黨政機關發文審批系統的設計與實現

摘 要：本文通過對發文審批系統的設計與實現的分析和介紹，論述了在電子政務系統中，關于發文審批管理和流轉管理的系統需求，和在設計系統過程中遇到的問題與解決的辦法。發文審批系統投入使用后，提高了辦公效率和管理水平，規范了業務行為和公文審核審批工作流程，節約了辦公費用，改變了以往紙介質發文審批和流轉的辦公方式，提高了公文管理水平。

關鍵詞：發文審批；電子政務；公文流轉

隨著信息技術的日益普及，各類信息化技術手段不斷應用，極大地提高了辦公效率，對行政辦公模式產生了深遠的影響。發文審批系統是電子政務建設的重要組成部分，它的開發與應用已經成為各級黨政機關政務信息化的主要內容。由于政務辦公的特殊性和公文的嚴肅性和規范性，發文的審批環節也是公文流轉過程中的重要一環。本文主要對基于網絡的發文審批系統的設計與實現進行分析和研究。

1 黨政機關發文審批系統的介紹及其重要性

電子政務是借助電子信息技術而進行的政務活動。政務專門指黨政部門和管理和服務活動，電子政務的直接含義就是行政機構運用現代網絡通訊與計算機技術、將其服務職能通過精簡、優化、整合、重組后到網上實現，打破時間、空間以及部門分隔的制約，提供一體化的高效、優質、廉潔的管理和服務。電子政務的廣泛采用最大限度地提高辦公效率和改進辦公質量，縮短辦公周期，隨著政府信息化基礎設施建設的逐步完備，各類應用系統開始受到各級政府機關的重視，開發重點主要側重于公文信息化、公文流轉、交互式審批等工作領域。因此，改革傳統辦公模式，開展電子政務，使公文擬稿、核稿、審批和管理過程電子化、信息化。通過統一辦公規范，提高工作效率。降低行政成本，實現公文管理信息化已勢在必行。

一個公文的發出要經過擬稿，審批，修改、會簽等多個步驟，傳統的發文審批流轉方式不僅浪費了大量的時間，同時也浪費了大量的人力和紙張，可以說，傳統的發文審批處理方式已經不能適應現代辦公的需要。因而，基于網絡的電子公文自動化系統就成了人們的所需。電子公文自動化系統既是傳統公文處理方式的延伸，可以利用網絡的交互性，滿足辦公流程的復雜性和多變性；它也是對傳統公文處理方式的改進，通過對公文流轉路徑的確定，提高了個人的工作效率，明確了每個辦公人員的崗位職責，并且大大降低了辦公成本。

2 發文審批系統特點

傳統的發文審批流轉模式主要以紙介質為主，給公文的傳遞、審批、歸檔、查詢等帶來了很大的不便?；诰W絡的發文審批系統能根據用戶提出的公文流程，在系統環境上自動實現發文審批流轉各環節的處理活動，能對整個工作流程實時跟蹤和對修改審核信息進行記錄。并能按照有關規定，自動地報告公文在處理過程中的狀態，能完成黨政機關內部和對外公文的起草、審批、簽發、發布、查詢等發文處理工作。發文審批有以下幾個特點：

（1）公文的可操作級別不同。發文審批中必定要流經許多的辦公人員或者各級領導。在這個過程中，每個經手的人員或者領導的權限應該是有所不同的。所以在流轉過程中針對不同的層次、級別的辦公人員而言，公文的可操作程度不同。

（2）系統的操作對象是行政公文。對做出的可以影響單位和型號工作的決策必須能夠具有責任追查的功能。對信息數據的傳輸、交換及其處理對其處理對安全的要求也就格處的高，要更加周到全面地考慮到數據在各方面（權限、傳輸）的安全措施，而這也就要求系統提供一種可以在最大程度上實現真實政務的再現有解決手段。

（3）流程復雜多變。發文審批流轉業務是一個相當復雜的過程，中間經過起草、審批、會簽、核稿、簽發、發布等多個階段，一個公文流轉的過程就是一個決策的過程，這個決策涉及到不同職務級別人員之間的協作。

