人事檔案在企業管理中的重要性

王雪瑩

摘要：人事檔案在企業發展過程中發揮著非常重要的意義，特別是在當前市場經濟環境下，企業面臨諸多嚴峻的考驗，人才的利用尤為重要，在這種形勢下。人事檔案管理工作需要充分發揮自身的優勢，掌控員工的多方信息，進而合理調配，才盡其用，以使其在企業發展中發揮出最大的作用。

關鍵詞：檔案管理;人事;制度;企業

目前為止，通過市場經濟的快速發展，企業已能認識到人事檔案管理在企業發展中的重要性，那么如何能更深刻的對他加以利用和發揮，就需要我們認真的按照既有模式去研究、探討。在此結合自己在人事檔案管理中實踐，談談自己的理解。

一、人事檔案的定義

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷的德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料，主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工資活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。是人事管理活動中形成的，是記錄個人自然情況及個人與社會各方面活動的真實性記錄檔案。在企業的人事管理制度中，人事檔案不僅涵蓋了每位員工的身份證明、基本學歷、薪資待遇、工作經歷等個人情況，也記錄每個員工的品德作風、工作能力等客觀評價情況，是每位員工轉正定級、職稱申報、辦理保險以及考據相關證明時起著憑證、依據和參考的作用。

二、人事檔案的具體特點

（一）真實性

人事檔案形成的最基本要求就是真實性。對于企業來說，擁有可靠的管理人員和工作人員，是保證單位各項工作順利開展的最基本保障。在企業中，人事檔案對于每位員工的個人自然情況、工作經歷、思想品德等進行記錄的真實性，是企業在開展員工錄用、人才選拔、職位晉升等工作時的最基礎的依據。因此，人事檔案必須真實可靠。

（二）全面性

一份合格的人事檔案必須要具有全面性。人事檔案不僅僅要對每個人的基本個人信息、家庭成員組成信息、成長學習經歷等個人自然情況的進行記錄，還要涵蓋以往所在學校、單位對于個人的學歷工作能力、思想作風等做出的客觀評價記錄。在人事檔案中，要面面俱到，既要直面地記錄著個人的基本情況也要包羅與社會活動時的重要情況，只有全面性的記錄，才能讓每個用人單位對于每位員工進行全面了解，才能體現每個人的社會價值，才能順利的開展工作。因此，人事檔案必須要具有全面性。

（三）可變性

人事檔案的最大特點就是可變性。社會是隨著時間的變化而變化，作為社會的組成部分，每個人也是隨著時間的變化而變化。人事檔案作為每個人社會活動的最基本記錄文件，必須隨著時間的不斷推進和每個人發展的不斷變化而進行不斷地更新。所以，作為人事檔案管理人員，我們必須要求及時收集和補充最新的員工個人信息，這樣才能保證每份人事檔案的真實和全面。因此，人事檔案要時刻保持可變性。

（四）保密性

人事檔案的真實性、全面性決定了它必須進行保密管理。人事檔案是每個人的個人信息和社會活動的記錄文件，其中既儲存著個人的私密信息也反映了個人的在社會活動中功過得失，對于每個人來說，人事檔案可以全面的體現整個人各方面的情況。因此，它屬于個人的機密甚至黨和國家的機密。在《中華人民共和國檔案法》中，已有明文規定，不得私自泄露和保存人事檔案，檔案管理人員必須進行保密性培訓。

三、人事檔案的管理要求

（一）提高人事檔案管理認識度

人事檔案管理工作的有效開展，首先需要領導給予充分的重視，只有領導對人事檔案管理工作重視度提升，檔案管理人員才能對檔案管理工作的積極性提升，確保各項檔案管理工作都能夠落實到實處，同時確保管理工作效率的提高。在人事檔案管理工作中，可以加大對人事檔案管理工作的宣傳力度，使人們認識到人事檔案管理工作的重要性，從而推動人事檔案管理的標準化建設，確保人事檔案管理體制一體化標準的實現。

（二）提高人事檔案工作人員的素質

長期以來，人們對人事檔案管理工作都存在著錯誤的認識，覺得人事檔案管理工作不需要技術性，人事檔案管理人員也不需要特殊的技能和素質，只要能保管好檔案資料即可。但在實際人事檔案管理工作中，很大一部分工作都是由手工進行整理完成的，因此極易出現一些人為造成的紕漏，如：檔案材料內容填寫前后不一;檔案用紙規格不一;材料歸類不準確;檔案材料短缺等。這些都會直接影響到案卷質量。因此要求人事檔案工作人員需要熟悉人事檔案相關的法律法規，而且還要遵守人事檔案管理的相關原則，檔案管理人員還需要對各項檔案規章制度進行嚴格遵守，具有較強的責任心、耐心和細心，對檔案工作保持良好的熱情，這樣才能提高工作質量，確保檔案管理工作質量的提升。

（三）完善人事檔案相關制度

在現有管理條件下，為了有效避免檔案丟失以及改動現象的發生，應建立起一套健全的檔案工作制度以及責任追究制度。有關人員在對檔案進行查閱的過程中，應嚴格程序辦理相關手續，盡量做到檔案的轉入、轉出以及在接收材料時的登記審查制度，與此同時，查閱以及借閱檔案的過程中也應做好相應的記錄，提供準確人事檔案信息，有效地制約造成人事檔案泄密、涂改等人為因素。對人事檔案管理中出現問題的，實行責任追究。

四、結束語

人事檔案企業發展之根本，員工信息之集結，有利于人才戰略的實現，促進人才資源的合理流動，優化市場的資源配置。人事檔案的優質管理將為企業的發展奠定良好的基礎。