事業單位檔案管理信息化建設問題探討

黃虹

【摘要】隨著社會的發展和進步，事業單位的檔案儲存量越來越大，因此，如何推進檔案管理模式轉型，實現高效、便捷的單位檔案管理成為事業單位相關人員思考的重點問題。科學技術的發展推動了信息化在各個領域中的應用，事業單位檔案管理的信息化已經成為檔案管理發展的必然趨勢，需要建立信息化管理系統，進一步提升檔案管理的信息化水平。本文就事業單位檔案管理的現狀進行分析，進一步探討加強檔案信息化管理的主要措施。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；信息化；建設

當今時代是信息化時代，信息技術以其效率高、速度快等優勢得到廣大群眾的認可，各個行業為了提升工作效率，開始向著信息化的方向發展。事業單位檔案管理也是如此。我國檔案管理領域對于信息化的發展已經有了一定程度的研究，并且也開始應用信息化進行檔案管理。與國外一些國家相比較，我國檔案管理在信息化建設方面還存在較多的不足，因此，需要加強檔案管理信息化建設，才能夠研究出有利于事業單位檔案信息化建設的具體方法。

一、事業單位檔案管理的現狀分析

1.檔案管理受重視的程度不高。我國事業單位很多領導對檔案管理沒有進行系統化的了解，尤其是對檔案管理制度的建設不夠重視，很多管理人員認為檔案管理就是對檔案人員的管理，他們只管引進更多的檔案管理人員，然后將人才培養作為檔案管理的中心工作內容，很多領導認為檔案管理與他們沒有很大的關系，只管將管理工作交于檔案管理人員。實際上檔案管理與事業單位每一位人員有著密切的聯系，不僅與每一位員工的切身利益掛鉤，同時還與國家的經濟發展掛鉤，作為事業單位的領導者，必須重視檔案管理工作的組織和執行，才能夠促進單位檔案管理工作的發展和進步。

2.檔案管理的信息化程度較低。盡管一些事業單位開始使用信息化管理加強對檔案的整理，但是還沒有實施全面的信息化管理，很多重要的檔案信息都是采用紙質存儲的方式儲存，紙質檔案容易受到破壞，在天氣影響或者是人為作業影響的情況下一旦損壞就很難修復，這樣容易導致一些重要信息丟失。另一方面，紙質檔案儲存信息時，信息查找較為困難。

3.缺乏專業的檔案管理人才。事業單位檔案管理過程中缺乏專業的管理人才，尤其是信息化專業人才嚴重缺乏，很多檔案管理人員的技能沒有達到檔案管理信息化水平的要求，并且檔案管理人員的綜合素質相對較低。一些檔案管理人員沒有正確的認識到計算機在檔案管理中發揮的作用，對于計算機知識的學習嚴重欠缺。

二、加強事業單位檔案管理信息化建設的策略

1.加強領導對檔案信息化管理的重視。事業單位領導應該認識到檔案管理信息化對檔案管理工作的重要性，將信息化建設作為檔案管理的核心內容去抓。對于信息化管理的重視前提是要認識到檔案管理的保密性特征，因此，需要做好檔案管理辦公室保密工作，加強辦公室的安全性，管理檔案的辦公室應該注意門窗的加固，安排相關人員做好看管工作和檔案登記工作，才可以更好地保障檔案管理信息的安全性。

2.制定檔案管理信息化建設的總體規劃。為了促進檔案管理信息化建設的協調性發展，事業單位在信息化建設中必須注重信息的可擴展性以及使用的靈活性，通過制定檔案管理信息化規劃的方式，對信息化人才的需求加以考慮，從而構建一個符合事業單位管理發展要求的網絡管理模式，才能夠符合事業單位實際發展要求。

3.強化檔案管理人員信息技能培訓。檔案管理人員的專業技能和綜合素質在事業單位檔案管理中有重要的作用，管理人員綜合素質的高低直接影響著檔案管理信息化建設的進程。因此，在檔案管理信息化過程中，事業單位應該加強對相關人員技能的培訓，包括對計算機的使用以及信息化平臺的構建技能，從而提升相關人員的綜合素質和能力。此外，還需要加強檔案管理人員與網絡技術人員之間的合作，人員之間的合作性和協調性可以保障高效的檔案管理信息化建設，在此過程中，網絡人員可以加強對信息的錄入和更新，管理人員可以加強對信息平臺的維護，在管理過程中提供優質的服務。通過有效的互通機制加強網絡技術人員和檔案管理人員的合作，才能夠更好地促進信息化管理效率的提升。同時在日常管理過程中，還需要不斷加強培養管理人員的服務意識，確保信息管理不斷實現規范化，才能夠更好的為人們提供優質的服務。

結束語

事業單位檔案管理信息化建設就是借助于計算機和網絡平臺實施信息化管理，對檔案實施數字化管理。信息化管理作為社會發展的產物，通過組織建設、人員的培訓以及科研力量的增強對檔案管理工作的質量有一定的保障。為適應時代發展的要求，將信息化建設貫穿于整個事業單位檔案管理過程中，可以解決傳統檔案管理過程中的更多問題，促進檔案管理的系統化，才能夠為事業單位人員創造更多的利益。

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