（4） 安全級別較高。在電子政務公文管理系統中，不僅涉及到數據的網絡傳輸，還涉及到各類密級的文件、決策與批示的處理過程，而對這類信息的破壞，不僅會對信息發出者造成影響，對信息的篡改更有可能對整個單位的穩定、生產任務造成影響，因此不僅要確保用戶身份的正確性，還要保證數據傳輸過程中數據本身的安全。

3 系統需求分析

3.1 發文管理業務分析

發文管理主要包括公文的起草、校核、會簽和領導審批簽發等程序。機關發文一般流轉程序為：首先由擬稿部門工作人員負責起草；起草完畢，送擬稿部門相關領導進行校核，如果需要相關單位會簽，送相關單位領導會簽；校核（含會簽）完畢后，交秘書審核，審核通過后，轉呈相關所領導審批簽發。已經經所領導審批簽發過的文稿，送至機要室登記編號、排版制文，在印發之前排版清樣可由擬稿人再做校核。擬稿人經校核對文稿確認無誤后，交機要室印發。

3.2 發文辦理流程簡介：

（1）擬稿（起草）。根據工作需要，需以我單位黨、政、工、團的名義對外發送或對內下發的公文，按各機關職責分工，由相關人員擬稿。同時，按規定填寫發文辦理單。

（2）核稿（校核）。各機關擬寫的發文稿，應先送部門領導核稿并簽署意見，需要有關部門會簽的，應做好會簽工作。

（3）審核。各類發文稿件在送所領導簽發之前，先由秘書進行復核。

（4）簽發。以黨委名義發文，一般由黨委書記簽發；以單位名義發文， 一般由分管業務的單位領導簽發；以工會名義發文，由所工會主席簽發；以團委名義發文，由所團委書記簽發。

（5）發文登記。經單位領導簽發后的公文，由機要室統一登記編號并將有關數據準確著錄，按公文規定的格式排版并打印清樣。

（6）校對。排版的清樣，由擬稿者再進行校對。校對無誤后，校對人應簽署姓名，以示負責。

（7）制文。校對后的文稿交由機要室制作成正式公文。

（8）分發。正式公文制成后，機要室按照發文辦理單的要求報送給主送單位和相關抄送單位。

發文辦理功能需求：

（1）發文管理系統應實現文件起草、領導簽批、文件簽發、字號編寫、公文類型、文頭選擇等各項發文管理工作的自動化和智能化。

（2）提供文件的流程監控，可以隨時監控到文件的流程位置。

（3）提供文件的審批情況監控，可以隨時掌握該文件的審批、流轉情況，即那些人已辦理，那些人還沒有辦理。

（4）提供對審批意見的動態選擇功能，可以預設一些簡單、常用的審批意見模式。

（5）提供信息提示功能，可以及時提示系統是每個用戶是否有待辦信息。

（6）提供痕跡保留功能。每一個工作人員對文稿的修改，系統會對其所作的修改進行痕跡保留。

（7）提供紅頭文件格式的模版，便于擬稿人將文稿套用相對應的紅頭文件。

4 系統的詳細設計及實現

4.1 發文稿紙的選擇

發文稿紙的選擇是公文（發文）審批系統的第一個環節，它不僅決定了公文的版頭，還決定了公文的簽發流程、簽發人和公文的用印。我單位的發文版頭有多種形式：按發文單位數量分有一家單位發文，二家單位聯合發文和多家單位聯合發文。按發文種類分有行政發文，黨委發文、工會發文等。

我們在系統的發文稿紙的選擇頁面中，列出了所有我單位公文發文稿紙的全部類型，供擬稿人選擇，并且在以后的流程中我們還設計了與發文版頭相對應的公文模版供擬稿人使用。

4.2 擬稿

承辦人草擬公文應依照發文稿紙的內容填寫有關項目，按規定的電子公文格式或稿紙撰寫內容。

標題。一般由發文單位名稱、事由和文種組成。此字段為必填項。

公文文種。就是公文種類，有決定、命令（令）、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要十種。此字段為必填項，擬稿人根據文件內容在字段中的下拉列表中選擇。

