基層檢察機關檔案管理信息化建設問題的探究

周衛紅?張霞

摘 要：作為基層檢察機關工作開展、經驗總結等方面的主要依據，檔案管理對檢察機關工作效率的提升發揮著重要的作用。檢察機關檔案管理信息化建設具有科學性、服務性的特點。在管理中實行科學有效的檔案管理信息化建設，可以為檔案的充分利用提供一份可靠地保障。本文主要對基層檢察機關檔案管理的重要性及措施進行了分析與探究。

關鍵詞：基層檢察機關；檔案管理信息化建設

按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，并與檢察系統檔案工作的實際情況相結合，進一步加強檢察機關檔案管理工作。作為基層檢察機關檔案管理的重要組成部分，檔案管理信息化建設是指通過加工處理檔案資料，利用數字化原理及計算機網絡，科學配置、開發及利用檔案資源，以此達到共享檔案信息資源的目的。其特性為信息傳輸網絡化、信息處理一體化、信息利用共享化及信息服務社會化等，同時能夠對檢察機關原本的歷史面貌加以維護。與其他一些檔案管理相比，基層檢察機關檔案管理信息化建設具有較高的服務性與參考性，也是對檢察機關工作質量進行檢測與有效控制的可靠依據。

1 基層檢察機關檔案管理信息化建設的必要性

1、材料種類過多。文字描述、影音等都是基層檢察機關檔案管理中常見的資料形式，這些資料又產生于多個渠道，各個資料之間存在著諸多不同。特別是檔案歸檔時，需到檔案管理部門進行檔案調閱，因訴訟檔案為檔案總量的9/10以上，將使用大量檔案資料，這種情況下將大大增加檔案管理的難度。基于此，檔案管理人員必須具有較高的專業素質，將各項資料進行妥善保管，并對各項資料之間的關系進行充分分析，確保材料的真實性與精準度。在檔案管理信息化建設中，數字化檔案將取代紙質檔案，能夠在網絡上進行檔案信息的傳送與檢索。此時，各個部門在檔案調閱時即可憑借身份證明將特定密碼輸入，即可及時查看檔案，這樣可有效提升檔案利用效率，實現遠程服務，達到共享信息、資源的目的。

2、檔案管理貫穿于基層檢察機關工作的整個過程。從檔案收集、歸檔、調閱及查閱等都離不開檔案管理，在整個管理過程中全部的數據、圖紙、表格等形成了完整的檔案資料，為基層檢察機關檔案管理水平的提升提供了可靠地依據。作為檔案管理的重要組成部分，檔案管理信息化建設水平的高低對檔案利用效果起到關鍵性的作用，為此相關單位必須重視檔案管理信息化建設的系統性及完整性。在檔案管理信息化建設實施中，可對信息化平臺迅速統計、分類對比等優點進行充分利用，為正確決策提供科學、有效的數據資料，同時能夠為所有科室業務的開展及時提供準確的案件信息，做好查詢相關數據工作，只有這樣才能充分發揮法律監督的作用。

2 基層檢察機關檔案管理信息化建設中存有的問題

在落實與貫徹“科技強檢”戰略的基礎上，需穩步推進檢察工作信息化進度，且全面展開檔案管理信息化建設。現階段，在硬件、軟件建設等方面，我國基層檢察機關檔案管理信息化建設仍存在諸多問題，具體如下：

1、檔案管理信息化設備投入較低。在基層檢察機關檔案管理中，信息化建設的前提為檔案基礎設施建設，尤其是基本設施與配套設施，如檔案庫房、檔案密集架等。為滿足當前數字化檔案發展需求，還需完善其配套基礎設施，如電腦、打印機、光盤等。因此類設備投資額度較高，大多數基層檢察機關往往因經費不足等問題，無法配置齊全所需設備，進而與檔案管理信息化建設規定不符。

