數字化檔案管理在司法行政工作的運用

龔麗萍

摘 要：在我國的社會主義轉型階段的初期，我國內部的司法檔案的管理就一直在經歷著改革，但每次實際行動上的改革，檔案管理制度落后、壓力大和管理模式不當等諸多問題都影響了檔案在司法行政上的有效管理。因此，本篇文章主要就關于司法檔案的管理和檔案管理呈現數字化的涵義，簡單的敘述了數字化檔案管理在司法行政中的工作運用。

關鍵詞：數字化檔案管理；司法檔案；司法行政工作；工作的運用

1 前言

（一）研究的背景

改革開放以來，我國非常重視數字化檔案管理工作的發展。所以，隨著工作水平的提高，我國司法機關內部管理也得到了不斷的健全與完善。與以前相比我國檔案管理制度已經得到了不斷的完善，司法檔案管理工作也迎來了一個大好的時機，但是無可置疑的是，檔案管理內部還存在著各種各樣的問題。

（二）研究的目的和意義

司法行政機關實行行政管理就是為了能夠讓檔案管理工作更好地進行，也就是為了讓本司法行政機關的檔案管理工作得到更好的發展和提高。行政管理效率的高低關系著司法行政機關的工作水平，也體現了司法行政機關人員管理檔案水平的高低。本文對我國司法行政機關行政管理工作中數字化檔案管理的運用進行相對性研究。

2 我國司法行政機關行政工作的特點

首先，司法行政機關行政工作與檔案的管理相輔相成。行政和管理是司法行政機關中的兩大基礎，在司法行政機關中，我們通過行政工作的應用得到經驗，進行行政管理工作時，我們的目的就是提高數字化檔案管理在行政工作中的應用。進入司法行政機關之后，我們還是用相同的方法不斷的對數字化檔案管理進行完善，所以，行政工作是司法行政機關的基礎。檔案管理在司法行政機關管理中起著決定性作用，司法行政機關的發展也離不開行政工作管理的發展，同樣行政檔案管理的發展促進了司法行政機關的發展。然而行政管理在處理機關內部事務時所采用的一種手段，這也是司法行政機關所形成的特定的處理方法。通過行政管理，司法行政機關可以解決一些基本問題，為行政工作的應用發展掃除障礙。因此，只有行政管理與檔案管理相結合，才能共同促進司法行政機關的發展與進步。

司法行政機關行政管理主體呈現專業化趨勢。行政管理工作往往需要專業性的知識，所以司法行政機關行政管理主體也就呈現了專業化的趨勢。行政管理在進行工作時，要結合自己的工作應用來分析解決問題。行政管理工作是與數字化檔案管理相結合的，如果行政管理缺乏數字化檔案管理，那么就會導致行政命令缺乏應用性，甚至會導致行政命令的錯誤性，延時性，這會直接影響司法行政機關的權威性和工作效率。所以司法行政機關在行政管理方面非常重視數字化檔案管理的應用，這也是司法行政機關行政管理的一大特點。還有很多司法機關受到了“官本位”思想的影響，還是無法讓檔案的管理水平達到一個新的高度。很多司法行政單位在工作時沒有高度重視行政管理效率，在對工作人員的評議考核與管理效率的評審上缺乏科學的方式，并沒有深入研究，也沒有利用行政管理指令來完成一系列的檔案管理工作，很多司法機關的行政管理就是為檔案管理工作做準備。

3 分析數字化檔案管理的作用

為了分析我國司法行政機關行政管理中存在的一些運用，并且通過這些實際性的運用來提高我國司法行政機關行政管理效率，從而推動司法行政機關檔案管理工作的改革，為司法行政機關的發展帶來更多的機遇與挑戰。只有提高了司法行政機關的行政管理效率，才能促使司法行政機關培養出更加優秀的人才，當然，這對我國經濟建設的發展也具有重要的意義。

（一）提升工作效率

對各類檔案進行數字化的管理模式，能夠在第一時間將資料進行存儲并加以利用，數字化檔案的管理可以真實地反映實際情況，可以讓使用檔案的用戶可以方便的查詢到他們想要的資料只需要動動手指就能輕松的了解到檔案里面的內容。

（二）提升了檔案的使用效率

以前一些司法行政機關進行工作時，都是用文本作為載體，將檔案歸案，很不方便于人們去試著了解檔案的內容。但是如果用數字化而檔案進行針對性的查詢，就可以輕松的利用數字化程序進行檔案查詢，方便了人們，也可以打破時間和空間的局限性。

（三）提升檔案管理的經濟效益

以目前的經濟效益來看，采取傳統的檔案管理模式無疑對于資金會是一個極大的挑戰，而且還包括了辦公的費用，直接導致了檔案管理的成本大幅度的提高，經濟效益變得很低。但是數字化檔案管理可以有效地減少檔案管理所需要的成本，提高經濟效益。

4 數字化檔案管理在行政工作中的應用

（一）建立完善的數字化管理制度

如果要想保證數字化檔案管理的建設與安全使用，那么司法機關就必須建立一個有關數字化管理制度，來制約不當舉動。檔案作為文獻資料的一種，是具有極大的特殊性的，并且一些檔案是不能去進行外界的公布的，所以必須建立完善數字化管理制度來保證檔案的安全。

（二）構建信息技術支持系統

要建立完善的技術支持系統來對數字化檔案管理工作提供技術保障，要良好的構建一套完整的工作體系，從聯系商家到聯系客戶再到進行檔案的管理或查詢，這一系列的工作舉措都必須依靠一個完善的技術系統進行支持的。

（三）建立信息查詢子系統和案件管理系統

借助數字化檔案管理進行工作時，系統內必須套用一個子系統進行內部保障，再要依靠一個案件管理系統對檔案進行適當的管理，保證檔案的安全使用。

5 總結

從上文所說的來看，現在如果還依舊沿襲傳統的檔案管理方式是無法適應現代潮流的，所以數字化檔案管理模式非常適合，本文通過對于我國的檔案管理的特點、數字化檔案管理的作用及其在司法行政管理工作中的運用進行闡述，也是對我國現在使用數字化檔案管理工作積極探索和運用。

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