國外檔案事業(yè)體制發(fā)展模式及其分析

摘 要： 當今世界現行檔案事業(yè)體制主要有分散式和集中式兩種。美國是采用分散式檔案事業(yè)體制最具代表性的國家，其檔案事業(yè)體制既具有集中管理的優(yōu)點，又體現了多樣、分散的特點，發(fā)展模式獨特高效，主要表現為：國家采取分散的協(xié)調模式，而各地方政府采取集中管理的模式；各行業(yè)協(xié)會互聯互通；生命周期理論和文檔一體化管理；連橫、合縱等。但從整個國家來看，檔案機構各自為政，也會造成重復建檔和一些珍貴檔案散失等現象。

關鍵詞：檔案事業(yè)體制 分散式檔案體制 發(fā)展模式 美國

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）08-0061-02

檔案事業(yè)體制是一個國家管理其全部檔案和檔案工作的方式和組織制度，它是國家行政管理體制的有機組成部分，為了適應市場經濟，它將會隨著社會市場經濟和政治體制的加速改革而變革，主要包括檔案機構的設置、權限劃分、隸屬關系等內容。

一、現行檔案事業(yè)體制發(fā)展模式

任何一個國家的檔案事業(yè)體制都與本國的政治體制、檔案學理論體系以及歷史文化傳統(tǒng)分不開的。當今世界現行檔案事業(yè)體制主要有集中式檔案事業(yè)體制和分散式檔案事業(yè)體制兩種。這兩種體制各有優(yōu)劣，各國如何選擇主要依據本國的國情來選擇和決定適合自己的管理體制。

1.集中式檔案事業(yè)體制

集中式檔案事業(yè)體制是指地方檔案機構受中央檔案機構的領導與監(jiān)督，檔案行政管理機關是一個國家的檔案管理業(yè)務中心，有權力對檔案機構進行監(jiān)督和指導。主要有兩種模式，一種是設國家檔案局來統(tǒng)一領導全國檔案事業(yè)，這種模式是由國家檔案局履行行政管理職能，籌劃國家檔案事業(yè)建設，領導和監(jiān)督各級檔案館的工作，其檔案事業(yè)體制是實行“統(tǒng)一領導，分級管理”與“雙重管理”的模式相結合。另一種是由國家檔案館負責監(jiān)督和領導所有檔案館的工作，這種模式下的檔案事業(yè)體制不單獨設立檔案行政管理機關，國家檔案館具有二合一的雙重職能，即“局管合一”體制與“一個機構，行駛兩種職能”的模式，地方檔案館只是作為總館的一個分館，形成明顯的隸屬關系。[1]

2.分散式檔案事業(yè)體制

分散式檔案事業(yè)體制是指國家不設立檔案行政管理機關，實行中央和地方分權管理，各負其責，各自負責自己職權范圍內的檔案，彼此無法定縱向隸屬和橫向業(yè)務聯系。實行這種檔案事業(yè)體制的國家大都是聯邦制或聯邦制國家。美國是采用分散式管理模式最具有代表性的國家。本文以美國為例，分析國外檔案事業(yè)體制發(fā)展模式。[2]

二、美國檔案事業(yè)體制發(fā)展模式

1.美國的檔案工作機構

美國歷來就十分重視檔案工作，不僅是從檔案機構、相關人員還是工作內容都從制度上作了明確的規(guī)定。它實行的是分散式管理模式，其結構特點是全局分散，中央集中的模式。美國的檔案工作機構主要有聯邦機構和非聯邦機構兩類（見下表），聯邦機構是非營利性檔案機構，由聯邦政府提供所有資金來支持工作。

聯邦檔案機構國家檔案和文件署，署長由總統(tǒng)任命，所有工作人員都為公務員。國家檔案及文件署負責對聯邦政府形成的檔案進行集中管理，下設10個內部職能機構，它們分別是：署長辦公室、國家檔案館、總統(tǒng)圖書館、文件管理部、公共計劃部、文件保護部、行政事務辦公室、國家歷史出版物、聯邦登記部、聯邦文件中心部與文件委員會。

