淺析利用信息化手段管理傳統(tǒng)檔案

摘 要：科技的進(jìn)步使得網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已漸漸的被應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，并展現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)的極大優(yōu)勢，各行業(yè)的管理水平也不斷被提高。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息越來越豐富，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化手段對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理，是適應(yīng)信息化社會發(fā)展的趨勢。本文通過比較和分析信息化手段和傳統(tǒng)管理手段的不同，并針對實(shí)際，詳細(xì)的闡述了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，利用信息化管理的手段管理傳統(tǒng)檔案的利弊。

關(guān)鍵詞：信息化；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；管理；傳統(tǒng)檔案

二十一世紀(jì)是信息化時(shí)代，科技的迅猛發(fā)展帶動了人類的進(jìn)步，使人類社會正漸漸向信息化社會邁進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息在人們的日常生活中發(fā)揮著越來越大的作用。而隨著信息化社會的到來，用傳統(tǒng)的管理方式管理檔案已經(jīng)漸漸不能適應(yīng)社會的發(fā)展，利用信息化手段對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理已經(jīng)成為檔案行業(yè)亟待解決的新課題。

1 信息化管理手段的必要性

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案載體主要是實(shí)體，包括紙質(zhì)、照片等，如果純手工進(jìn)行操作管理，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)等工作，不僅工作量大，要投入大量的人力和時(shí)間，而且如果操作不當(dāng)極易造成檔案的損毀。并且有時(shí)候可能因?yàn)闄n案數(shù)量的繁多龐雜，及時(shí)檔案管理部門投入大量的人力物力也無法完成對這些檔案材料的信息加工和提煉，導(dǎo)致在很大程度上，大量的檔案信息資源被閑置，造成資源的浪費(fèi)。因此，改善傳統(tǒng)的檔案管理模式已不容置疑。科技的發(fā)展，使信息技術(shù)滲入到社會的各個(gè)領(lǐng)域中，其極大的優(yōu)勢不容忽視。而檔案是一切生產(chǎn)和生活體驗(yàn)的記錄，是我們生活的重要資料。隨著生活方式的改變，人們對檔案的利用方式也在不斷地發(fā)生著變化，在檔案的形成、傳遞、存儲和利用等方面的管理也因信息化的普及發(fā)生著相應(yīng)的變化，利用信息化手段對傳統(tǒng)檔案信進(jìn)行管理勢在必行。

2 信息化手段與傳統(tǒng)管理手段的差異

1.傳統(tǒng)檔案的管理主要是人工操作將需要整理的檔案資料形成后進(jìn)行分類、編目，然后資料進(jìn)行統(tǒng)一后歸檔存儲。但是信息化管理手段可以在檔案資料形成的同時(shí)進(jìn)行管理，并采用先進(jìn)的技術(shù)，建立數(shù)據(jù)庫，對所有檔案進(jìn)行分類、編號，根據(jù)數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行歸檔，如果歸檔錯(cuò)誤，也可以借用信息化技術(shù)進(jìn)行查找隨時(shí)修改。而且利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞，更加方便快捷，可以使檔案部門能夠快速地獲得信息，方便信息的及時(shí)更新，節(jié)省了時(shí)間，提高工作效益。

2.利用信息化手段進(jìn)行檔案管理，不僅可以將不同載體形式的檔案存儲在硬盤上，節(jié)省了空間。而且，避免了因保存檔案資料而投入大量保管經(jīng)費(fèi)，卻仍不可避免的造成檔案的損壞，信息化管理可將檔案進(jìn)行備份，節(jié)省大量經(jīng)費(fèi)。

3.由于傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)版等實(shí)物，且數(shù)量龐大，查找起來費(fèi)時(shí)費(fèi)力。加上一些檔案因?yàn)橛胁榭礄?quán)限必須向上級申請，經(jīng)授權(quán)才能查看，浪費(fèi)大量的時(shí)間。甚至，花費(fèi)大量時(shí)間和人力后仍查找不到，管理模式太過于復(fù)雜。而利用信息化的手段進(jìn)行管理，數(shù)字化的存儲方式，使得使用者查找起來特別容易。凡是有登錄權(quán)限的人都可以進(jìn)行檢索查找，節(jié)省了時(shí)間和人力。

