醫院檔案管理工作的現狀與思考

摘 要：隨著互聯網時代的到來，醫院檔案管理面臨著新形勢和新任務，本文分析了當前醫院管理工作的現狀以及存在問題，如檔案管理人員綜合素質不高、檔案管理制度缺失、檔案管理信息化程度不高等，并引發相應的思考對策：建設高素質檔案管理隊伍、建立健全檔案管理機制、展望“互聯網+檔案”用以實現檔案資源開發與利用價值最大化，以期為未來研究提供有益參考。

關鍵詞：醫院；檔案管理；思考

1 引言

檔案管理是醫院科學管理的重要一環，涉及到醫療、教學、科研、管理等諸多內容，能夠幫助管理者做出更加科學的決策促進醫院可持續發展，隨著信息化社會的飛速發展和互聯網時代的到來，傳統檔案管理方法受到了前所有未有的沖擊，對醫院檔案管理工作提出了新的挑戰、新的要求，因此，如何利用科技工具，科學規范地做好醫院檔案管理工作，使之為醫院建設和發展服務，是當前研究的重點內容。

2 醫院檔案管理現狀及存在問題

2.1 檔案管理認識不足、意識淡薄

目前醫院普遍存在“重醫療、輕管理”的現象，對檔案工作重視和投入不足，忽略了醫院發展的連續性和歷史資料的完整性。檔案管理實行各門類檔案分開管理的單一模式，傳統的檔案管理室一般只負責文書檔案、音像檔案等，而醫療病歷檔案由病案室管理，而且在某個科室內形成的檔案常常被認為是“私有財產”，科室相關管理人員認識不到檔案工作的重要性，覺得放到檔案室不如放在自己科室使用起來方便，醫院檔案無法集中統一管理，導致檔案利用率不高。

2.2 檔案管理人員綜合素質不高

由于歷史原因和體制原因造成檔案管理人員大多是從臨床轉型從事檔案管理工作，在文化程度、知識水平等方面素質不一，也未接受系統的檔案業務培訓，缺乏專業檔案管理知識和管理經驗；另一方面，醫院對于檔案管理人員的培養也不夠重視，檔案管理工作多由辦公室或其他科室人員兼職，檔案專業人員數量少、知識面窄、思想觀念落后、管理工作不規范等因素，嚴重阻礙醫院檔案管理工作發展。

2.3 檔案管理制度落實不到位

大部分醫院雖然建立了檔案工作領導小組，成立了檔案室，但是由于檔案工作不能創造直接經濟效益，檔案管理的建章立制未引起足夠重視，同時缺少相關的制度和考核激勵措施。

2.4 檔案管理信息化程度不高

隨著信息化醫院的建設與發展，醫院檔案的信息化管理也逐漸普及，但是部分醫院檔案管理人員對計算機操作應用、信息安全技術等缺乏足夠的應對能力，基本還是采用人工收集、檢索檔案；再者，雖然計算機和網絡技術已廣泛應用于醫院檔案管理，但僅僅只是被當作檢索工作使用，檔案信息資源的開發和利用遠遠不夠，造成資源浪費。

3 對當前醫院檔案管理的思考及對策

3.1 增強對檔案管理重要性的認識

首先，要轉變觀念，只有醫院自上而下充分重視檔案管理工作，充分認識到檔案管理工作的重要性與實用性，把檔案工作作為醫院發展的重要工作，與業務建設同步發展、同步考核，才能保證檔案管理工作健康、規范、高效地開展，從根本上改變檔案可有可無、檔案管理枯燥無味的認識，使之更好地服務于醫院建設與發展；其次，要改進工作方式方法，要改變過去“等、靠、要”落后的管理模式，變被動管理為主動管理，拓寬檔案工作服務范圍，圍繞醫院建設發展大局，積極主動挖掘檔案資源，提高檔案資源利用價值；第三，要有與時俱進的創新意識、開放意識、包容意識，創造性的開展檔案管理工作，積極調整思路，實現檔案為臨床、為科研、為醫院管理發展提供服務的意識。

