如何實現醫院檔案管理信息化

黃艷秀

【摘要】目前，對醫院檔案進行信息化建設已勢在必行。所謂檔案信息化就是在檔案工作中充分利用現代計算機技術、網絡技術、信息技術，對檔案資源進行處理、管理、開發并提供利用，達到為社會發展提供服務的目的。對醫院來說，它是科學高效地為醫療、科研等各項工作服務的有力保證。

【關鍵詞】醫院；檔案管理；信息化

一、醫院檔案信息化建設的必要性

（一）大量數字化檔案信息形成。計算機和網絡技術的發展促使電子文件大量產生，醫院的數字化檔案信息主要來自兩方面。一方面產生于醫院日常行政事務中。目前，本單位、上級以及有關部門下發的文件、報表、通知等大多通過網絡傳達，傳統的檔案管理建立在手工管理基礎上，已不能適應新形勢下檔案的存儲、收集、管理和利用。另一方面產生于醫療業務流程中。計算機的普及，使得目前大多數醫院在日常醫療事務中廣泛采取網絡信息系統管理方式。病人從住院掛號開始便進入到計算機網絡化管理之中。信息化從根本上改變了醫院的管理模式，這一轉變要求醫院檔案信息化建設必然要有新思路、新想法，必然要變革傳統的管理模式，適應全方位信息交流的客觀形勢。

（二）民眾對檔案信息數字化利用的需求日益高漲。目前很多醫院病人在出院后，如需利用病案內容進行醫療費報銷或會診，只能在出院的15個工作日后，由病人或家屬重返醫院到各部門辦理相關手續后，才能拿到。這對于路途遙遠或行動不便的利用者來說是一件苦不堪言的事情。如果醫院能夠提供電子病歷檔案，檔案利用者在家里通過網絡與醫院檔案部門聯系，利用網絡辦理相關手續后，就可取得自己的病歷檔案，這對于廣大患者和病歷檔案利用者來說無疑是一件偉大的善舉。

二、醫院檔案信息化建設的新思路

（一）強化檔案信息化建設的意識。檔案信息化建設水平的高低，取決于院領導的支持和各級部門的積極參與，尤其是領導思想意識的提高。領導如果能將單位的信息化建設提高到醫院發展戰略的高度去對待，加大檔案信息建設的投資力度，改進管理手段，將對檔案信息化建設起到極大的推動作用。同時檔案工作人員在檔案信息化建設中也要保持主人翁姿態，積極主動地宣傳相關的法律法規。擁護并支持醫院的檔案信息化建設是每個員工義不容辭的責任。

（二）加強基礎設施和人才隊伍的建設。良好的軟硬件設施是實現檔案管理信息化的基礎，因此要加快檔案信息化建設，就要加大資金投入力度，配置與檔案管理現代化相適應的軟硬件，實現檔案網絡化管理。同時必須加強人才培養儲備。采取“請進來，送出去”等多種方式，開展業務培訓，積極引進檔案專業人才和計算機專業人才，為檔案信息化建設提供必要的人才保障。

（三）建立醫院局域網，實現醫院檔案管理網絡化。因為局域網適用范圍小，網絡獨立性強，故其安全性最高。醫院檔案部門在規范室藏的基礎上建立局域網，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為醫院信息中心，并在中心網絡平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理、電子論壇、網上公布、檔案查閱等內容，即醫院信息中心檔案管理網絡。這樣，通過醫院內部局域網，將醫院各業務流程中的信息集中起來進行有效整合，通過定期在局域網上發布最新檔案信息、目錄，讓員工隨時獲得醫院信息，實現資源共享，促進檔案工作成果及時轉化和應用。從而提高檔案管理和利用效率，形成檔案信息化服務的良性循環。

（四）重視并加強檔案信息安全管理。首先檔案管理者應提高安全防范意識，規范個人行為，務必保證檔案實體完好無損，對涂改、丟失或擅自銷毀檔案等行為堅決預防和制止。此外，網絡環境下檔案信息的安全問題也應引起檔案工作者的重視。

三、結語

實現醫院檔案管理現代化是確保醫療事業可持續發展的需要，是醫院現代化信息管理的重要組成部分。信息時代既給檔案工作帶來了嚴峻的挑戰，更為其帶來了極好的機遇。這也要求我們醫院檔案工作者不斷學習、不斷進取，以完善的專業知識和豐富的信息處理、計算機操作等技能，提高新時期下檔案工作者的自身素質修養，以滿足社會進步和醫院發展對檔案管理不斷提高的要求，為建設有中國特色的社會主義醫院檔案事業、為更好地服務于社會主義和諧社會建設作出貢獻。