工作因為其工作性質，檔案資料的來源涉及了社會的每個方面，甚至于每個人，因此，民政工作對于維護每個公民的利益，保持社會穩定，推動社會發展都起著不可替代的作用。比如醫院部門的民政檔案管理涉及了每一位來該醫院就醫看病者的健康信息，隨著患者身份的不同，醫院檔案管理也會不斷地擴大。

二、信息化對于民政檔案管理工作的重要性

（一）信息化建設已經成為整個社會發展的方向。民政檔案管理的信息化是將檔案信息數字化保存在電腦之中，之后可以通過一些相應的軟件系統對這些檔案進行分類管理，這一點與檔案管理所要求的規范化，嚴謹化的工作準則并不矛盾，反而相輔相成，檔案管理的信息化能夠促進檔案管理的規范化。信息化已經不是一個新名詞，我們的生活已經在這個大浪潮之中，且不能自拔，早在上個世紀末，郵件、歌曲、影像等資料就已經完成了向信息化的過渡，進而是人與人之間的文件信息方面的交流離不開現代信息技術的傳播。現在的絕大多數年輕人都已經把網絡技術當作其生活的一部分，日常的工作學習都離不開這些信息技術，因此，民政檔案管理更需要與時俱進，緊跟時代的步伐，才能更好完成社會中各個層次之間、各個部門之前的信息交流，提高整個社會工作效率，推動社會的發展與進步。

（二）整個社會的工作方式發生了變化。任何民政檔案管理機構都不是一個孤立的系統，它是與整個社會相關聯的，現如今的社會早已經脫離了用書信傳遞信息的年代，生產關系要適應生產力的發展需求，隨著社會生產力的不斷發展，計算機，移動手機，平板電腦等的推廣，人們已經漸漸地脫離了使用“紙”的狀態，從文件設計起草，到修改形成，再到分發各級點位，甚至于管理者的簽字都可以在電腦上完成，因此，社會上下對于民政檔案管理的要求也有所改變，為了更大限度地服務群眾，民政檔案的管理工作更應當順應信息化的時代浪潮，從而提高工作的效率。

三、促進民政檔案管理工作信息化的措施

（一）收集數字化的檔案原始信息。原有的舊式檔案管理辦法隨著檔案數量的不斷增加，種類不斷增多以及時間的推移，空間的變化，都會導致一系列的管理問題存在，檔案信息不全，更新不及時，各個地區的管理方案不統一，格式不相符甚至于檔案遺失，破損等問題都是很普遍的，但是隨著檔案原始信息的數字化，所有人的信息可以保存在同一個電腦系統當中，這樣既可以更好地保存檔案信息，完成信息的及時更新，統一全社會的檔案管理的格式，從而推動整個社會更加協調高效運轉，又可以節省大量的用于信息整理與分類的人力物力，推動檔案管理無紙化的進程同樣能夠提高工作人員的工作效率，降低工作難度。再加上與網絡相連接，老百姓可以在任何一個地方查詢相關的檔案信息，在突破時間空間限制的同時，方便了人們的生活。

（二）轉變民政檔案管理的工作意識。由于檔案管理的工作性，工作人員一般都是相對保守的中年人，他們對于新事物總是主觀地排斥，所以，應當轉變工作人員的工作意識，以提高工作效率與質量為目標，以更好地服務群眾為工作的出發點，一方面需要他們打開眼界，開闊視野，不斷學習與掌握現代技術，更好地為檔案管理工作貢獻自己的力量。另一方面，應積極培養新型檔案管理人才，既要吸收社會優秀青年作為接班人，又要積極組織各級檔案管理人員的培訓，為各級民政部門培養大量的人才，特別是基層民政部門，只有基層檔案管理有新的突破與創新，才能帶動整個檔案管理系統向前發展，從而更好地適應新時代、新形勢的要求，方便老百姓的生活工作。

（三）加強民政部門檔案管理硬件設施的建設。雖說信息化對于檔案管理的規范化有著極為重要的促進作用，但“巧婦難為無米之炊”，民政檔案管理的信息化進程必須建立在與之相適應的物質載體上，相機、打印機、電腦等信息采集與保存的設備是整個信息化過程中必不可少的部分，民政部門應當加大資金的支持力度，更換性能好、方便快捷的現代信息設備，如：可以通過將檔案資料進行掃描，采集信息，進而利用軟件進行分類整理，這個過程沒有掃描裝置或者先進的分類軟件是不可能方便快捷地完成信息收集分類工作的。

四、結語

民政檔案管理的工作會隨著信息技術的不斷發展與運用發生巨大的變化，在帶來各種各樣的方便快捷的同時，也將會伴隨著一系列的挑戰，這就要求我們的工作人員有著知難而上的精神，不斷發現問題、解決麻煩，在提高工作效率的同時，也牢記為人們服務的宗旨，從而推動民政檔案管理工作的不斷進步。

【參考文獻】

[1 ]李吉陽.鄉鎮政府檔案管理問題探析[J ].大慶師范學院學報,2014(03):5.

[2]曹剛.淺談民政檔案管理的要點及創新方法[J].黑龍江科技信息,2013(12):3.