淺談商務英語信函中禮貌原則的應用

馬 諦

淺談商務英語信函中禮貌原則的應用

馬 諦

隨著全球經濟一體化的不斷發展，各國之間的經濟交流逐漸增多，商務信函已成為開展對外貿易業務的一種重要手段。而商務英語信函寫作也應遵循商務英語的語用原則，即禮貌原則。本文探討了商務英語信函寫作中的幾種禮貌策略及其應用。

商務英語 信函寫作 禮貌原則

一、商務英語信函的寫作原則

商務信函寫作并不一定要辭藻華麗﹑語句浮夸，用簡潔的語言，準確地表達自己的意思，讓對方能夠清楚地了解您想說的是什么就可以了。一般商務信函遵循以下幾個寫作原則：

（一）禮貌原則（courtesy）

禮貌不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry等就可以，而是從一個從“您為重”（You - attitude） 的角度考慮問題。為了使商務英語文書更顯禮節，撰寫者還應避免使用過激﹑冒犯和輕視的詞語。

（二）完整原則（completeness）

在信函寫作中，要注重信息的完整性，因此商務信函中應包括所有必需的信息。

（三）清楚原則（clarity）

清楚是商務英語信函寫作最重要的原則，一封語義不清的信函會引起誤解，甚至會造成貿易上的損失。清楚表達應注意選擇正確﹑簡練的詞以及正確的句子結構。一般地，商務文書的撰寫者必須將自己的意思清晰地表達出來，以便對方能夠準確地理解。

（四）體諒原則（consideration）

體諒原則強調對方的情況而非我方情況，要體現一種為他人考慮﹑多體諒對方心情和處境的態度。當撰寫商務英語文書時，要將對方的要求﹑需要﹑渴望和感情記在心中，尋找最好的方式將信息傳遞給對方。

（五）簡潔原則（conciseness）

這是要求撰寫者用最少的語言表達最豐富的內容。在寫作中， 我們應當用簡短﹑易懂﹑樸素的語言， 避免重復﹑啰嗦， 不要讓讀者覺得晦澀難懂。

（六）具體原則（concreteness）

具體原則是指要讓表達的內容準確而又生動。當涉及數據或具體的信息時，比如時間﹑地點﹑價格﹑貨號等，盡可能做到具體。這樣會使交流的內容更加清楚，也有助于加快業務的進程。

（七）正確原則（correctness）

正確原則是指不僅是語法﹑停頓和拼寫正確，也指語言標準﹑敘述恰當﹑數字精確以及對商業慣用語的正確理解。

二、商務英語信函中表達禮貌應注意的幾個方面

（一）貿易雙方地位的平等

在商務英語信函中，貿易雙方的談判應盡量建立在平等互利的基礎上，如果為了表示禮貌而過分謙卑的話反而會令對方對你的能力產生懷疑，這樣就得不償失了。

（二）要有親和力

信函是您跟收信人之間的一次交流，只不過是把交談的內容用書信方式體現了。用一些簡單有親和力的語句，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情﹑友好，就像朋友之間的談話那樣自然﹑人性化。

三、商務英語信函寫作中禮貌原則的應用

（一）運用禮貌語言

在商務英語信函寫作中，經常使用的尊稱語，親昵語﹑祝頌語乃至含蓄委婉語等都體現了禮貌原則。禮貌語言的使用，不僅能傳遞給對方感激﹑愉悅等積極情感，同時還可以委婉地提出進一步的要求，這樣可以對商務合作的成功能起到積極的推動作用。

試比較：

1. Your order NO．16 for 200，000 yards of Cotton Prints Art．NO．208 is rejected．我們拒絕了你方16號關于訂購貨號1002號印花布二十萬碼的訂單。

2. We regret to inform you that we have been unable to accept your order NO．16 for 200，000 yards of Cotton Prints Art．No．208．我們遺憾地通知你方我們已不能接受你方16號關于訂購貨號1002號印花布二十萬碼的訂單。

