提高固定資產動態管理效率

1 課題背景及QC小組簡介

固定資產管理是指對固定資產的計劃、購置、驗收、登記、使用、調撥和報廢等全過程的管理。目前我院使用的固定資產管理系統信息孤島多、信息覆蓋不到位，僅采購計劃申報和報廢申請環節實現了網上審批，驗收、調撥和報廢殘體入庫等一系列程序仍然處于手工制單處理階段，沒有較為完善的固定資產動態管理體系，無法滿足全院生產和管理工作需要。相對落后的操作手段，導致管理不到位，資產信息經常遺漏、缺失，管控和調配難度大，數據統計困難等弊端。為了實現全院固定資產動態管理，提高工作效率，使管理層能全面掌握、了解固定資產相關即時信息。2013年5月3日成立了以“提高固定資產動態管理效率”為課題的固定資產管理QC小組，小組主要成員：王娟、李新君、俞錦平、宋北平、周暉、李良師。

2 活動計劃

為使小組活動有計劃地開展，小組成員制定了本次活動計劃。將活動劃分為8個階段：5月選擇課題、現狀調查階段；6月設定目標、分析原因階段；7月制定對策階段；8月至11月實施對策階段；12月效果檢查與鞏固提高階段。

3 現狀調查

目前現狀是每個固定資產流程都是獨立的，沒有形成一套完整的固定資產管理系統，缺乏統計分析功能。

現狀調查（一）：固定資產計劃管理（在“固定資產計劃管理系統”中操作）：

各單位物資管理員申請計劃、單位主管領導審批、財務資產部計劃管理員、財務資產部主管、主管院長審批。計劃管理系統網上審批各項都是相對獨立的，需要與其他環節搭建在一個系統中。

現狀調查（二）：固定資產驗收（手工制單）：

由院物資管理員統一驗收并手工填制驗收單，書寫欠規范，發現驗收單部分內容不易辨認，不利于保存和報廢時查詢原資產信息。驗收管理需要改進， 改變手工制單并與固定資產計劃申請環節搭建在一個系統中。

現狀調查（三）：固定資產調撥管理（手工制單）

調撥管理需要改進，改變手工制單并與固定資產計劃和驗收環節搭建在一個系統中。

現狀調查（四） ：固定資產報廢管理

固定資產報廢時需要找出原購入時紙質的驗收單，根據驗收單登記的相關信息與實物核對后進行報廢處理。報廢管理需要改進，從報廢申請到殘體入庫實行一體化管理并與固定資產計劃和驗收環節搭建在一個系統中。

通過現狀調查得出結論：固定資產管理的各個環節是獨立的，信息孤島多，缺乏相互關聯，單個的信息平臺和手工制單影響了辦事效率，缺乏完善的固定資產管理系統是問題的癥結。

4 目標確定

根據固定資產管理現狀，不能實現動態化管理的癥結為： 缺乏統一的固定資產管理系統平臺。在財務資產部領導的大力支持下，通過調研后決定與北京木聯能軟件技術有限公司合作開發固定資產管理系統。因此我們將目標設定為：

目標一：建立一套完善的固定資產管理系統

建立一套完善的固定資產管理系統，包括：計劃、驗收、使用和調撥、報廢、殘體入庫、統計分析

目標二：小組成員分析認為：固定資產管理四個流程中除計劃和報廢申請已實現單個網上審批外，驗收、調撥和報廢殘體入庫將由手工方式變成網上審批，在建立一套完善的固定資產管理流程前提下，驗收、調撥和報廢審批單個流程完成時間至少可以減少60%以上，并且實現動態查詢和即時統計匯總功能。

5 要因確認

小組成員采用頭腦風暴法和關聯法，整理分析出7個末端原因并針對影響目標實現的7個末端原因，逐條進行要因確認。

末端原因：1業務處理方式2軟件不夠完善3培訓不到位4審批程序多5對審批流程不清楚6審批不及時7資產數量多、分布廣；

確認內容：均見各因素確認過程；

確認方法：1現場調查現場調查2交流探討3現場調查4現場調查5現場調查6現場調查和分析7統計、分析

負責人：1俞錦平2宋北平3周暉4李良師5李新君6王娟7張靜嫻

完成日期：均為2013年6月底。

小組成員根據上表所列示的要因確認計劃表中列出的每條末端因素，通過現場調查等方法對各個末端因素進行了分析與確認，通過分析，確認要因為：業務處理方式、軟件不夠完善、培訓不到位、資產數量多、分布廣。

