新經濟條件下檔案管理的基礎工作

王曉燕

新經濟條件下，以高科技為代表的科學技術飛速發展，一方面給檔案管理基礎工作帶來了前所未有的機遇，同時也面臨來自各方面的挑戰，人類要進步，經濟要發展離不開檔案管理工作，檔案管理基礎工作必將在經濟發展的各方面發揮作用，本文擬從檔案管理基礎工作存在的主要問題分析入手，提出檔案管理基礎工作的標準化、規范化的工作程序和方法，以提高檔案管理基礎工作水平，為經濟工作做出貢獻。

1目前檔案管理基礎工作現存主要問題剖析

隨著科學技術的普及和發展，計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的，否則輸入的數據與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

1、傳統檔案管理改革不夠，計算機普及程度不高。

傳統檔案管理目前在我國還占絕大多數，正規檔案館計算機普及程度相對好一些，但在機關和企事業單位相對就差很多，比如在住房公積金管理方面，雖然由于行業較新，計算機應用程度還較好，但管理程度就有很大出入，管理也不規范。

2、基礎檔案管理工作沒有一個統一的行業規范。

以住房公積金為例存在的問題較多，首先檔案號不規范沒有目錄號另外一卷多冊的現象也非常普遍；另外案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍，另外部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用，造成資源的浪費。

3、基層單位的檔案管理人員隊伍亟待提高

以吉林省為住房公積金的檔案管理單位為例，從業人員比較雜，專業檔案管理人員奇缺

現存管理人員的學歷結構和專業技術知識存在很大問題，對現有人員的培訓水平也跟不上。

4、檔案管理基礎工作的重視程度不夠

現在的檔案管理工作，雖然在表面上被認為是受到重視的，但在實際工作當中，無論是領導層，還是各部門，都把主要注意力放在敏感部位，往往就忽視了檔案管理基礎工作的開展，有時甚至是流于形式。

2 解決設想

檔案管理基礎工作是一個系統工程，要想達到系統的產出最大，更好的為經濟建設服務必須實行標準化、規范化的工作程序與方法。在檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。同時要齊抓共管，全方位營造和諧氛圍，把檔案管理基礎工作落到實處。

1、充分動員，做好檔案的全面普查工作

檔案普查是實現檔案管理標準化、規范化的第一步。根據整體要求，首先進行檔案的科學普查工作，普查過程中主要是查缺補漏，剔出重復的案卷，提高檔案的使用效率。

2、加強案卷的規范化管理

普查之后要將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。做到流程式管理

3、著錄工作的規范化

規范化檔案管理過程中著錄工作是一個非常重要的環節，著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。各單位要結合自己的實際情況對細則進行分解，以真對自己單位的實際情況。

4、統一分類號，保證檢索查全率

區別于手工檔案，計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜地制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類，然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。既保證了檢索查全率，也提高了檢索的效率。

5、規范化數據準備工作

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作多快好的效果。分清輕重緩急，循序漸進，檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。分級次著錄，省時省力，在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。分門別類，充分利用檔案原基礎，對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，“主題詞”雖然有規范統一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的問題。

6、齊抓共管，推進檔案管理基礎工作的規范化

目前在推進檔案管理現代化的進程中通過實行標準化、規范化的工作提高了檔案管理基礎工作水平并已初步建成了計算機檢索體系為實行計算機管理打下了一定的基礎。一方面要充分重視，齊抓共管；同時也要科學管理、人本管理共同促進檔案管理基礎工作的扎實進行。