地震重點建設項目的檔案管理要點研究

文/青海省地震局 胡愛真

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地震重點建設項目的檔案管理要點研究

文/青海省地震局 胡愛真

【摘要】地震重點建設項目是地震工作的一大重點，地震重點建設項目的檔案管理又是地震重點建設項目的一大重點。地震重點建設項目的檔案管理做得好不好，直接關系到地震工作的開展。本文從地震重點建設項目檔案管理的特點以及未來發展等多個方面對其進行了研究。

【關鍵詞】地震重點建設項目；檔案管理

隨著我國地震工作的不斷發展，地震重點建設項目也在逐漸增多，工作量變得非常大，對應的地震檔案管理工作也變得越來越繁忙和重要，地震重點建設項目成了地震檔案管理的重點。地震重點建設項目的檔案管理是促進地震重點建設項目規范、高效進行的有力保障，是促進地震工作發展的一大利器。

一、地震重點建設項目的檔案問題

（一）檔案的繁雜性。地震重點建設項目往往包括了多個工程項目，這些工程項目規模較大，參與人員多，協助部門多，因此我們所要記錄的檔案具有繁雜性的特點。具體來說，我們的檔案管理涉及工程檔案、會議檔案、設施檔案、財務檔案以及各種聲音圖像檔案等等。又因為規模的龐大，我們的資料記錄在不同的設備中，因此整理起來的難度大。

（二）檔案的科學性。這里我所講的檔案的科學性既是我們進行檔案工作的要求也是地震檔案本身的性質。地震重點項目建設是一項十分嚴謹科學的研究建設工作，所有的建設過程都有著繁雜的流程，我們的檔案就是要記錄下一次次科學又可發展的重點建設項目，使其能夠成為我們以后的地震科學研究的參考。

二、地震重點建設項目檔案管理的重要性

隨著社會的不斷發展，我們的地震重點建設項目的檔案管理工作受到了很多人的關心。由于地震重點建設項目的難度大、工程量大，很多工程都花費了很長時間，耗費了大量人力物力財力，而項目檔案正是確保項目建設不出問題的有力保障。這是因為檔案中明確記載了工程施工過程、項目管理等多方面的細則，是對項目驗收、追責到人的有力資料。同時作為地震重點建設項目的檔案，它貫穿了項目的整個過程，在項目的籌備研究、實際操作、項目驗收、試運行的各個部分都有項目檔案的身影，對整個重點建設項目的進行都有著重要的指導意義。

在檔案管理部門方面，地震重點建設項目的檔案管理也是工作的必須之處。將檔案在電子資料庫和文件室雙重備份，為今后的地震重點項目建設工作發展能夠起到積極的推動和指導作用。

三、地震重點建設項目的檔案管理要點

（一）做好上層檔案工作規劃。檔案管理工作歸根到底還是需要從領導干部開始苦下功夫，這就需要我們提高我們自身的領導工作。領導干部要把握好檔案工作的規劃計劃，認真依照檔案法等相關法律法規，對具體檔案工作進行具體工作規劃。具體方面，領導干部可以選擇召開檔案工作聯合會議，聯合相關重點建設項目負責同志，對檔案工作相關人員進行思想方面的號召和感染。在項目檔案工作中，領導干部要對項目進行實際考察和規劃，提前對檔案管理工作和項目進度的結合進行管控，做到檔案工作處于合理的控制區間下。在檔案工作進行中，領導干部應當積極參與到監察監督的過程中，設立專門的檔案工作監察監督小組，對整個項目的檔案工作進行監督，確保檔案工作的萬無一失。同時，積極派遣技術人員到一線對檔案工作進行技術支持和缺點指正，保障檔案工作的順利進行。不同單位的領導干部之間也應當互相支持，互相勉勵，積極做好上層檔案工作規劃。

（二）提升檔案管理工作過程中的責任意識。檔案管理工作中的責任意識不能僅僅從檔案管理人員方面入手，我們更應該對一線的工程技術人員進行責任意識的宣傳，讓他們在具體的工作中對檔案材料進行細致真實的收集。檔案文件的完整性、真實性、可利用性關鍵都在于一線工作人員對檔案來源的具體寫照。然而一些單位的工作人員疏忽大意，對檔案收集工作不放在心上，造成檔案從源頭上的遺漏。還有的單位只重視項目實際建設，根本不在乎檔案工作，在整個項目的建設中對檔案收集不加要求，這徹底造成了檔案的短缺和大量遺漏。在我們事后想要查閱的時候，導致無材料可看的局面，甚至造成一些難以彌補的后果。

