行政事業(yè)單位辦公室人員職能探究

蘭嵐

【摘要】行政事業(yè)單位作為特殊性質(zhì)的非營利性組織，其主要職能在于實(shí)現(xiàn)社會效益。行政事業(yè)單位的主要職能是承擔(dān)一些社會公用事業(yè)或類似工作，主要提供的業(yè)務(wù)以服務(wù)且非盈利為主，是一項(xiàng)“情商”“智商”兼顧工作。因此，作為行政事業(yè)單位的辦公室人員，如何處理好各方面的關(guān)系，做好相關(guān)管理與服務(wù)工作，促進(jìn)事業(yè)單位業(yè)務(wù)的順利推進(jìn)，尤為重要。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)辦公室；人員職能

行政事業(yè)單位作為我國一類特殊的非營利組織，其主要職能在于為國家各類經(jīng)濟(jì)組織、人民群眾提供社會公用事業(yè)或類似職能的相關(guān)服務(wù)。在行政事業(yè)單位中，根據(jù)國家組織人事部門的相關(guān)精神，按照“三定”方案，配置不同的部門與人員編制。在其中，辦公室作為后勤、文書、領(lǐng)導(dǎo)參謀等角色是非常突出的，是組織機(jī)構(gòu)中“職能制”最典型的體現(xiàn)。因此，在這樣的情況下，討論辦公室人員的相關(guān)素質(zhì)要求與工作具體標(biāo)準(zhǔn)，有其現(xiàn)實(shí)意義。

一、行政事業(yè)單位辦公室人員的基本素質(zhì)要求

（一）綜合協(xié)調(diào)能力。一般來講，辦公室工作是相當(dāng)繁雜的，而由于規(guī)模限制，行政事業(yè)單位的人員配置又不可能很多，因此“分工不分家”是辦公室工作的常態(tài)。辦公室人員工作的“服務(wù)意識”是一種角色意識，是辦公室人員基于工作實(shí)踐而形成的對自我的職能地位和由此規(guī)定的職責(zé)的直覺、理解和體驗(yàn)。隨著信息化的發(fā)展，辦公室人員把全部或部分的體力活動交給計(jì)算機(jī)去完成，工作內(nèi)容和方式發(fā)生了變化。但是，服務(wù)意識是辦公室人員在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的過程中產(chǎn)生的，應(yīng)隨著工作方式的改變而不斷更新。做好服務(wù)的核心是綜合協(xié)調(diào)，各項(xiàng)事務(wù)、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門、科室之間需要辦公室進(jìn)行輕重緩急、有張有馳的綜合協(xié)調(diào)，保證整個單位的團(tuán)結(jié)與業(yè)務(wù)順利開展。

（二）應(yīng)對信息化的能力。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化已成為現(xiàn)代辦公室人員工作的重要組成部分，對辦公室人員工作產(chǎn)生了深刻的影響。這些影響主要體現(xiàn)在：辦公自動化提高了辦公室人員工作的效率和質(zhì)量，擴(kuò)大了信息來源，提升了辦公室人員工作職能，促進(jìn)了辦公室人員的觀念轉(zhuǎn)變。辦公室人員在新形勢下，應(yīng)提高重視程度，提升自身綜合能力，加強(qiáng)保密意識，更新服務(wù)理念，以積極應(yīng)對辦公自動化的不斷發(fā)展。

（三）保密的觀念與操守。作為行政事業(yè)單位，對于諸多業(yè)務(wù)項(xiàng)目，既關(guān)系到黨和政府的一些政策執(zhí)行，關(guān)系到一些社會服務(wù)的開展，還關(guān)系到一些群眾的隱私保護(hù)。同時，由于工作的特殊性，各項(xiàng)業(yè)務(wù)部門的事務(wù)，都可能匯集到辦公室（如檔案管理、審批流程、人事任免等）。傳統(tǒng)的信息載體，從甲骨文到紙卷，經(jīng)歷了數(shù)千年。在當(dāng)前，通過網(wǎng)絡(luò)等進(jìn)行審批、檔案保存，如果需要長期保存的數(shù)據(jù)，可以使用光盤刻錄。需要送呈領(lǐng)導(dǎo)或會議討論的載體，可以制作電子幻燈片（PPT），或者視頻展示。在信息化條件下，數(shù)字化的信息非常便于復(fù)制，所以，對從事信息工作的相關(guān)人員來說，保密工作也提高難度了。