國家檔案館是國家檔案及文件署內設機構之一，整個聯邦政府只有一個檔案館，所有聯邦政府機構產生的檔案都必須向它移交，僅員工就有3000多人，在全國設立了44個聯邦檔案存儲機構，11個分館，各檔案以就近保管為原則，各分館負責接收各地機構產生的檔案，其編制和經費和總管是一致的，管理方法也是統(tǒng)一的。

總統(tǒng)圖書館也是國家檔案及文件署的內設機構之一，它是集檔案館、圖書館、博物館功能于一身的特殊檔案機構，既要保管總統(tǒng)的檔案文件，又要負責收藏總統(tǒng)的個人物品、圖書、藝術品以及總統(tǒng)接受的各種贈品和各種收藏品，實際上總統(tǒng)圖書館是保管總統(tǒng)檔案文件、收藏歷史資料以及提供利用服務的場所。

2.美國檔案機構的隸屬關系

美國沒有設立檔案行政事業(yè)管理機關，中央和地方對檔案都是實行分權管理，各施其責的原則，各檔案館之間無上下級隸屬關系。非聯邦檔案機構在體制上，有的隸屬于各州和地方政府，有的則隸屬于州圖書館或歷史協(xié)會。

3.美國檔案工作機構的權限劃分

聯邦制檔案機構國家檔案和文件署（NARA）的主要職能是：制定管理聯邦政府文件的方針和工作程序，指導并監(jiān)督各政府機構的文件管理，制定文件保管期限，指導和檢查具有永久保存價值和歷史價值的文件進館，督促各機構向聯邦政府文件中心移交半現成文件，制定法律、法令和總統(tǒng)文件等。

非聯邦制檔案機構，它不受國家檔案和文件署管轄，聯邦制檔案機構制定的管理法《聯邦文件管理法》對他們也沒任何法律約束力，各檔案館管理各有特色，自成體系。州縣檔案館由州縣政府全額撥款，依照本地政府制定的相關標準、法律、法規(guī)進行檔案管理。[3]

4.美國檔案事業(yè)體制發(fā)展模式的特點

美國檔案事業(yè)體制分散協(xié)調發(fā)展模式最大的優(yōu)點是：各州和地方檔案機構與聯邦政府之間沒有隸屬關系，各檔案機構有極大的自主權，可以自由開展檔案工作，不受統(tǒng)一的政策和法律指令來約束自己的工作，只管整理有利用價值的檔案，無須盲目的追求館藏數量和優(yōu)化館藏結構。這樣各檔案機構可因地制宜大膽的制定工作制度，充分調動機構的工作積極性和主動性，其體制模式具有靈活多樣、積極務實、相互補充、覆蓋廣泛、高效獨特等特點。

三、美國檔案事業(yè)體制發(fā)展模式分析

1.國家檔案事業(yè)體制采用分散的協(xié)調發(fā)展模式

美國檔案事業(yè)體制發(fā)展模式主要是分散的協(xié)調模式，即聯邦、州、地方政府分別建立自己的政府檔案管理部門，負責本身的檔案建設與管理。國家檔案與文件署只統(tǒng)管聯邦政府的檔案工作與文件的行政管理機構，美國政府不過問各州、地方政府的檔案事務，各州、地方政府自行決定本州的檔案管理體制及其檔案管理辦法，因此，各州、地方政府的檔案體制也多種多樣，有由州、地方政府直接領導的檔案機構；也有由州、地方政府直接授權歷史協(xié)會管理的檔案機構；還有由州、地方政府圖書館開展檔案工作而沒有設立專門的檔案機構的。各大私營企業(yè)、教會、大學分別建立自己的檔案管理部門，負責本身的檔案建設與管理，它們當地政府部門無上下隸屬關系，各檔案管理部門之間無隸屬關系，檔案工作由本館自行決定，各自為政，政府檔案部門無權過問一切檔案事務。與這對建立獨具特色的檔案提供了無限廣袤的發(fā)展空間。[4]

2.各級政府內部采用集中管理的檔案發(fā)展模式

美國的聯邦和非聯邦檔案部門都負責本級政府的檔案管理，而各級組成部門內部不再設立檔案機構，實現檔案集中統(tǒng)一管理和對外服務，減少了各部門之間因不協(xié)調而產生的矛盾，加快了文件向檔案轉變的過程，克服了檔案管理不及時的現象，同時，也大大地提高了工作效率和服務質量。

