提高事業單位檔案信息化管理的探討

楊麗娜

近年來， 隨著網絡的產生以及檔案管理新型軟件的誕生與發展，我國事業單位檔案管理的工作逐步向技術化、信息化發展。提升事業單位檔案管理信息化建設是一種必然的趨勢。

事業單位檔案管理在事業單位的工作中處于重要地位，要想體現出檔案管理在單位決策中的價值，這就需要改革當前的管理模式和工作思路，必須使檔案管理工作向信息化的方向發展。

如何提高事業單位檔案管理信息化，需要考慮以下幾個問題。

一、提升領導的重視程度

讓領導在管理決策中想到檔案管理工作，需要檔案管理部門提供有用的信息，供決策者參考。同樣的問題擺在面前，如何讓領導在決策中想到檔案管理？這就要檔案管理工作者具備較高的專業知識，能利用信息化的手段，及時為領導提供準確的全面的信息，從而證明信息化的重要性。

二、加強管理員的選拔、培訓，提升管理能力

很多單位都認為檔案管理不重要，隨便安排個人員，負責收發一下就可以了，其實，那是錯誤落后的意識。目前在崗的檔案管理人員，很多都沒有參加過專業的檔案管理培訓，加上年齡都偏大， 已經很難適應檔案管理信息化建設。

管理檔案的人員在進行檔案管理工作時不認真，沒有責任心， 更加沒有足夠的耐心去進行檔案管理工作， 因而造成了檔案中有缺漏， 沒有被發現，在使用過程才發現，造成耽誤甚至誤導決策的情況。要扭轉事業單位的檔案管理的不足，改善這種狀況，有必要培養一批專業的檔案管理人員， 以保證事業單位的檔案管理工作走上信息化、規范化。

三、提升事業單位檔案管理的信息化程度

盡管網絡已經很普及， 但很多事業單位的檔案管理工作還是沒有得到全面的信息化， 仍停留在七八十年代的手抄筆錄，很多重要的檔案信息， 還是使用紙質檔案進行管理。紙質檔案容易受天氣的影響被損壞，紙質檔案查找信息就更困難了。要快捷、準確、科學提供決策信息，就更無從談起了。

要改變這種狀況，必須把事業單位檔案管理的信息化工作納入日常工作中，與國家的辦公無紙化一起，進行更新換代。

四、將檔案管理的信息化與傳統檔的案管理相結合

由于事業單位成立的時間比較長，年代跨度大，不少事業單位還是以傳統的檔案管理手段為主，一時半會也不可能將單位的檔案管理全部信息化。如何解決這個問題，也是事業單位檔案管理信息化的一個突出難題。

個人認為只有將檔案管理的信息化與傳統檔的案管理相結合， 才能逐步實現事業單位檔案管理的信息化。把單位的檔案分類，對于一些重要的，經常使用的，在工作決策能提供重要參考的信息優先信息化，先易后難，這樣可以充分發揮信息技術的優勢，體現信息技術的重要性，從而爭取到更多的重視和資源投入，促進檔案管理信息化的持續發展和更新。

五、建立完善的檔案管理制度

只有科學的檔案管理制度， 才能促使檔案管理信息化的順利進行。事業單位應該就自己單位檔案管理的實際情況，制定一個可行的規章制度，指導檔案管理信息化建設工作?？梢园褭n案管理信息化的內容作為事業單位工作考核的一個重要指標。這樣就可以責權分明，充分調動檔案管理工作參與者的積極性，更好地推動事業單位檔案管理的信息化建設。有了相應的管理制度， 管理檔案的人員就會更加有工作的熱情， 也會更加耐心、認真的對待檔案管理的工作。也能使檔案管理的信息化建設工作能夠更加順利的實施。

六、結語

做好事業單位檔案的管理工作，能夠提高事業單位的人員素質，促進事業單位的高效運轉，對事業單位的發展具有重要的意義。

提升檔案管理意識，提高工作人員的專業能力和管理水平，加強制度化建設及管理設備的投入，注重檔案的真實性與可利用性，并壯大檔案管理人員隊伍，增強創新意識，利用先進的科技手段大力推進檔案管理工作，使事業檔案管理在事業單位的工作中發揮最大的作用，從而促進社會的發展與進步。

參考文獻：

[1]肖好文.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業文化，2013，16，129-130.