后一句比前一句恰當，因為后一句比較禮貌﹑含蓄，前一句則顯得直接﹑生硬。因此，后一句就是禮貌用語。

（二）強調對方本位（You attitude）

在商務英語書信中，無論是寫給誰，我們都應從對方的角度來看問題，考慮對方的處境，明白對方的難處，站在對方的立場上。采用你方觀點（You-attitude）寫信，說明我們理解對方﹑體諒對方。因此，為了體現禮貌原則，在商務英語信函寫作中。人稱盡量不使用I或we開頭而應采用用第二人稱you或其物主代詞或者your，以突出You attitude。英譯漢時多使用謙辭．稱對方為“貴方”．而稱自己為本公司﹑我方等。例如：

1. If you are interested in any of the items，please don' t hesitate to tell us.如果貴方對任何產品感興趣，請告知我方。

2. To meet your requirement，we are wiling to make some concessions to cut 5% of our price if the quantity of your individual purchase is not less than 80 tons.

為滿足貴方要求，如果貴方每次購買不少于80噸的話，我方愿意做出一些讓步，降價5%。從以上例子我們不難看出，無論你的目的是提供信息﹑說服別人還是增進友誼，最打動人的詞就是“you”和“your”。

（三）使用委婉的語氣

在商務交流中，雙方難免會有分歧．為了不因直接話語而冒犯他人，建議在商務英文信函寫作中盡量使用溫和﹑委婉的語氣。要想表達委婉的語氣在商務英文信函寫作中可以適當地使用語義模糊的詞匯如 I' m afraid ，I think，或運用虛擬語氣，疑問句等形式。例如：

Could you make payment by irrevocable L／C? 貴方可否用不可撤銷信用證付款?除了以上幾種表達方式以外，情態動詞﹑條件句﹑被動語態過去時的使用也可以起到緩和語氣的作用。委婉的語氣可以避免對對方的直接命令或指責，易被人接受，對商務溝通起到推動作用。

（四）要體現人情

當對方發生了不幸或不愉快的事情時，向對方表達關心或同情之意，并且表示一定的理解和美好的祝福，這種寫信人向收信人表達關心﹑理解或同情的方式我們稱作“展示人情味”策略。當朋友遭遇不幸時，恐怕沒有什么能比表示深切慰問的信更能讓人感激，更彰顯禮貌了。

例：We acknowledge receipt of your letter dated the 6ththis month enclosing the copy of the insurance policy，we are regret for your loss.本月6日來函和保險單復印件已經收到，我們對貴公司所遭受的損失深表同情。這是一封與遭受損失的公司就交貨期限進行磋商的信函，信中表達了己方對對方遭受的損失的同情與關心，充分體現了寫信人有人情味的一面。

（五）避免不和

在商務信函寫作中，避免不和主要表現為當寫信人不同意對方的觀點或不愿滿足對方的要求或請求時，為了不造成對對方的直接否定，維護對方的積極面子，在回信時寫信人要避免直陳不同的意見。

According to our records， you have not yet settled your account for equipment supplied to you on 16th May and 20th June this year.根據我方存檔，貴方尚未還清我方今年5月16日以及6月20日向貴方提供的設備貨物的資金。作者用According to our records 這個間接模糊限制語來緩和對方未付款的事實。

注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免使用冒犯性的語言。

四、結語

在商務活動中，商務信函不僅是溝通的橋梁，更是吸引客戶﹑建立友誼的途徑。商業信函的特點和功能決定了商務信函中必須注重禮貌原則，其撰寫的成功與否對企業開展業務有著十分重要的影響。由此可見，在日常的商務活動中，我們應注意商務英語寫作中禮貌原則的運用，這樣才能更好促進商務合作的順利開展。

（作者單位為湖北財稅職業學院）

［1］ 甘長銀.談商業書信的語用準則［J］.四川三峽學院學報，1999（6）.

［2］ 黃東梅.商業信函中的禮貌策略［D］.廣西師范大學.

［3］ 戚云方.新編外經貿英語函電與談判［M］.浙江：浙江大學出版社.

［4］ 孫志祥.英文商務書信語篇禮貌的語用探析［J］.江蘇大學學報，2002（4）.

［5］ 吳潔.商務英語的禮貌原則［J］.中國科技翻譯，2003，16（1）.