二、發(fā)揮行政事業(yè)單位辦公室人員的基本職能的策略

（一）提升綜合協(xié)調(diào)能力。首先，辦公室人員應(yīng)意識到服務(wù)是辦公室工作的根本。這里的服務(wù)一方面是對單位外的其他單位、群眾進(jìn)行服務(wù)。如與其他單位的業(yè)務(wù)交流、接洽等。另一方面是對單位內(nèi)部的相關(guān)服務(wù)，如對本單位其他部門的流程審批、單位內(nèi)部人員的檔案管理等等。只有調(diào)整好了心態(tài)，才能提升工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量。辦公室人員服務(wù)意識得到更新，一定程度上使服務(wù)工作的質(zhì)量得到提高，有利于服務(wù)工作的深入展開。其次，辦公室人員應(yīng)意識到有更多的服務(wù)方式有待運(yùn)用與創(chuàng)建。隨著辦公自動化的發(fā)展，辦公室人員可憑借各種辦公設(shè)備與軟件為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，服務(wù)方式就變得更加多樣化。最后，辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)直接的參謀與助手，不參與直接決策，但需要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供一些參考和意見。同時，辦公室要利用其自身?xiàng)l件，收集業(yè)務(wù)開展或決策進(jìn)行的相關(guān)信息，在適當(dāng)?shù)臅r候向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報。值得一提的是，由于辦公室人員的特殊身份，要堅(jiān)持“參謀不決策，管家不當(dāng)家”這樣的一種心態(tài)，獻(xiàn)言獻(xiàn)策要盡量客觀，不摻雜個人喜好，不影響領(lǐng)導(dǎo)決定。對于不同的業(yè)務(wù)項(xiàng)目，事前要做好“功課”，充分收集決策可能用到的資料與信息，在必要時向領(lǐng)導(dǎo)提供。

（二）提升信息化應(yīng)用水平。辦公自動化促進(jìn)了辦公室人員辦公風(fēng)貌的整體改變，使整個辦公過程呈現(xiàn)出條理化、系統(tǒng)化。而在傳統(tǒng)的辦公方式下，辦公室內(nèi)可能堆滿了紙張，造成辦公室凌亂不堪，嚴(yán)重影響辦公的效率和質(zhì)量。在這樣的工作環(huán)境里，辦公室人員難免產(chǎn)生一些錯誤，此外還可能造成精神的過分緊張和焦慮。在采用了辦公自動化的單位，辦公室人員利用高科技的通信手段實(shí)現(xiàn)信息的互通和共享，各項(xiàng)工作有條不紊。人在這樣的工作環(huán)境中的精神也比較輕松、愉快，工作起來不用像以前那樣承受巨大的壓力，有利于促進(jìn)辦公室人員身心健康。

（三）做好保密相關(guān)工作。保密是辦公室必須的工作觀念。信息來源的廣泛性以及呈現(xiàn)的海量性，需要信息相關(guān)工作者必須具有足夠的專業(yè)知識與審慎的工作態(tài)度來進(jìn)行鑒別，篩選掉錯誤。首先，辦公室人員要認(rèn)識到保密的重要性。要本著干好本職工作的立場，不打聽、不傳播與工作無關(guān)的信息。其次，涉及到需要保密的，尚未公開的政策或決定，雖然由于工作原因已經(jīng)知曉，但在公布、解密之前，不得傳播與議論，更不能將會議尚未議定或者尚未宣布的事項(xiàng)擅自傳播，以免給單位業(yè)務(wù)開展帶來不利影響，導(dǎo)致單位形象受損。

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