淺談學(xué)校檔案管理存在問題及解決措施

高向前

【摘要】學(xué)校檔案管理工作作為一個(gè)重要的組成部分，往往卻沒有得到學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)部門的關(guān)注和重視。隨著信息技術(shù)時(shí)代的到來，學(xué)校檔案管理工作也面臨著更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。學(xué)校的檔案管理工作應(yīng)該立足本校的實(shí)際情況，針對(duì)性開展各類形式的檔案管理工作。本文筆者就當(dāng)前學(xué)校檔案管理的情況，結(jié)合自身檔案管理的一下經(jīng)驗(yàn)，談?wù)剬W(xué)校檔案管理中存在的一些問題和解決措施，希望對(duì)學(xué)習(xí)的檔案管理提供一下淺顯的幫助和參考。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案管理；問題；措施；信息技術(shù)；情況

一、前言

學(xué)校檔案是學(xué)校集體或個(gè)人在管理、教育教學(xué)和教研等活動(dòng)中形成的有查考利用價(jià)值的各類文字、圖像、聲音等材料，它是真實(shí)、完整、系統(tǒng)地反映各項(xiàng)工作活動(dòng)的特點(diǎn)和規(guī)律的歷史記錄，是學(xué)校一切工作的綜合反映，是體現(xiàn)全校教職工勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶。它既是一個(gè)學(xué)校長期教育教學(xué)活動(dòng)中各個(gè)方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，又是促進(jìn)學(xué)校在今后工作中揚(yáng)長補(bǔ)短不斷繼續(xù)前進(jìn)的重要條件。檔案是學(xué)校工作和教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄和歷史反映，學(xué)校各部門在教育教學(xué)及其他各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，應(yīng)由學(xué)校檔案室集中統(tǒng)一管理。加強(qiáng)學(xué)校檔案的科學(xué)管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化和制度化。學(xué)校檔案室是學(xué)校的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，由學(xué)校行政校長分管，日常工作由校長辦公室、教務(wù)處具體領(lǐng)導(dǎo)。檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全校的黨群類、行政類、教育教學(xué)類、基建類、聲像類、設(shè)備類、榮譽(yù)實(shí)物類的所有檔案。檔案的最終目的是利用，是為滿足利用者的需求，就要通過各種方式向他們提供檔案材料，或進(jìn)行咨詢服務(wù)。如學(xué)生的學(xué)籍檔案對(duì)招生、招工、分配、征兵等用人單位的外調(diào)，提供出有益的和高效率的服務(wù)，使學(xué)生走上新的工作崗位之前，用人單位就已掌握其在校的基本情況和特長，有利于做到人盡其用，各盡其才。檔案工作是一項(xiàng)很平凡的工作，但看似平凡，卻是學(xué)校一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)建設(shè)。檔案不僅保存著學(xué)校歷程的記憶和學(xué)校辦學(xué)成就的輝煌，而且，也承擔(dān)著為學(xué)校前進(jìn)發(fā)展、規(guī)范管理、教育教學(xué)的推進(jìn)提供保障和支撐的艱巨任務(wù)。

二、當(dāng)前學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

目前，在很多學(xué)校中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門對(duì)于檔案管理的意識(shí)淡薄，存在一定的怠慢情緒，往往表現(xiàn)在工作熱情不高、創(chuàng)新意識(shí)缺乏、機(jī)制缺乏創(chuàng)新、工作內(nèi)容一成不變、工作原則和職能執(zhí)行不到位。部分的檔案從業(yè)人員，自身檔案管理專業(yè)素質(zhì)和技能缺乏，很多檔案管理人員有很多其他教學(xué)人員兼職，不能做到工作內(nèi)容專門性、針對(duì)性、客觀性、一致性。此外很多學(xué)校在檔案管理制度上缺乏統(tǒng)一的工作原則，管理模式僵化。

三、提高學(xué)校檔案管理成效的措施

1.強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)，提高檔案認(rèn)知

學(xué)校要強(qiáng)化學(xué)校檔案管理的思想認(rèn)識(shí)，提高全校師生對(duì)于檔案管理的認(rèn)知，鼓勵(lì)和引導(dǎo)他們?yōu)閷W(xué)校檔案管理工作提出建議和意見，推動(dòng)學(xué)校檔案管理的健康持續(xù)發(fā)展。只用從思想上把檔案管理人員的認(rèn)知提高，才能從行動(dòng)上促進(jìn)檔案管理人員落實(shí)檔案管理工作職責(zé)和職能。

2.落實(shí)學(xué)校檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理工作模式

作為學(xué)校要充分的落實(shí)檔案管理制度，用制度管人，用制度約束人，推動(dòng)檔案管理工作的穩(wěn)步推進(jìn)。激發(fā)和鼓勵(lì)檔案管理工作人員創(chuàng)新工作模式，對(duì)于在工作中有突出表現(xiàn)的應(yīng)給予肯定和獎(jiǎng)勵(lì)，規(guī)范學(xué)校檔案管理工作流程，落實(shí)學(xué)校對(duì)于檔案管理的基本要求。

3.制定并落實(shí)科學(xué)的考核和評(píng)價(jià)制度

學(xué)校在檔案管理工作中，要科學(xué)的制定和落實(shí)考核和評(píng)價(jià)制度。要把學(xué)校檔案管理人員的工作內(nèi)容、工作態(tài)度、職能表現(xiàn)、業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力、檔案管理能力、服務(wù)精神等都納入到考核和評(píng)價(jià)制度中去，并且把考核的結(jié)果與職稱、晉升等關(guān)系到管理人員切身利益的事項(xiàng)聯(lián)系起來，全面的推動(dòng)學(xué)校檔案管理穩(wěn)步推進(jìn)。在落實(shí)考察制度時(shí)，要切實(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)過程中的評(píng)價(jià)模式，避免好的制度最后成為“花瓶”淪為形式主義。

結(jié)語、

近年來，隨著學(xué)校檔案管理工作的進(jìn)一步開展和創(chuàng)新，對(duì)學(xué)校檔案管理工作提出了更高的要求。作為學(xué)校要充分的充實(shí)到學(xué)校檔案管理的重要性，切實(shí)從思想上轉(zhuǎn)變學(xué)校檔案管理的認(rèn)識(shí)和理解，提高學(xué)習(xí)檔案管理的成效。此外還要充分的發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，切實(shí)的鼓勵(lì)和引導(dǎo)他們創(chuàng)新學(xué)校檔案管理模式和工作方向。作為學(xué)校檔案管理人員，要切實(shí)的與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)和參與各類檔案管理的業(yè)務(wù)和技能培訓(xùn)，推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作的進(jìn)一步落實(shí)。

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