檔案管理的現代化路徑探析

文/廣東國際旅行衛生保健中心 方潤鏵

?

檔案管理的現代化路徑探析

文/廣東國際旅行衛生保健中心 方潤鏵

【摘要】現代社會，科技在不斷地發展進步，各種電子技術也在越來越多的領域進行應用。毋庸置疑，數字化工作的新紀元已經來臨，這是一個不爭的事實，這是對傳統工作模式的一種全新的變革。從目前各個單位的檔案管理工作來看，雖然也進行了一定的電子化管理，但依然在延續過去傳統的人工模式。因此，應該通過對現代科技的引入，將大量的勞動力從檔案管理的桎梏中解放出來，從而實現科學管理。本文通過對本單位檔案現代化管理現狀進行詳細的分析，進而提出解決的措施。

【關鍵詞】檔案管理；現代化；路徑

現代社會已經進入到電子化時代，所以，檔案管理的現代化自然也為單位在檔案網絡查詢以及歸置服務等各個方面提供了十分便利的條件。現代社會是電子計算機以及互聯網的時代，每個單位都會存儲大量的電子檔案，檔案管理現代化的重要性日益凸顯。

一、單位檔案管現代化建設中存在的問題

（一）管理意識淡薄。從目前各個單位的檔案管理工作來看，由于受到技術以及設備等諸多因素的影響，很多單位的檔案管理還未完善達到現代化的程度，檔案工作處于紙質文件與電子文件并存的階段。而從具體工作來看，依然延續過去繁瑣的人工管理模式，耗時費力。主要是受到過去傳統思想的影響，檔案管理工作人員對于電子檔案的重視程度依然不高。正是由于管理意識的淡薄，使得檔案工作的現代化進程任重而道遠。

（二）檔案現代化管理的制度不健全。檔案的現代化管理由于是一種新興的管理手段，所以在普及方面尚未達到，而且尚有很多技術性的問題需要得到解決。在這樣一種現狀下，就使得很多單位對檔案現代化管理的特性不能夠了解把握，因而出現的很多問題也不能夠及時解決，這在無形之中便影響了其現代化進程建設，便出現了檔案現代化管理制度不健全，從而制約其檔案現代化管理工作的進一步發展。

（三）歸檔程序不規范。從單位的實際操作來看，對于很多電子文件的歸檔，大部分依然是停留在紙質文件發文而由此而產生的各種電子文件。在做法方面，一般也是對這些文檔進行一種比較簡單的分類，或者是僅僅是其存儲到光盤上。而電子檔案管理系統在本單位還沒有引入，所以缺少對電子文件正規化的規范程序。

（四）人員素質不高。在單位之中，檔案管理現代化工作由于重視程度不夠，而且電子檔案管理人員大多是抽調的，很多是兼職，這就使得很多工作人員無法集中所有的經歷投入到檔案現代化建設工作之中，而且缺乏必要的學習、鉆研精神，得過且過，人員整體素質不高。

二、單位檔案管理現代化建設的路徑

（一）提高對檔案管理現代化建設的重視程度。隨著電子計算機以及網絡的普及，現代社會已經進入到網絡化電子時代，電子檔案與過去傳統的檔案管理相比，不僅能夠減輕工作人員的勞動強度，更為重要的是能夠有效地提高工作效率。

因此，所有的單位務必要對這一管理模式高度重視，進而制定較為科學的管理制度，通過對相關工作人員責任意識方面的強化，同時不斷提高其業務水平等各種途徑來突現檔案管理的現代化建設。在此基礎上，還要注意在經費方面的大力支持，使得各種硬件設施逐步完善，并且加大對工作人員的培訓工作，不斷轉變其觀念。

（二）建立健全電子檔案管理和利用制度。毫無疑問，要想進行規范管理必須要具有健全的制度，這是管理的前提。針對目前單位在檔案管理現代化建設制度方面所出現的各種問題，各個單位必須要結合各自的實際情況，制定一整套詳盡的電子檔案收集、整理以及歸檔制度，并且對各個環節進行嚴格的監督以及約束，從而確保該項工作順利開展。在此基礎上，各個單位還要將相關的制度下發到各個部門之中，使得單位內所有的工作人員都能夠對電子檔案管理和利用制度思想上高度重視，進而實現對電子文件的全過程管理。

（三）實行文檔一體化管理。在電子檔案的管理過程中，為了能夠使得檔案的資源優勢得到最大化，可以在檔案系統以及單位的局域網之間搭建一個共享平臺，以形成一整套完備的信息網絡體系。這樣一來，就可以在不同的軟件環境下來進行數據轉換，方便而快捷。

當然，在具體操作的過程中還要注意，必須要對電子檔案的安全防護進行必要的強化，并且要注意對各種原始數據的收集以及保護工作。與此同時，還要根據檔案信息種類的不同設置來進行不同的歸檔級別設置，并且采取不同的技術手段，從而使得檔案管理更加具有針對性。

（四）提升檔案工作人員的整體素質。要想實現檔案管理的現代化，必須要提升檔案工作人員的整體素質，首先要對其檔案管理專業知識進行進一步的加強，其次還要注重其計算機理論以及實踐操作能力的提高。一方面，各個單位必須要保證檔案管理隊伍的穩定，選拔最適合的人員從事這項工作，避免人員的缺失；另一方面，必須要加強對檔案管理人員在業務方面的培養以及能力的提升，通過聘請專業教師授課、舉辦講座、外出學習進修等各種不同的形式來及時更新其知識結構，定期進行考核，進一步推進檔案管理現代化進程的不斷加快。

三、結語

隨著科技的不斷發展，社會的現代化進程也在不斷加快，為了順應時代的發展，加大對檔案管理信息的開發、提高其現代化水平已經成為一項重要的任務。在具體的實踐過程中，必須要充分發揮電子檔案的優勢，從過去傳統檔案管理所存在的一些誤區中走出來，轉變觀念，建立健全各項制度，不斷提高檔案管理工作人員的素質，從而使得檔案管理現代化進程科學化、規范化、縱深化。

【參考文獻】

[1 ]秦誼萍.淺談單位檔案工作中的問題及對策[J].劍南文學(經典教苑),2011(6).

[2]代春輝.單位人事檔案管理淺談[J].才智,2011(19) .