因此，我們一定要提升檔案工作中的責任意識，檔案管理人員要密切聯系地震重點建設項目的負責單位，具體去進行檔案工作管理，把檔案收集工作落實到項目的每一個步驟中，使項目的每分每秒都存在于檔案的收錄中。在具體的工作中，我們應當派遣檔案工作人員進入項目實地，不僅要保障項目的每一個步驟都進行歸檔工作，還要對檔案材料收集人員進行簡單的培訓和指導，使他們擁有高度的責任意識，完整地記錄下檔案工作要求的內容。

（三）完善檔案管理的制度建設。制度在任何工作中永遠都是最有力的保障，在我們的檔案管理工作中同樣也是這樣。地震重點建設項目的時間長、占用資源多，在工程中我們所要共同攜手的兄弟單位也較多，因此有一套合理而又高效的檔案管理制度是我們的檔案管理工作迫切需要的。

首先，我們要對每一個地震重點建設項目的檔案管理工作高度重視。在任何一次項目的檔案工作中，與各個單位進行溝通后，我們都應該成立聯合的檔案工作組，加強對地震重點建設項目的檔案工作建設。將檔案工作人員布局在每一處需要的地方，在檔案收集后，在項目竣工后，將項目完工驗收與檔案方面的驗收進行有機的密切結合，使檔案的完善和驗收同項目一起成為嚴格的驗收制度，這樣能夠從制度層面保證項目檔案的完整性。同時我們也應該積極推進相關部門的政策出臺和大力支持，成立負責人之間的協調領導小組，不斷協調檔案工作與具體建設的關系。做到檔案工作去哪里，制度就要追到哪里，用鐵的制度保障我們的檔案管理工作圓滿完成。

（四）對涉及檔案工作的人員進行培訓。筆者認為，業務能力強的工作人員才能完成細密的檔案工作，因此我們要對涉及檔案工作的人員進行簡單又系統的業務培訓。應當包括項目執行的一線人員以及檔案工作人員。根據國家檔案法相關精神，搭配我們的一些具體的檔案工作知識對他們進行高效的培訓課程。讓項目一線人員對相關檔案工作進行了解，對相關檔案法律進行知曉，進而讓他們理解檔案工作的重要性。然后對他們的基本檔案收集能力進行培訓，使他們具體掌握檔案收集工作的要點，使一線檔案收集工作順利進行。

在檔案工作人員中，我們要加強對他們的業務培訓，使他們了解每一次重點建設項目的細致情節，做到檔案工作我知曉，確保不放過每一處應當記錄的環節。經過我們的培訓，爭取使我們的檔案工作在一線方面形成一個良好的循環，從項目的實際情況出發，不遺漏任何一處環節，不做任何一個虛假數據，使檔案工作既做到了嚴謹科學，又對項目的建設有所裨益，推動項目建設的高效進行。

（五）做好項目結束的檔案交接工作。在我們的檔案工作完成后，我們應當積極整理檔案資料，在整理完成后，由直接檔案部門率先進行驗收，對檔案進行初步的核查。在核查過程中，直接檔案部門要負好責任，對檔案進行完備的檢查驗收，對不合格、不到位的檔案資料要及時發現，追究責任到人，并及時對檔案資料進行修改更正。在初步驗收完成后，要再次進行整理，并及時上交上級有關部門，使檔案能夠及時歸檔。我們還要依照國家有關規定，積極上報重大建設項目檔案登記表，填報好有關驗收報告。

四、結語

地震重點建設項目關系到我們的國計民生，甚至是地方經濟發展的一大支撐，它的重要意義要求我們做好相關的檔案工作。地震重點建設項目的檔案是項目日后進行養護維修、改造、擴建等相關工作的重要參考和資料依據。各級檔案管理部門以及各級相關地震重點建設項目部門應當攜手并進，不留疏漏，積極做好檔案工作，使檔案管理水平不斷提高，進而促進地震重點項目的建設。