會簽。公文內容所涉及的有關部門對公文進行審核的必要程序。內容涉及其他部門的，必須經有關部門會簽，由擬稿人負責。會簽步驟涉及人員未明確簽署意見或會簽意見不一致的公文不得印發。此字段為必填項，擬稿人根據文件內容必須選擇是否需要會簽，如果選擇會簽，流程會在本部門領導校核后進行會簽程序。

密級屬性。公文必須標注密級屬性，包括機密、秘密、核心商密、普通商密、內部或公開六種情況。此字段為必填項，擬稿人根據文件內容在字段中的下拉列表中選擇。

保密期限。擬稿人根據文件內容和密級填寫相應的時間年限。

緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，公文應當分別標注“特急”，“加急”，“一般”三種情況。此字段為必填項，擬稿人根據文件內容在字段中的下拉列表中選擇。

主送單位。公文的主要受理單位。此字段為必填項。

抄送單位。除主送單位外需要執行或者知曉公文內容的其他單位。

上傳公文。是擬稿人將草擬的公文上傳到系統中。在編輯文件列表中將上傳的文件顯示出來。并且有編輯、刪除、查看三個功能。

4.3 文件的批示

文件的批示包括主辦部門核稿、相關部門會簽、秘書審核和領導簽發多個環節。

4.4 文件修改的歷史記錄

在文件的歷史版本中，只要某環節的負責人對文件進行了修改，就會留存該負責人修改的版本并留有修改痕跡。

4.5 查詢

發文流程的查詢可以按照文件編號、擬稿人姓名、擬稿部門、標題、密級等多個字段查詢，即可以單獨查詢，又可以組合查詢。

4.6 公文的傳閱

在公文傳閱單里逐項登記公文的相應信息，并按照發文稿紙中的傳閱范圍傳閱，并能看到文件的傳閱名單和傳閱情況。

5 發文審批系統的應用

5.1 提高工作效率

以前公文處理主要依靠的是擬稿人，一份文件從擬稿到下發，文件流向靠文件登記薄跟蹤，呈送批轉靠送，下發文件靠通知，效率不高。遇到領導出差等情況，文件處理速度就更慢了。而發文審批系統運行以后，所有的辦文流程全部通過網絡實現，只需系統中通過鼠標點擊，即可完成擬稿、核稿、會簽、簽發、傳閱等諸多環節，擬稿人還可通過流程跟蹤隨時監控文件流向，對文件進行催辦，保證文件不積壓、不拖延、不耽誤。

5.2 規范流程

系統通過程序控制，保證了公文處理嚴格按規定的流程進行。在紙質辦文時代，為圖方便，有些文件的擬稿人會直接把文件發送給核稿人甚至簽發人，擾亂正常辦文秩序，反而致使辦文速度更慢。而在本系統中，程序是設定好的，一般情況下，任何節點的操作人都不可以跨節點操作，這樣就用程序規范了流程，保證文件在控制范圍內有序辦理。

5.3 修改歷史可追溯

在紙質公文時代，文稿從擬稿人流經各級簽閱部門直至領導，他們都可能根據自己的意見對文稿做出修改，修改后的文稿，只能根據保留的原稿，通過修改人的筆跡才能判定是誰做的修改，日后追溯更加難以判定。而在系統中，傳送的都是電子文檔，各操作人修改的都是電子文檔，修改痕跡得以保留，方便日后追溯查詢。

5.4 促進節能減排

以往印發紙質文件時，不僅需要擬稿人打印底稿，還要專人負責打印、復印、裝訂、分發，造成了紙張和人力資源的極大浪費。而通過系統辦理公文，只需選擇用戶定向發送，接收用戶即可上網辦理、查閱，節約了人力資源和大量紙張，節能效應非常明顯。

6 結論

發文審批系統在我單位的應用，收到了很好的實際效果，滿足了我單位發文審批網上流轉的需要。該系統與收文流轉系統一起，成為我單位OA系統重要的組成部分，實現了我單位收、發公文的無紙化辦公目標。

參考文獻

[1] 王迪 陳暉.基于工作流的高校電子公文流轉系統設計與實現.電腦知識與技術，2014（15）

[2] 譚菊梅 王東.用工作流實現公文審批流轉.金屬材料與冶金工程.2010（6）

作者簡介

蔡明（1973-），男，四川成都，大學，工程師，研究方向：辦公自動化 信息管理。