論煤炭檔案的編研和利用

吳秋金

【摘 要】煤炭檔案編研和利用是煤炭檔案管理工作的基本任務之一， 檔案編研工作是廣泛、系統提供利用檔案信息的最有效形式，能全面衡量、考評檔案管理工作的優劣及檔案部門工作水平。與此同時，隨著數字技術與網絡技術的快速發展，傳統的手工煤炭檔案編研工作帶來巨大挑戰，但也帶來了一系列的機遇。如果檔案編研工作做不好，會造成檔案信息大量閑置而未得到充分利用，形成資源浪費。因此，煤炭檔案部門應高度重視煤炭檔案的編研利用工作。

【關鍵詞】煤炭檔案 編研 利用

檔案資源是一種基礎性信息資源，具有權威的法律及參考作用。新時期，煤炭企業的日益發展，煤炭檔案管理工作的外部條件與內在需求均在不斷變化，做好檔案的編研工作是管理好檔案的關鍵，要盡可能開發出檔案的信息資源并加以利用，保護檔案原始價值[1]。因此，筆者就煤炭檔案的編研與開發利用談幾點看法。

1 檔案信息資源編研與利用的意義

（1）檔案信息資源編研與利用是《中華人民共和國檔案法》賦予檔案工作者的神圣使命，具有權威的法律依據。科學、合理編研及有效利用檔案是檔案管理工作者的重要職責，工作人員需按照法律相關規定嚴格、嚴謹治檔，在做好煤炭檔案管理的同時，還需切實做好檔案信息資源的利用工作。（2）做好煤炭檔案的編研與利用能更好地發揮煤炭檔案資源信息的作用及價值。煤炭檔案記載了煤炭企業及相關單位豐富的信息，具有參考、憑證及借鑒作用。這就要求檔案管理工作者結合現實需要，深度開發、研究檔案信息資源，最大程度地滿足企業利用檔案的需求，更好地發揮檔案的價值和作用[2]。（3）編研、利用檔案信息資源能大幅提高檔案利用率，以免造成資源閑置浪費。檔案利用率是反映檔案編研利用工作的重要標尺，檔案信息利用率高，說明檔案部門檔案管理工作開展良好；反之則不然，說明檔案編研及利用還有需完善的地方。通過科學、有效的形式進行煤炭檔案的編研，為煤炭企業服務，擴大檔案部門的社會影響，支持檔案管理工作。

2 煤炭檔案編研、利用的途徑

（1）煤炭檔案信息編研 檔案信息的編研是對相關檔案的深層次加工。當前，多數煤炭企業檔案部門的檔案信息資源編研工作尚處于從屬、被動位置， 即使相關工作人員從事一些信息開發，多數也只是應付工作任務而進行的淺層次加工，檔案的深層信息沒有得到充分挖掘。“編”重于“研”是當下檔案信息編研工作的通病，檔案信息資源的價值遠未得到充分體現[3]。（2）檔案信息資源檢索 檔案信息資源編研、利用可以分為兩個層次： 淺加工層次與深加工層次，而檔案信息資源檢索屬于檔案信息淺加工層次。煤炭企業檔案資源涉及黨群、行政、生產、經營、基建、科研等類別，以往沿用的索引目錄檢索效率低，易造成遺漏，應用極不方便。隨著數字與網絡技術的發展， 各種檔案信息資源的存取技術，大容量數據庫、新型文獻載體及互聯網技術的發展、應用，為檔案信息資源的利用提供了最有利的條件與支持。檔案管理工作者須抓住機遇，互相交流檔案信息，擴大信息源，增加信息量，互相學習，取長補短。（3）完善檔案管理人員的培訓及繼續教育 針對檔案管理工作者的再學習、深造、培訓，不斷完善、更新原有知識，以保障檔案事業活力，促進其蓬勃發展。加強檔案專業知識繼續教育、學習，掌握好專業知識才能使相關檔案管理工作者開展優質服務，使檔案信息成為相關利用者的中介與紐帶，為利用者提供高質量的檔案信息資源。（4）加強檔案信息交流 因檔案管理工作的具有服務性、支持性、滯后性、隱蔽性等特點。所以，檔案管理工作者若宣傳不力，很多人就易造成對檔案與檔案管理工作產生誤解。檔案部門應充分利用報刊、雜志、網絡等媒介廣泛宣傳檔案信息的作用，增強利用檔案意識，促進檔案信息的利用。在“依法治企”的前提要求下，煤炭行業檔案管理工作者須嚴于律己，始終堅持求真務實的態度，積極主動做好檔案的編研利用，探索開發檔案信息資源新途徑，使檔案管理工作更好地為煤炭行業的發展服務。

3 煤炭檔案的利用

（1）檔案信息是歷史記錄最原始、最真實、最有說服力的顯示， 其包含了大量的數據、圖表、資料、文件等原始憑證。實際生產中，煤炭的開采、生產等受地域制約，須與其他單位與部門形成密切的關系網，而在這錯綜復雜的關系網中，糾紛、權益沖突等在所難免。由于煤炭檔案的存在，可以為各用地單位進行的土地權屬、采礦權調查及領證工作提供憑證與參考依據，如有關政府機關核準頒發的相關證件，如購地補償協議、征地批文、圖紙等系列權源證件，煤炭檔案能真實、有效地展現，從而維護相關企業的合法權益。（2）煤炭檔案信息資源是重要的技術資源和經濟資源，現已經成為了煤炭企業生產力的重要構成部分，只有科學、合理地開發利用檔案信息資源，將其轉化為生產力，才能在煤炭企業發展中發揮出巨大的潛力。現代煤炭工業的建設、生產、科研、設計都離不開煤炭檔案的支持，據實際工作要求，對原有煤炭檔案進行再挖掘，捕捉有用信息，提高煤炭工程科研、設計質量，縮短工時，做到了早施工、早投產和早收益，創造了巨大的經濟效益和社會效益。（3）因煤炭生產多處于地下作業，水害、瓦斯、塵害、火災等災害發生幾率較大，給生產及工作人員人身安全造成嚴重威脅。煤炭檔案可詳細記載各類安全事故的發生原因、經過、后果以及采取的有效防治措施等，為煤炭企業生產提供有力依據、參考，以便于有關人員吸取經驗、教訓，制定合理、有效的預防措施，降低類似事故重復發生率，維護企業員工人身安全。（4）煤炭檔案系統、全面、準確地記載煤炭工業發展歷史及煤炭企業的發展現狀。在國家科學發展觀政策要求下，煤炭企業只有清晰認識、掌握企業發展歷史與現狀，才能科學、合理規劃企業發展目標、生產、經營模式等，煤炭檔案為企業今后發展規劃以及可持續發展提出科學、有效的政策建議，真正起到正確指導煤炭工業發展的作用。

4 結語

煤炭檔案是煤炭企業重要的無形資產，為企業創造財富提供支持，是進行煤炭生產、建設以及科研等活動最具有保存價值的歷史記錄。做好煤炭檔案管理工作，是檔案工作者應盡的義務，這就要求檔案工作者不斷提高檔案管理水平與工作質量，以達到檔案作用得到最大化發揮的作用。

參考文獻：

[1] 宋彩琴.市場經濟條件下煤炭檔案的信息服務職能[J].煤，2002（05）.

[2] 尹麗君.煤炭檔案的管理與提供利用[J].中國煤炭，2002（09）.

[3] 顧茗，沈淵飛.淺談新型檔案的編研工作[J].浙江檔案，1994（08）.