6 制定對策

確定要因后，小組對每個要因進行了認真的討論分析，并分別制定了相應的對策。

要因：1業務處理方式2軟件不夠完善3培訓不到位4資產數量多、分布廣

對策：1改變處理方式2與管理層、物資管理人員全方位溝通，根據需求完善系統3加強培訓4實現數據庫管理

目標：1網上流程2建立統一的固定資產管理系統3熟悉系統的實際操作4掌握固定資產動態信息，滿足管理需求

措施：1取消手工制單，將固定資產管理各環節納入系統中運行2開發一套完整的固定資產管理系統，整合固定資產管理各個環節3集中培訓、制作操作手冊、完善系統幫助文檔4根據固定資產管理各環節需求設置統計查詢模塊

時間：均為201307——201312

負責人：1俞錦平2宋北平3王娟4李新君

7 實施對策

實施一、建立一整套完善的固定資產管理系統

針對“業務處理方式”及“軟件不夠完善”要因，聯合北京木聯能軟件技術有限公司對固定資產系統進行了軟件開發，通過多次調查，進行需求分析，反復與相關人員進行溝通，逐步完善系統各模塊功能，實現了固定資產管理的全過程系統化、規范化。

通過系統的不斷完善，根據固定資產計劃審批完成后產生的計劃單號填制固定資產驗收單，驗收完成后根據錄入的固定資產卡片產生唯一固定資產編碼，調撥、報廢均通過該編碼進行關聯，報廢后自動生成殘體入庫單，整個固定資產管理從計劃、驗收、調撥、報廢及殘體入庫實現無縫連接。

建立固定資產管理系統后，功能設置上除固定資產管理流程外，有專門的基礎數據維護管理“賬套管理”、“組織機構管理”和“角色管理”，在新增固定資產管理單位的同時，必須增加物資管理員和負責人。在完善的固定資產管理系統平臺下，通過統計查詢功能，可以動態掌握全院固定資產分布情況，能根據各單位及項目的生產情況合理調配使用固定資產。

實施二、集中培訓、制作操作手冊、完善系統幫助文檔

針對“培訓不到位”要因， 2013年7月到12月我們多次向各單位征求意見，軟件開發技術人員根據匯總意見完善系統幫助文檔，制作操作手冊，并于2013年12月18日組織集中培訓，培訓人員達到70人左右，通過培訓使相關人員能全面了解系統各模塊功能，達到了熟練操作系統的目的。

實施三、根據固定資產管理各環節需求設置統計查詢模塊

針對“資產數量多、分布廣”要因，通過設置統計查詢模塊來滿足管理分析需求，掌握固定資產的動態信息，實現即時的統計匯總功能。

8 總結與提高

本次固定資產管理QC活動，是在管理精細化和效率提高要求的前提下進行的，小組成員齊心協力，通過各種途徑獲取相關資料，同時通過自學和集中學習質量管理知識，在院技術質量安全部老師的指導下一步步按PDCA程序，扎扎實實在現狀調查的基礎上設定目標、進行原因分析和要因確認、制定和實施對策，最終達到目標。

通過本次QC小組活動，一方面，建立了較為完善的固定資產管理系統信息平臺，滿足了精細化管理需求，提高了固定資產動態化管理效率；另一方面，增強了小組成員的質量管理意識，強化了小組成員團隊協作精神，提高了小組人員的創新能力和綜合能力，并共同分享了經歷困難和挫折后獲得的成功和喜悅！

管理需要不斷提升，下一步我們打算：

1、將固定資產管理系統待辦任務與院MIS系統進行對接，實現實時提醒，提高審批效率；

2、適時考慮將院屬子公司的相關資產納入本系統，實現真正意義上的資產管理全覆蓋；

3、擬將本次固定資產管理QC活動成果形成制度，促進固定資產管理規范化、制度化。