檔案管理與知識管理

文/珠海電力建設工程有限公司 劉麗瓊

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檔案管理與知識管理

文/珠海電力建設工程有限公司 劉麗瓊

【摘要】檔案管理與知識管理既有非常深刻的聯系也有一定的區別。檔案是知識管理的重要組成部分，是知識管理的高級階段，知識管理為檔案管理帶來新的契機。本文主要分析知識管理與檔案管理的關系，指出檔案管理面臨的困境，以及知識管理給檔案管理帶來的契機和啟示。

【關鍵詞】檔案管理；知識管理；啟示

隨著我國經濟社會的發展，檔案的數量越來越多，檔案管理也面臨新的困境。主要體現在傳統檔案管理方式不能適應檔案管理的需求，檔案管理工作人員管理水平有待提高，檔案資源利用率不高。因此，轉變檔案管理方法，提高檔案管理效果，是檔案管理發展的必然趨勢。在知識管理理念不斷深入發展的背景下，檔案管理應該運用知識管理帶來的契機，完善檔案管理方法，提高檔案管理效率。

一、檔案管理與知識管理的關系

（一）檔案管理是知識管理的重要組成部分。知識是知識管理的對象，但是知識管理可以分為顯性的知識管理和隱性的知識管理。檔案管理就是顯性知識管理的一個部分，因為檔案記錄的信息是經過工作人員分辨、整理保存下來的有效信息。通過對信息的管理和識別，用人單位找到符合自己需要的人才，也就是說檔案信息要通過人的有效識別才能夠發揮作用。這些信息整理、收集的過程其實就是對此類的知識進行概括、總結的過程，從這個角度來講，檔案信息記錄也是對知識的綜合和記錄。所以說，檔案也是對知識的記錄，只是記錄的方式有所不同，因此，檔案管理是知識管理的重要組成部分。

加強檔案的管理就是為了提高檔案的價值，滿足單位對各種人才的需求。特別是在對社會發展記錄、知識產權保護等方面具有不可替代的作用。知識管理最終的目的也是促進社會的發展，提高知識利用率，在這方面，檔案管理與知識管理的目標是一致的。

（二）檔案管理與知識管理區別。雖然檔案管理是知識管理的重要組成部分，檔案管理與知識管理也有一定的區別，主要體現在以下幾個方面：從管理的深度來講，檔案管理主要是對文件、檔案實體進行管理，知識管理更加注重對文件所承載的信息和知識進行管理，深度要超出檔案管理；從管理的范圍來講，檔案管理的范圍要比知識管理的范圍狹窄，知識管理的范圍要廣泛很多。從管理的重點來講，檔案管理主要是為了保存文件和資料的完整性，確保文件在當今以及今后都能夠發生重要的價值；知識管理更加注重文件以及知識的現實價值。

（三）檔案知識型管理是檔案發展的趨勢。在信息技術不斷現代化的今天，促進了知識信息化的交流發展，因此，檔案管理也要在信息技術的帶動下走知識型發展道路。傳統的檔案管理主要是對文件資料進行收集、鑒定、整理，這限制了檔案資源的信息化共享和利用價值。特別是管理機制的落后，運作方式的陳舊，技術水平的低下違背了社會信息化的發展，不利于知識信息化時代檔案資源的共享。所以，檔案管理在加強文件、資料管理的同時，更要向知識管理方向發展，加強檔案信息化、技術化管理。實現知識來源、整理、保存、共享一體化的管理體系。因此，檔案管理實現傳統管理方式向知識管理方式的轉變，才能夠真正實現檔案的價值，發揮檔案的作用。

二、知識管理對檔案管理的啟示

（一）加強知識共享與創新。在信息技術不斷發展的今天，知識交流與共享是社會發展的必然趨勢，檔案作為知識的一種形式也要加強知識共享與創新。首先，不管是加強檔案的文件管理還是知識信息化管理都要實行檔案管理的有序化，對檔案的信息進行有效的分類，不能只是簡單的對實體文件進行分類管理。其次，建立檔案信息化管理機制，加強電子信息技術在檔案管理中的運用，提高檔案知識化管理水平，實現檔案信息的共享與創新。第三，加強檔案管理方式創新，傳統的管理方式已經不能適應檔案管理的要求，因此，要不斷加強檔案管理方式的創新，提高檔案管理技術水平。

（二）實現檔案信息化和知識化管理。隨著信息技術的不斷發展，任何管理方式都離不開信息技術的支撐。所以，檔案知識化管理也要對文件以及信息內容進行信息化管理，在網絡信息技術的支撐下實現檔案信息的共享與傳播，而且信息技術在檔案管理中的運用是檔案知識化管理發展的必然趨勢。所以，檔案管理部門要在文件資料、人員引進以及基礎管理方面實現信息化管理。因此，檔案知識管理的信息化不僅要實現管理技術的信息化，還要加強文件資料的信息化管理，建立電子文檔信息管理庫，這樣才能夠實現檔案知識管理的信息化。

三、結語

隨著我國經濟社會的發展，檔案的數量越來越多，檔案管理也面臨新的困境。主要體現在傳統檔案管理方式不能適應檔案管理的需求，檔案管理工作人員管理水平有待提高，檔案資源利用率不高。檔案管理與知識管理既有非常深刻的聯系也有一定的區別。檔案是知識管理的重要組成部分，是知識管理的高級階段，知識管理為檔案管理帶來新的契機。本文主要分析知識管理與檔案管理的關系，指出檔案管理面臨的困境，以及知識管理給檔案管理帶來的契機，實現檔案管理的新跨越。

【參考文獻】

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