2、檔案管理信息化規范化軟件不統一。在公辦自動化管理中可充分融入檔案管理系統應用軟件，如檢索、查閱檔案資料，以此達到自動檢索檔案信息資料及進行數字化傳輸。現階段，檔案管理信息化建設已經在各地市基層檢察機關開展，但嚴重缺乏統一規范性軟件，因各地選取軟件不同，且各個軟件兼容性較差，致使紙質相同的檔案在各個檢察院人員處理中選取的電子格式不一致，致使掃描、編目及查閱電子檔案也存在極大的不同，這種現象的長期存在，將嚴重影響開展檔案管理信息化的進度。

3 基層檢察機關檔案管理信息化建設問題有效處理的措施

1、加大檔案管理信息化建設設備的投入

在配置基層檢察機關檔案設備時，不僅要對其先進性進行充分思考，還需對其適用性加以重視。通常情況下，要求檔案管理信息化系統的建立與完善必須以室藏內容為主體，以工作效率提升為目的，達到檔案信息資源開發、利用及管理工作現代化。同時，還需進行檔案實體管理系統的建立，如對檔案完整性、安全性加以維護，實現總體檔案管理科學化、現代化。隨后進行檔案信息網絡化管理系統的建立，其基礎為計算機技術，此時需進行相關配套軟件的購買，實現檢察檔案信息共享。在軟件購買環節，需嚴格遵循當地檢察機關的實際情況及需求，對軟件的兼容性、擴展性等因素進行充分考慮，做好各項調查工作，為檢察機關檔案管理工作的開展提供可靠保障。

2、提高基層檢察機關檔案管理人員的素質

目前在基層檢察機關檔案管理中普遍存在基層管理人員業務素質較低的現象，如資料整理過程中過于敷衍、資料收集不認真，歸檔不規范等，這些現象的大量存在導致檔案管理工作難度不斷加大。在檔案管理中，為對檔案管理水平進行有效提升，檢察機關專職人員必須端正工作態度、指導檔案使用人員，確保其操作的規范性，在各個環節、各個層面上確保檔案資料都能詳細收集，單位應組織相關檔案專業知識培訓課程不定期地讓基層工作人員參加，以此有效提升檔案管理人員的專業素質，確保檔案資源收集的完整性與準確性，確保檔案歸檔的規范性，實現檔案管理的科學有效性。

3、強化檔案保管與利用

在基層檢察機關業務活動開展中對檔案進行科學管理及有效利用，可以為檢察單位工作的開展、報告總結及理論研究提供強有力的保障。在檔案管理信息化建設中，必須嚴格遵循相關管理條例，實行統一科學地管理，增強檔案管理的安全性與準確性，為檔案管理秩序的有效維護及利用提供一份可靠地依據。

（1）實現檔案統一集中管理。作為檔案管理中的重要組成部分，檔案保管工作中相關部門必須進行良好保管環境的創建，對檔案進行妥善保管，維護檔案創建的良好秩序。在數字化檔案保管中主要內容包括：檔案的日常維護、檔案的修復管理及設備的維護等。作為一個案件及單位各項工作內容的存在形式，在檔案保管中必須做到科學性與有效性，對檔案保管工作質量進行不斷提升，只有這樣才能充分發揮電子檔案管理的作用。

（2）開發利用電子檔案資源，是對檢察機關檔案信息及價值的反映，并利用多種科學管理方式，對檔案檢索系統進行建立與完善，確保檔案資源的充分利用，實現檔案管理的經濟效益與社會效益。

（3）只有轉變檢察檔案的服務方式，才能確保檔案管理與時代的發展需求相符合。在檔案管理信息化建設中，檢察機關應重視檔案服務，將原有的傳統單一服務方式轉變為多元化的服務方式。并對原有檔案管理模式加以調整，同時通過信息技術，進行電子檔案的開發與利用，實現檔案管理水平的有效提升。

4 結束語

綜上所述，基層檢察機關作為檢察系統的主體，其辦案任務占總辦案量的4/5左右，伴隨檢察工作量的逐步加大，檔案數量也隨之增多，以往檔案管理模式與當前基層檢察機關的工作存在嚴重的滯后問題，為滿足現代檔案工作發展需求，在檔案工作中檔案信息化已經成為其發展變革的重點，是傳統檔案過渡到現代檔案的重要階段，是檢察工作、檔案工作得以快速發展的重要保障。

參考文獻

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