3.2 提升檔案管理從業人員綜合素質

檔案管理是一項長期工作，隨著社會分工的不斷變化，科室門類、檔案管理人員的流動和責任心等因素，都會影響檔案質量，因此，要根據檔案工作發展的需要，將檔案人員培養計劃納入醫院人才培養體系，建立檔案管理人才梯隊，通過專業培訓、知識創新、進修學習等方式，培養兼具“通才”和“專才”的復合型人才，提高檔案業務水平，最大限度實現醫院檔案管理隊伍素質的整體提高。再者，隨著醫療衛生事業的不斷發展，新的領域和形態層出不窮，檔案內容日益豐富，檔案信息載體日益多元化，檔案管理手段日益先進化，這些都要求檔案工作者要不斷更新和充實知識結構，加強對檔案法規、檔案管理、信息化建設等專業知識的學習，堅持在主動服務、跟蹤服務和信息資源開發利用上下功夫，把檔案工作同醫院的社會效益結合起來，有目的、有針對性地開展檔案方面的研究和創新，提高檔案管理水平。

3.3 完善檔案管理制度建設

隨著檔案管理水平的提高，醫院必須建立科學的檔案管理制度體系，如建立檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管制度、檔案鑒定等制度，醫院檔案工作內容復雜，部門眾多而又分散，專業性和技術性較強，檔案管理要求及保密程度高低差異化明顯，因此，應建立并完善符合醫院實際情況的檔案管理制度，以制度建設為先行，不斷夯實醫院檔案管理工作基礎。整體來看，醫院臨床醫技科室、行政后勤科室、各個管理層級甚至普通醫護人員，都或多或少形成文件材料檔案，材料形成的分散性往往影響檔案收集工作，這就需要建立健全有效的檔案收集制度，建立完善檔案材料登記制度，確保檔案材料的完整性。

要建立健全管理網絡，形成垂直式管理，優化檔案管理領導小組，由分管院長任組長，職能科室主任擔任成員，各職能科室設置兼職檔案員一名，形成三級工作網絡，兼職檔案員負責收集、整理本部門在日常工作中形成的、對今后工作有重大指導意義或具有參考價值的文件材料，定期向檔案室移交，既保證歸檔材料的完整性、系統性，又便于落實責任、監督檢查。

為了能夠有效貫徹落實新的檔案管理制度，需要設立相應的考核辦法，并將這些制度和歸定納入醫院績效考核辦法中，使檔案管理與醫療業務同步考核、同步發展。醫院要對檔案管理制度有機構建和完善起來，落實責任，充分調動檔案管理人員的積極性。

3.4 實現醫院檔案信息化管理

目前多數醫院實行的信息管理體系是檔案與其他信息分開管理的模式，負責信息管理的大多由信息科和檔案室組成，各自獨立進行信息的收集、整理、保管、加工和信息服務，分離的工作模式制約了醫院信息管理整體水平的提高。要充分發揮計算機在檔案管理中的作用，以計算機為工具，將檔案內容按黨群管理、行政管理、科研教學、基礎建設、設備耗材、財務管理、病案管理等納入其中，建設統一的醫院檔案信息管理中心，通過購買或自己研發相關的使用軟件，形成醫院檔案信息管理網絡，在完善保密條件的前提下，實現檔案資料共享和利用，具有檢索快捷、方便高效的優點，避免了人工檢索出現的失誤，同時節約了人力成本，提高了檔案管理工作效率。

檔案信息化管理的最終目的是開發、利用檔案資源價值，檔案管理人員要樹立服務意識，圍繞醫院中心工作，多渠道、多途徑做檔案資源開發，為檔案利用者提供多層面、實用性的資訊，讓檔案信息資源在深化醫療衛生改革、提升醫療服務質量方面發揮重要作用，推動醫院發展再上新臺階。

4 未來展望

綜上所述，醫院檔案管理工作應著眼于運用“互聯網+”思維，實現檔案資源開發與利用價值最大化。

參考文獻

[1]于秀珍.醫院檔案管理工作現狀與對策[J].北京檔案，2007，15（8）：102-103.

[2]藍飛燕.大數據時代醫院檔案管理的機遇與挑戰 [J].檔案工作，2016（7）：110-110.

作者簡介

孫帥（1986-），女，山東青島人，碩士學位，助理館員，研究方向：檔案管理。