國際工程總承包項目文件的控制管理工作分析

摘 要：文件控制管理在國際工程總承包項目管理中發(fā)揮著非常重要的作用，通過文件控制管理來實現(xiàn)整個項目中不同工程參與方和不同部門之間的信息交流，主要用于不同部門的信息傳遞和接收等。而在國際工程總承包項目中，做好各方的交流溝通工作是整個項目管理中非常重要的一個步驟，只要做好文件控制管理工作才能促進不同部門和參與方的交流溝通。本文就國際工程總承包項目文件的控制管理進行分析。

關(guān)鍵詞：國際工程；總承包項目文件；控制管理

隨著我國改革開放的不斷深入以及科技的不斷發(fā)展，我國的國際工程項目數(shù)量在不斷增加，主要以技術(shù)輸出為主。在國際工程總承包項目中，國際工程具有自身獨特的特性，因此對于項目工程的文件管理也不能采用傳統(tǒng)的文件管理方式進行管理，而是應該不斷對文件管理的體制和方法進行創(chuàng)新，才能更好的實現(xiàn)不同部門和參與方的交流溝通，以適應企業(yè)在國際化競爭中的需求。

1 國際工程總承包項目文件資料的特點和范圍

1.1 國際工程總承包項目文件資料的特點

為了對國際工程總承包項目文件資料進行更高效地管理，首先就要了解總承辦文件資料的特點，才能根據(jù)其特點進行針對性管理，從而大大提高文件管理的有效性，真正促進整個項目中不同參與方和部門之間的溝通交流。國際工程總承包項目文件資料的來源非常廣，形成的方式也多種多樣。在國際工程總承包項目中，涉及到的業(yè)主可能來源于不同的國家，此外，還包括合作伙伴、分包商、供應商以及監(jiān)理等，這些參與方可能來自不同的國家，不同參與方之間需要進行文件的溝通，例如國內(nèi)外的分包商之間需要往來各種文件，承包單位和業(yè)主之間也需要進行溝通交流。在項目實施過程中，各方之間存在著業(yè)務的往來，并且會形成項目經(jīng)理內(nèi)部之間以及項目經(jīng)理部公司職能部門之間的業(yè)務往來。國際工程總承包項目文件使用的語言主要為英語，無論是在合同文件、招投標文件還是國外分包商之間的信息溝通，都是使用英語，所有文件的英文版才具有最終的法律效應。

1.2 國際工程總承包項目文件資料的范圍

國際工程總承包項目主要包括工程的采辦、設(shè)計和施工試運等環(huán)節(jié)，對于總承包項目的管理主要包括對人力資源流程管理、材料設(shè)備流程管理和文件信息流程管理，其中文件信息流程管理占據(jù)非常重要的地位，主要包括整個項目中所有文件資料的管理，例如合同簽訂到整個工程驗收過程中的各種表格、數(shù)據(jù)和圖紙等，在工程的質(zhì)量控制、進度控制、成本控制以及材料控制等各方面都廣泛運用。并且要保證文件資料的真實性。做好總承包項目的文件資源管理主要就是要對各種資料文件進行合理分類和系統(tǒng)管理，使文件資料能夠真實的將整個工程項目的實施真實情況反映出來。國際工程總承包項目文件資料的范圍非常廣，包括整個項目實施過程中涉及到的方方面面的資料，例如項目的投標、工程設(shè)計、勘探以及施工安裝和竣工驗收等，在這個過程中形成的各種不同形式的文件的總和。

2 國際工程總承包項目文件的控制管理

對于國際工程總承包項目，主要是通過文控人員對各種文件進行管理，但是各種文件并不是唯一的管理對象，而是需要對整個項目的管理模式下的所有文件工作進行管理。 對于工作質(zhì)量和項目管理能力的證明，主要是通過文件以及文件工作的可追溯性來實現(xiàn)的。因此，對于國際工程總承包項目文件的管理，一定要保證文件管理的全面性，也就是對于整個項目實施過程中涵蓋的文件都需要進行高效管理。因此需要做好幾下幾個方面的管理。