3 信息化管理模式與傳統(tǒng)檔案管理手段并存

通過上述比較，可以發(fā)現(xiàn)信息化方式對檔案的管理不僅方便快捷，而且能提高工作效率，但信息化管理檔案也有很多缺點(diǎn)，比如容易被修改、載體不定等。要想提高檔案管理的效率，應(yīng)該將信息化管理方式和傳統(tǒng)管理模式相結(jié)合。

1.傳統(tǒng)檔案是信息化檔案的基礎(chǔ)

信息化方式的檔案信息資源是以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)。目前利用信息化手段對檔案的管理方式并沒有被大量的普及，很大部分的檔案仍是通過傳統(tǒng)的收集方式進(jìn)行整理成紙質(zhì)檔案后，才被輸入計(jì)算機(jī)，存儲為電子檔案信息的。因此，信息化檔案的形成過程需要傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。

2.傳統(tǒng)檔案的作用無法取代

信息化方式管理檔案不要求信息和載體必須在一起，因此就使得檔案內(nèi)容很容易被更改。如果電子檔案在網(wǎng)絡(luò)上遭遇病毒，整個(gè)電子系統(tǒng)就可能被破壞，使檔案信息受到損壞。而且信息化管理要求工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)很高，操作非常謹(jǐn)慎，操作稍有不慎就有可能造成很大的損失。而相比之下，傳統(tǒng)的檔案在存儲后，不易被更改，一般來說，如果紙質(zhì)材料保管得當(dāng)，可以存留很長時(shí)間。因此，傳統(tǒng)檔案的地位無法被電子檔案取代

4 信息化手段的使用

電子檔案資源可以被重復(fù)使用，能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。利用信息化手段對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理可以從以下幾方面進(jìn)行：

1.提高相關(guān)部門的認(rèn)識，充分了解檔案信息系統(tǒng)的科學(xué)化和現(xiàn)代化，加大對檔案管理工作的支持，增加經(jīng)費(fèi)投入，提供網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的工作。工作人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，增強(qiáng)信息化管理意識。

2.信息化管理傳統(tǒng)檔案還需要將檔案信息數(shù)字化，并以此為基礎(chǔ)，其他環(huán)節(jié)的建設(shè)都是在此基礎(chǔ)之上。信息化管理需要改變以紙質(zhì)檔案管理為主的模式，將紙質(zhì)版信息進(jìn)行數(shù)字化處理，通過電子掃描，轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，用計(jì)算機(jī)直接管理；為了確保今后的檔案以電子形式為主，在檔案接收的同時(shí)進(jìn)行數(shù)字化處理。通過科學(xué)的數(shù)字化的管理模式，利用計(jì)算機(jī)直接管理檔案，通過電子郵件實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.為了實(shí)行檔案信息化管理，還需要高素質(zhì)的檔案管理人員。所以要加強(qiáng)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的信息化意識，通過掌握現(xiàn)代技術(shù)，及時(shí)了解檔案信息化手段的應(yīng)用，便于開展檔案管理工作。工作者還應(yīng)該充分意識到自己的責(zé)任，不斷學(xué)習(xí)，提高自己的工作水平。

4.想全面的推行信息化手段管理傳統(tǒng)檔案，還需要有完善的管理制度，用來約束和明確責(zé)任。科學(xué)的管理制度可以提高工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。因此，制定規(guī)范的信息化檔案管理制度，明確相關(guān)的責(zé)任人，分工協(xié)作，能夠確保信息化檔案管理工作的順利進(jìn)行。

5 結(jié)束語

利用信息化手段加強(qiáng)對傳統(tǒng)檔案的管理，借助高科技和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅便于檔案的收集、保存、使用和管理，而且節(jié)約了大量的空間、人力、物力以及管理經(jīng)費(fèi)等，提高了工作效率。由于電子化的檔案利用起來更便捷，減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案被閑置而浪費(fèi)的情況，提高了資源的利用率。雖然利用信息化管理手段對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理有很大的優(yōu)勢，但是，傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的管理有很多無可替代的優(yōu)勢，因此，將兩種方式結(jié)合起來，才能更好地實(shí)現(xiàn)對檔案的管理，這樣檔案信息才能充分的發(fā)揮應(yīng)有作用。

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作者簡介

王志文（1963-），女，天津薊縣，天津市薊縣人力資源和社會保障局，研究方向：副研究館員。