談談移動設備在辦公自動化中的應用

金艷屏

摘 要： 本文提出將移動設備應用到辦公自動化中的思想，分析移動設備在移動辦公中的作用， 并對如何運用技術工具來制作、存儲、共享企業內的信息進行探討。

關鍵詞：移動設備 辦公自動化 移動UI平臺 APP

中圖分類號：TP3 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）08-0015-01

一、引言

科技在日新月異的今天顯得尤為重要，移動設備（手機、平板電腦等）的功能越來越強大，已不僅僅是簡單的通話工具，它融入到我們生活的方方面面。隨著移動設備系統的軟件日益強大，將日常工作與移動設備關聯，通過移動設備隨時隨地的辦公已成為新一代辦公自動化系統的發展方向。本文介紹了如何把UI設計理念融入到企業辦公自動化系統中，使辦公效率獲得有效的提升。

二、移動UI設計的理念

UI是英文User Interface的縮寫，中文譯為用戶界面。移動UI概括成一句話就是人和移動交互工具之間的界面。UI設計是屬于視覺傳達設計的一種，是機器與用戶交流的一種界面設計。UI分為兩大類：硬件界面和軟件界面，本文所講述的是融入到辦公OA系統的軟件界面。

APP是運行在UI中應用程序，是英文Application的簡稱。由于智能移動設備的流行，現在的APP多為智能移動設備的應用程序。在移動互聯網時代，移動App在互聯網的價值鏈中具有至關重要的地位，而移動UI則是體現這一重要地位的最佳方式。移動APP是未來企業必備的營銷手段，作為一種第三方應用合作形式參與到互聯網商業活動中。

手機界面設計是UI設計中的應用較為廣泛的設計之一。手機的應用時之今日已無處不在，功能也越來越強大。把日常需要在電腦上應用的OA系統功能移植到手機界面中，那將會給人們的工作提供了靈活性，提高了工作效率。

三、企業工作人員迫切需求辦公移動化

辦公系統會引導新入職的員工了解公司的制度、政策、內部通知等等他們所關心的內容。對于一位技術人員，他可以通過移動OA系統隨時隨地了解企業生產的產品特性、解決方案、開發指南等；同時可以了解同行業競爭對手情況，提升企業客戶服務質量。而現在傳統的臺式電腦以及筆記本電腦體積笨重，越來越不適宜出差旅途辦公攜帶，越來越多的企業高管和銷售人員在出差時隨身攜帶平板電腦和手機而非筆記本電腦，查閱信息已成為他們隨時隨地都要進行的工作，利用“零碎”的寶貴時間處理因人不在單位而需要緊急處理的事件，需要更為自由的工作空間，因此辦公移動化就顯得尤為重要，它不但改變了傳統單一的只能在辦公室工作的模式，而且大大提高了工作效率，節省人力和物力，使得上傳下達更暢通，客戶服務更及時。

在企業信息管理系統中各種綜合技術的引用使辦公人員可以有效處理廣泛的業務，網絡時代的OA是一種跨部門運作的基礎信息系統，可以聯結企業各個崗位上的技術人員，可以聯結企業各類信息資源。移動OA系統的運行不僅促進企業資源合理配置的進程，而且甚至改變了原有的機構運作流程。因此，在企業信息系統的建設過程中，要改變以往傳統默守電腦辦公的舊模式，應用先進的移動的UI設計和App智能程序技術及創新的理念，構造一個在企業信息系統中不可或缺的高效的移動OA辦公運作系統。

四、移動UI設計在OA系統中的設計風格

1.簡約明快型

UI組件可以根據APP的需要自定義風格，并融入OA辦公網頁設計的元素。手機界面的視覺效果，應該遵循讓用戶舒適、生機與活力的原則，通過視覺感官的刺激，增加用戶的親和力，適應不同工作人員的心理特征。

2.趣味獨創型

呆板的工作界面必然會導致員工興趣索然，手機界面設計趣味性主要是指形式的情趣，吸引更多的用戶參與使用，這是一種活潑性的版面視覺語言。如果版面本無多少精彩的內容，就要靠制造趣味取勝，這是在構思上調動的藝術手段，對所屬信息內容起到了畫龍點睛之效。

獨創性的原則實質上是突出個性化的原則，鮮明的個性主題，張顯企業文化內涵，體現領導者風范。要敢于獨樹一幟，設計中以個性和獨創性贏得員工和客戶的青睞。

3.穩健華麗型

企業的對外形象，以穩健發展型為主，為配合公關宣傳，打造經濟實體形象，提升競爭力，穩健高貴華麗的手機設計界面是最合適不過了。基于飽和的色彩和華麗的質感，利用羽化了的像素對圖形圖像進行仿真設計，給用戶一種穩重華麗的視覺效果。

五、移動辦公實施方案

辦公系統是集于網頁設計與數據庫管理系統為一體的操作平臺，移動設備的UI設計中也必然要考慮這些因素，它不是一個簡單的界面設計，要把各類組件更好地融合為一體，豐富增強App的互動性與可操作性。讓員工隨時隨地操作起來，猶如在電腦面前一樣的便捷。

依此思路辦公移動化可分兩部份部署：一是部署在公司總部部署的辦公系統，二是部署手機上的移動辦公客戶端App軟件。

1.辦公移動化系統包括：

1.1數據庫服務器：存儲辦公系統相關數據。1.2辦公管理服務器：部署辦公應用系統。1.3推送服務器：完成與手機之間的通信和數據交換、同步操作。1.4管理服務器：管理和配置企業級的辦公管理應用。

2.移動辦公客戶端App內容包括

2.1企業內部重要文件通告。2.2企業文化宣傳及產品推廣。2.3企業生產數據信息的存儲和維護。2.4企業各類應用程序的下載和管理。2.5建立企業內網的安全防護機制，具備防殺病毒和木馬的能力。

3.移動辦公解決方案的網絡拓撲（見圖1）

以手機及平板移動設備為終端，使辦公自動化APP運行在移動設備中，使企業與部門之間的聯系可移動化，領導與員工、員工與員工、銷售與客戶之間的交流更為便利。

六、結語

二十一世紀是個信息大爆炸的時代，誰撐握了信息的主流產品，誰就擁有竟爭力。讓企業辦公系統變得可移動、可便捷化是時代發展的需求，是企業文化中人文關懷的一種體現，是企業提升自我的一種實力表現。本文提出了在辦公自動化系統中融入移動UI設計理念，應用移動客戶端App智能應用程序，使辦公自動化系統的發展延伸至可移動性，釋放辦公人員的工作自由度，從而達到高效便捷的競爭提升力。然而，移動UI辦公自動化應用的發展還處于初步階段，許多技術性和非技術性的難題有待于解決，因此，本文就移動設備在OA系統中實踐應用做初步的探討。

參考文獻

[1]楚飛，Photoshop熱門手機App與網頁游戲界面設計從入門到精通，人民郵電出版社

[2]蓮花軟件公司，以知識管理為核心的新一代辦公自動化