2.1首先對于合同商務類的文件，合同商務類的文件具有重要的地位，主要包括不同參與方之間簽訂的各種合同，包括合作合同、材料采購合同、分包合同、總包合同、業(yè)主招標文件、招投標文件、保險合同、勞動合同、項目目標責任書、機械采購合同等，基本所有的文件都需要為總包人員提供查閱。合同商務類文件具有較高的保密性，因此對于非總包主要崗位的人員，需要借閱文件時，文控人員需要請示領(lǐng)導批準才能借閱，并且要做好借閱記錄。

2.2供貨商：供貨商文件主要包括各種產(chǎn)品的使用說明書、規(guī)格說明書、機械設(shè)備的檢驗檢測說明、供貨商的資質(zhì)、各種獲取的試驗報告、分析報告、設(shè)備圖紙、成品檢驗報告、探傷檢測報告以及備品備件的清單等。對于供貨商的文件，包含的種類非常多，數(shù)量上也非常繁多，因此文控人員需要對各種供貨商的文件資料做好歸類和記錄，保證所有的文件缺一不可。

2.3項目管理類文件：項目管理類文件主要包括項目實施過程中涉及到的各種管理文件，涉及到的范圍非常廣，包括不同職能部門以及人員的管理文件，主要包括項目組織機構(gòu)、項目體系文件、績效考核辦法、人員分工、崗位職責的描述、安全管理制度、后勤管理制度以及獎金發(fā)送制度等，涉及到整個項目管理中的方方面面。在國際工程總承包項目管理中，管理類的文件很少發(fā)生變更，因此一定制定了管理文件，不同部門的人員都需要嚴格執(zhí)行。對于項目管理類的文件，文控人員需要做好電子版管理制度和紙質(zhì)版管理制度的存檔和復印，并將其發(fā)送到相關(guān)的部門，讓相關(guān)的部門都能夠熟悉項目管理文件，并嚴格執(zhí)行。

2.4技術(shù)類文件：技術(shù)類文件也是國際工程總承包項目文件中的一類重要文件，主要包括項目的施工圖紙、特種作業(yè)的作業(yè)方案以及施工組織方案和設(shè)計變更等。在國際工程總承包工作開展中，技術(shù)類文件是基礎(chǔ)，因此在實際的施工項目環(huán)節(jié)中要嚴格按照技術(shù)類的文件進行施工。和項目管理文件相比，技術(shù)類文件的比較容易變更，在工程的進程中，需要不斷完善，因此如果技術(shù)文件進行變更，文控人員要及時將舊版的文件換成新版的文件，并將以往的文件作廢處理。對于技術(shù)類文件，如果發(fā)生變更，最重要的就是要將最新板的技術(shù)文件通知到各個部門，為了避免人員使用舊版的技術(shù)文件，文控人員需要將舊版的文件及時回收，通知各方在施工環(huán)節(jié)中使用最新的技術(shù)文件版本。

2.5溝通文件：溝通類文件主要包括備忘錄、會議紀要以及函件等，溝通類文件在不同參與方和部門之間建立良好的信任氛圍發(fā)揮著非常重要的作用。溝通文件也是正式文件，因此文控人員需要對所有的溝通文件進行統(tǒng)一的編碼。在發(fā)出文件之前，需要檢測各種文件是否齊全，文件發(fā)出之后還需要對于各種發(fā)出的文件進行及時存檔，同時跟蹤文件的流轉(zhuǎn)狀態(tài)。

3 結(jié)語

在實際的文件管理工作中，需要管理的文件類型主要包括合同商務類文件、供貨商文件、項目管理類文件、技術(shù)類文件以及各種會議紀要、函件和備忘錄等溝通文件，這5類文件是項目管理過程中涉及到的主要文件資料，需要文控人員進行管理，并且對于不同類型的文件在管理上存在著一定的差異性，應該根據(jù)具體的文件特點進行針對性管理。

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作者簡介

張明輝，本科，中國五環(huán)工程有限公司。