人事檔案信息管理無紙化與保密措施的分析

王礁

【摘要】本文重點探討了信息時代下實現人事檔案信息管理無紙化的有效路徑，以及應采取的保密措施，旨在提高人事檔案信息管理效率與保密性。

【關鍵詞】信息時代；人事檔案信息管理；無紙化；保密措施

人事檔案信息管理是一項復雜的工作，不僅包含內容多，內容復雜繁瑣，而且信息不斷動態變化，增加了檔案信息管理的難度。另外，人事檔案信息管理主要是與單位內部員工相關的個人基本信息，不管是對企業還是員工本身都非常重要，因而必須要采有一種無紙化、保密性技術措施來對其進行管理。

一、信息時代實現人事檔案管理無紙化的有效途徑

（一）構建紙質——電子檔案并行管理機制。雖然信息技術的引入實現了人事檔案管理的信息化與無紙化，但這種無紙化是相對傳統完全紙質辦公形式而言的，并不是完全的脫離紙質辦公，在某些地方還是需要使用紙質進行辦公的，如文件打印等。在正確認識這一點的前提下，構建紙質——電子檔案并行的人事檔案管理機制，提高紙質辦公與電子檔案管理工作之間的協調性與同步性，充分發揮紙質辦公優勢與電子檔案管理優勢，有利于進一步提升人事檔案管理的無紙化與信息化。紙質文件利于長期保存，而電子檔案便于反復檢索與查看，根據各自的特點，在無紙化管理人事檔案信息時，可以將電子文件進行備份后再打印出一份紙質文件，將紙質文件保存起來。更新時，應保證電子文件與紙質文件信息的一一對應，實現真正意義上的無紙化人事檔案信息管理。

（二）提高管理人員信息技能與職業素養。檔案管理人員的信息素養與技能水平直接影響著人事檔案信息管理工作效率與無紙化實現的程度。因此，要想進一步提高人事檔案信息管理的無紙化，就需要不斷提升管理人員的信息技術技能與素養。企業應根據自身人事檔案信息管理需求與管理方式，總結當前管理存在的不足，有針對性地定期開展職業培訓與素質教育，在培訓過程中要求全體管理人員積極學習先進信息技術，包括計算機網絡、計算機技術、數據庫技術等，提高管理人員整體技能水平，進而提高人事檔案信息管理技術含量。在素質教育過程中，引導管理人員樹立正確的價值觀、人生觀，營造良好工作氛圍，加強對自身工作的責任心與對人事檔案信息管理的重視度，提高管理人員職業素養。

二、信息時代人事檔案管理保密措施

（一）建立人事信息安全保密控制體系。信息時代為人事檔案信息管理保密措施的實施提供了許多安全性技術，可以較好地滿足多數企業人事檔案信息管理安全保密需求。企業應對這些先進技術進行充分利用、綜合利用，積極構建人事檔案信息管理安全保密控制體系，利用該控制體系提高人事檔案信息的安全性與保密性，可以降低信息泄露、截獲、篡改等現象發生的可能性。目前，與安全保密相關的技術主要有加密技術、數據備份技術、隔離技術、防泄露技術、控制技術、鑒別技術等。運用加密技術對人事檔案信息數據庫系統中的數據進行加密處理，尤其是重要私人信息，可以有效防止數據泄露。運用備份技術對數據進行定期備份，即使數據丟失也可以避免造成損失。運用隔離技術將入侵的病毒、非授權用戶隔離起來，防止非授權訪問。運用控制技術對人事檔案信息進行加強控制，防泄漏技術防止信息泄露，鑒別系統用戶，可以大大提高人事檔案信息管理的保密性。

（二）加強安全網絡建設，提高網絡安全性。企業在構建內部人事檔案信息管理網絡平臺時，應高度重視網絡安全的重要性，充分做好網絡安全防護工作與檔案信息的安全保密工作，通過應用各種安全防護技術措施，實現最大限度上降低安全風險發生概率，降低信息泄露的可能性。網絡安全性的提高必須要有先進安全技術提供支持，并對網絡各節點進行合理設置，統一網絡標準協議，規范網絡建設行為。從物理安全與信息安全兩方面入手，提高網絡的物理安全，需要企業不斷完善硬件設施配備，優化網絡電源電路設計，做好各設備的運行維護工作，保障硬件設施設備運行狀態良好。提高網絡的信息安全，要求在建設內部網絡時，對應用程序進行優化編輯編譯，強化軟件數據處理功能、計算功能等各項功能，對信息采集系統進行合理建設，科學分配各設備裝置，保證整體工作的協調性與流暢性，提高信息的完整性、真實性與有效性，確保信息安全可用。

三、結語

雖然信息技術在人事檔案信息管理中的應用在一定程度上實現了信息管理的無紙化、數字化，但目前這種無紙化程度還較低，信息安全保密性也較低，需要在今后的信息化建設中不斷提升無紙化管理水平，提高信息系統的安全保密性，順應信息時代的發展。

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