3.各檔案部門通過行業(yè)協(xié)會互聯互通的發(fā)展模式

美國國家檔案和文件署負責制定法律、法規(guī)、相關標準和規(guī)范程序，供各級檔案部門所用，各聯邦政府機構均設置有經國家檔案和文件署培訓認證的專職管理員，負責本部門的檔案收集、整理和鑒定工作，并按要求向國家檔案館移交檔案。美國各檔案機構的協(xié)調工作主要是依靠檔案工作者協(xié)會、國家文件管理協(xié)會、地區(qū)性專業(yè)協(xié)會等行業(yè)協(xié)會來完成，行業(yè)協(xié)會設立有檔案工作處，每年都會不定期的召開檔案工作會議，相互交流經驗，維持各檔案館之間的聯系與互相協(xié)作。另外，行業(yè)協(xié)會還會舉辦培訓班、繼續(xù)教育、講座等以提升整個工作人員的素質和技能，因此，行業(yè)協(xié)會在各檔案館之間的紐帶作用就顯得尤為突出。

4.依據文件生命周期理論，實現文檔一體化管理的發(fā)展模式

美國對文件的管理非常標準和規(guī)范，從源頭抓起，在登記、整理、鑒定、保護、儲藏、著錄、查閱、利用等環(huán)節(jié)上都嚴格按照標準化、規(guī)范化的程序進行，各個環(huán)節(jié)都要考慮檔案的業(yè)務價值，半現行文件全部移交文件中心保管，依據生命周期理論，檔案機構和文件中心可以對文件的整個生命過程進行有效鑒定和控制，文件檔案一旦失去了價值就一概銷毀，只有把永久保存的文件才移交檔案館保管，所以在美國他們會設立有大量的文件中心，僅聯邦級的文件中心就有15個，全部是保管各州、政府的半現行文件。這樣既確保了文件的質量，又為檔案管理打下了堅石的基礎，真正實現了文檔一體化管理。同時，有效地控制館藏數量日益膨脹的壓力，大大減少人力、物力和財力的支出費用，提高了檔案的利用效率。[5]

5.“連橫”、“合縱”的發(fā)展模式

美國十分重視檔案的利用，重視檔案內容和形式多元化，2012年美國第76屆檔案工作會議的主題是“超越界限”，也就是要打破傳統(tǒng)的獨立運行的工作模式，借助不同地域不同行業(yè)的優(yōu)越，相互補充，更好地實現檔案資源共享。“連橫”即圖書、情報、檔案一體化發(fā)展，“合縱”即跨行業(yè)、跨領域發(fā)展。[6]

6.美國檔案體制事業(yè)發(fā)展模式存在的不足

從美國檔案體制發(fā)展模式看，主要存在以下不足，第一，聯邦檔案機構的行政管理職能太弱。第二，美國地方檔案機構都是各自為政，專門專業(yè)的檔案機構，如：企業(yè)、教會、大學等檔案機構與當地政府無上下級隸屬關系，政府部門無權過問其檔案事務，管理形式過于分散。這種各自為政的模式，雖然對于某一檔案機構來說，可以因地制宜，優(yōu)化館藏，但就整個國家來說就有可能導致重復建檔案或者漏建，造成珍貴檔案散失等現象。[7]

參考文獻

[1]楊玥.我國檔案事業(yè)管理體制研究[D].安徽大學，2014.4。

[2][5]羅永平.現行中外檔案事業(yè)管理體制比較[J].貴州檔案，1999（5）：17-19。

[3]黃鳳平、葉惠杰.美國檔案工作的印象及啟示[J].云南檔案，2015（1）：11-17。

[4]馬仁杰、汪傳雷.對西方國家檔案資源管理模式的認識[J].檔案學通訊，2014（6）：71-73

[6]馬仁杰、王露堯、費燕.美國高校檔案工作發(fā)展的現狀及發(fā)展趨勢[J].蘭臺世界，2015（8）：4。

[7]辛維鐸.中美檔案事業(yè)管理體制的異同[J].蘭臺世界，2014（4）：14-15。

作者簡介：譚偉貞、女、（1970.10-）、副研究館員、碩士、主要研究方向：檔案管理。