淺談如何發揮計生業務檔案管理的服務職能

文/廣東省珠海市金灣區衛生和計劃生育局 李月嬌

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淺談如何發揮計生業務檔案管理的服務職能

文/廣東省珠海市金灣區衛生和計劃生育局 李月嬌

【摘要】計生業務檔案是衛生和計劃生育部門文書檔案的重要組成部分，隨著城市化進程的快速推進，廣東省珠海市金灣區居民數量、流動人口均不斷增加，對計生業務檔案資源的需求顯著提升，對計生業務檔案管理工作提出了越來越高的要求。在此背景下，計生業務檔案管理部門只有全面發揮自身服務職能，才能更好地順應珠海市金灣區計生業務檔案管理工作發展趨勢，為社會提供全面、準確、便捷的計生業務檔案服務。鑒于此，本文就如何發揮好計生業務檔案管理工作的服務職能提出了一些思路與對策，期望為計生業務檔案管理工作的創新與改革提供可行的參考。

【關鍵詞】計生業務檔案；服務職能

長期以來，受基礎條件、思想觀念、體制因素、人員和經費等因素的制約，我國計生業務檔案管理工作中存在許多薄弱環節，導致其服務職能的發揮不夠充分，且在一定程度上制約了衛生和計劃生育行政機構的辦事效率和管理水平，這一現象在珠海市金灣區衛生與計劃生育系統中也普遍存在。然而眾所周知，計生業務檔案是衛生和計劃生育部門文書檔案的重要組成部分之一，其內容包括一孩、二孩、獨生子女父母光榮證申請、各種利益導向政策的審批資料等等，計生業務檔案管理是對上述文件資料進行收集和歸檔的一系列活動。計生業務檔案為廣大群眾在求學、就業、出國、生育、創業等活動中有著重要的利用價值，積極提升計生業務檔案管理成效，對于充分發揮計生業務檔案資源的價值和計生業務檔案工作的服務職能有著重要的意義。

一、計生業務檔案管理服務職能現狀

隨著信息化技術的全面普及和計生業務檔案管理隊伍整體素質的不斷提高，珠海市金灣區衛生和計劃生育部門計生業務檔案管理工作的效率與質量均取得了顯著的進步，計生業務檔案資源數量顯著增加，種類多元化，且檔案資源的有效利用率有所提升。但與此同時，計生業務檔案管理工作長期以來“被動服務”的局面并未得到徹底改變，追究制約計生業務檔案管理服務職能發揮的原因，主要包括以下幾點：

首先，計生業務檔案管理人員服務意識淡薄。隨著珠海市金灣區人口數量、流動人口數量的不斷增加，計生業務檔案管理工作任務越來越繁重，這使得許多檔案管理人員將計生業務檔案資料的收集、建檔、管理等基礎性工作作為計生業務檔案管理工作的唯一中心，而計生業務檔案資源的編研、開發、利用等服務性工作，往往不能直接反映在計生業務檔案人員的工作績效上，這使得部分檔案人員對服務性的業務重視不足，導致計生業務檔案資源的利用價值未得到充分挖掘。

其次，計生業務檔案管理規范性、有效性不足，制約了計生業務檔案管理工作的效率，影響了其服務職能的發揮，例如，信息化檔案管理背景下，計生業務檔案人員對計生業務檔案信息的錄入不夠及時，檔案目錄的設計不完善等，均使得計生業務檔案的查找、調用不夠方便快捷，導致檔案需求者對檔案服務的滿意度下降。

再次，計生業務檔案管理者與檔案資源需求者溝通不足。與檔案需求者進行充分的溝通，有助于準確、深入地了解其實際需求，進而提供更具針對性、更符合其需求的檔案服務。但長期以來，由于計生業務檔案管理人員多隸屬于衛生和計劃生育機構下，工作獨立性相對較低，與群眾的溝通不充分，且大多局限于面對面溝通形式，電話、網絡等溝通渠道的應用不夠充分，這使得檔案需求者與計生業務檔案管理人員之間存在距離，計生業務檔案服務難以真正深入群眾，滿足其實際需求。

二、計生業務檔案管理服務職能發揮策略

為了進一步提升計生業務檔案管理工作服務水準，促進其服務職能的充分發揮，可采取以下幾項措施：

（一）強化計生業務檔案管理隊伍建設。隨著計生業務檔案管理內容與方式的轉變，計生業務檔案管理隊伍被提出了更高的素質要求，為保證計生業務檔案管理工作服務職能的充分發揮，現代計生業務檔案管理人員不但要具備妥善管理檔案資料的知識與能力，熟練的計算機使用技術，還要具備一定的信息處理能力和良好的溝通能力與應變能力等等。為提升計生業務檔案管理隊伍整體素質，應采取以下措施：一是要積極引進高素質檔案管理人才，尤其那些信息素質突出、服務意識較強、創新能力出色的年輕檔案人才，使其為計生業務檔案管理工作注入新鮮血液，帶動這個隊伍的不斷創新與進步。二是要通過各類在職培訓教育活動提升計生業務檔案管理人員素質，積極組織和鼓勵在職工作人員進行更深層次的培訓和技術學習，如通過專題講座、在職深造、外出學習、集體培訓、知識與技能考核等途徑實現在職人員教育，不斷提高檔案管理人員的知識結構和技術水平。

（二）強化計生業務檔案管理規范化建設。 科學、規范的計生業務檔案管理模式和手段，能夠提升計生業務檔案資源質量，提升計生業務檔案管理服務效能。因此積極開展計生業務檔案管理規范化建設有助于促進計生業務檔案管理服務職能的發揮，具體可采取以下對策：一是強化檔案管理基礎工作規范化建設，一要合理設置類目體系，二要實行定期歸檔制度，三要實行計生業務檔案工作檢查制度，四要檔案工作人員要強化法制意識，嚴格貫徹落實檔案保管，利用等有關規章制度，確保檔案的完整安全，五要認真做好年度檔案收集整理和開發利用工作，通過上述制度及配套執行機制的建設規范計生業務檔案管理基礎工作，為計生業務檔案管理服務職能的發揮奠定堅實的基礎。二是規范計生業務檔案信息化管理方法。首先，檔案應該按照其重要程度、價值多少以及利用率高低進行排序，將核心內容可以開放的檔案和使用率偏高的檔案進行特別整理。其次，應規范檔案信息錄入格式、時間、更新頻率等，并隨著信息化檔案資源的不斷豐富積極開發和完善檔案目錄，使每份電子檔案被存檔到相應的類目下，為檔案需求者查找、調用檔案資料提供方便。

（三）強化與檔案需求者的溝通。計生業務檔案資源的利用價值較高，不但為衛生和計劃生育單位自身的日常業務、管理與決策等活動提供者重要的參考價值，也滿足著其他企、事業單位，人民群眾對計生業務檔案信息的需求。為了更好地了解上述檔案需求者服務的內容，計生業務檔案管理人員應主動與之進行溝通，不但可以通過面對面溝通的形式了解他們的需要，也可通過微信公共號、新浪微博、QQ群等途徑與檔案需求者進行互動、交流，深入了解他們對計生業務檔案資源認知程度、需求、疑惑等，進而不斷調整和優化自身的服務，促進計生業務檔案管理工作服務職能的全面、有效發揮。

三、總結

綜上所述，充分發揮計生業務檔案管理工作的服務職能，是發揮計生業務檔案資源價值，促進計生政策貫徹落實的必然選擇。對此，計生業務檔案管理部門應從強化隊伍建設，強化檔案管理規范化建設以及深化與檔案需求者的溝通等途徑充分發揮自身服務職能。

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