淺談做好企業退休人員檔案管理的對策

鄧楊

【摘要】企業退休人員檔案管理是企業人事檔案管理工作的重要組成部分，是為企業退休人員服務的一項工作。隨著各省（市）企業退休人員檔案管理實施辦法的陸續出臺并實施，企業退休人員檔案管理取得了很大進步，但仍然存在一定的問題。本文針對企業退休人員檔案管理工作進行了淺要分析，探討提高企業退休人員檔案管理水平的建議和對策。

【關鍵詞】企業；退休人員；檔案管理；對策

企業退休人員檔案管理是由證明其個人經歷、職業能力、工資水平及參加社會保險等方面的文件材料組成，是檔案事業的組成部分。做好企業退休人員檔案管理，有助于推進企業退休人員社會化管理服務工作，更好地服務于退休人員。企業退休人員檔案管理是一項綜合性管理工作，但也存在一些實際問題，有待于在今后的工作中加以解決。

一、 加強企業退休人員檔案管理的重要意義

退休人員檔案是由證明其個人經歷、職業能力、工資水平及參加社會保險等方面的文件材料組成，是歷史、全面、真實反映退休人員情況的重要依據。為了加強企業退休人員檔案管理工作，國家出臺了《關于積極推進企業退休人員社會化管理服務工作的意見》（中辦發〔2003〕16號），各省（區、市）也根據《中華人民共和國檔案法》和當地《檔案管理條例》分別出臺了推進企業退休人員社會化管理服務工作的實施意見，從而明確了退休人員檔案管理的主體、條件、管理機構和人員職責、崗位設置、檔案材料保管等程序和檔案利用流程。在經濟社會發展的新常態下，加強企業退休人員檔案管理，有利于增強對企業退休人員的服務功能，有利于真實反映退休人員的情況，保障退休人員的切身利益。

二、企業退休人員檔案管理存在的主要問題

目前，企業退休人員檔案管理主要存在以下幾方面的問題：

一是檔案管理制度不完善。雖然各地已經加大了對企業退休人員檔案的管理力度，但在檔案管理制度上仍然存在一定的缺陷，比如存在地區間發展不平衡的現象，發達地區在企業退休人員檔案管理方面較為先進，而有的落后地區、小城鎮等沒有建立起相應的檔案管理制度，影響了退休人員檔案管理的整體發展；又比如有的管理部門退休人員檔案管理制度不健全，對退休人員的資料收集不完整，在檔案管理制度中對檔案借閱、保密、利用等方面沒有進行規范化管理，導致檔案混亂現象突出，嚴重影響了企業退休人員檔案管理制度，缺乏規范化和標準化。

二是檔案移交接收管理不規范。企業退休人員檔案的管理分別由省級養老保險經辦機構、市（州）養老保險經辦機構、縣（市）養老保險經辦機構等承擔，并由各級各類企業的同級檔案行政管理部門負責監管和指導。綜觀各地管理辦法，均要求各參保企業和檔案托管單位盡快完成退休人員檔案移交的工作。但在實際工作中，檔案的移交和接收管理不夠規范，導致退休人員檔案材料不齊全、檔案分類混亂、缺少關鍵材料等現象十分突出，不僅影響了檔案利用，也容易引發關于檔案管理的糾紛。

三是檔案利用率低，檢索效率低下。企業退休人員檔案的利用主要集中在辦理復查工齡、工傷轉退休、更改戶籍信息查詢、經濟房及拆遷房事宜查詢、提供退休人員補辦《退休證》材料、為退休人員醫療清算提供材料、提供退休人員子女入黨與參軍政審材料、辦理死亡退休人員的喪葬撫恤費和遺屬困難生活補助費等方面，涵蓋的內容較廣。但由于企業退休人員檔案管理的不規范，加之檔案信息化建設力度薄弱，導致檔案利用率低下，檔案查閱困難，在一定程度上影響了檔案管理水平的提高。

三、加強企業退休人員檔案管理的對策建議

一是健全完善企業退休人員檔案管理機制。健全完善的管理機制是做好企業退休人員檔案管理工作的制度保障。有關管理部門應建立科學、完善的管理機制，增強企業退休人員檔案管理的針對性和有效性。同時加大退休人員檔案管理的信息化建設力度，運用計算機技術、信息技術、數據庫技術等，把企業退休人員檔案管理轉變為信息化管理，提高檔案的利用效率。

二是加強宣傳，提高對退休人員檔案管理的認識。有關部門應加強《檔案法》《社會保險法》以及企業退休人員檔案管理實施辦法等法律法規的宣傳，提高檔案管理部門、企業、退休人員對檔案管理的認識，營造人人懂檔案、人人關注檔案管理的良好氛圍。

三是做好檔案移交接收工作。檔案管理部門及企業檔案管理人員應深入學習有關法律法規和規章制度，掌握檔案管理專業知識和技能，強化企業退休人員檔案移交接收工作，從而在企業退休人員數量不斷增加、退休人員檔案頻繁移交的形勢下，做好人事檔案管理工作。

四是轉變檔案管理觀念。進一步轉變企業退休人員檔案管理觀念，把以往的管理意識向管理、服務并重轉變，提高檔案管理的有效性和針對性，發揮企業退休人員檔案對社會和諧、老有所養、老有所為的重要作用。

總之，做好企業退休人員檔案管理是一項重要的基礎性工作，企業及相關經辦機構應建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理水平，增強企業退休人員檔案管理服務水平。

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