提高檔案管理科學化管理水平的路徑選擇

摘 要：隨著檔案數量的不斷加強，為加強檔案管理、提高利用效率，檔案科學化建設也迫切地擺在檔案工作者面前。本文主要討論如何實現檔案完整的收集、科學的分類、妥善的保管工作，最終達到充分的利用，實現檔案的科學化管理，以最大化的發揮檔案的價值。

關鍵詞：檔案；科學化；研究

1 引言

隨著社會經濟的發展、改革的深入，檔案管檔案管理工作面臨著很多的問題。檔案管檔案工作，對新形式下人才隊伍的培養以及建設有著非常重要的作用。它是公司、機關選拔人才、任用人才的重要依據。也是了解檔案人員的重要信息的來源。目前，檔案管檔案管理工作呈現出許多弊端，舊的管理方式已經不能適用于新形勢下的發展需要。產生了一些擅自建檔、扣檔等不正常現象，嚴重影響了檔案管理工作。

2 檔案的特點

檔案的建立是一項長期性的基礎工作，針對時間長、環節多、部門多這些不利條件，怎樣才能有效地建立起一套完善的檔案，它涉及的問題比較多。一是宣傳建檔意義，確立檔案的重要地位。二是作為相關部門，除了在部門內部加強學習，提高認識，確立建檔重要性外，還需向相關部門宣傳建檔意義，在各部門間形成建檔共識，使建檔工作引起部門領導的足夠重視，僅靠建檔單位自己是不夠的。

3 檔案管理存在的問題

3.1 理解性差，認識達不到一定的高度

目前，許多人認為檔案管理工作沒有實質上的意義，它只是保管一類額工作，沒有多大的技術含量，認為只要保管好資料即可，只要需要的時候可以查詢的到員工的個人資料就可以了。對檔案管檔案管理工作覺悟性差，忽視了它在企業人力資源管理中的重要作用，造成人員、經費等情況沒有足夠的保障。

3.2 檔案管理工作方式單一落后

在檔案管理工作中，并不是所有的企業都有一套完整而獨立的檔案管理軟件，很多檔案管還是依靠手工編輯和檢索來管理的，這種情況就很容易造成檔案歸檔的不及時以及資料遺漏、造成資料收集的不完整。

3.3 多頭管理影響檔案管檔案的完整性

檔案管人員受到多頭的領導，由于人員在政府或企業不同工作崗位的流動，致使檔案管檔案的多頭管理跟不上員工移動的節奏，這樣就容易造成記錄收集的不完整，檔案管檔案管理的信息未隨著員工的流動而跟進記錄，影響檔案管檔案管理工作的進程。此外，隨著企業的破產、內部裁員、員工失業、再就業導致勞動管理部門、社會保險部門等無法及時的跟進信息，造成了管理工作的遺漏，比如“丟檔”“斷檔”等問題的出現，影響了檔案管檔案管理的完整性。

3.4 管理檔案工作的人員緊張

我國檔案管檔案管理工作有著專業性、機密性等特點。需要專人去保管，但是在實際的操作中，檔案管管理人員編制不夠充足，政府對這方面的管理工作也不是太重視，很少去培養專業人員去從事檔案管理工作，認為沒有必要大費周章的培養這樣一個專業人才，大多數的檔案管理工作還停留在原始、粗放的工作層面、即“你送我裝”“你借我調”，毫無一絲技術含量可言。即使購買了檔案管理軟件，但是由于缺乏專業的技術人才，沒有充分的發揮大數據知識的應用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。

4 檔案科學化的建設與對策

4.1 強化檔案管理的法律法規，建立檔案科學化標準

檔案部門首先要制定出檔案科學化管理的規章制度，保障具體工作的充分落實；其次要建立檔案科學化標準，例如在檔案的科學化錄入時規定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的維護操作等。在法規與標準的制定時一方面要邀請相關專家以座談會的形式進行討論，另一方面也要通過調查問卷，實地調查等手段收集民眾的意見，以此建立起一個科學、有效、規范的科學化檔案運行機制。

4.2 健全和完善檔案科學化相關法律制度

建立、健全和完善檔案科學化相關法律制度，是實施依法治國方略的要求，也是建設法治政府不可或缺的重要組成部分。檔案科學化法制建設，既是對檔案科學化成果上升到法律制度層次的規范和確認，也是以高度負責的態度面對檔案事業發展和檔案利用者需求的具體體現，對提升檔案工作和檔案管理水平，拓寬檔案服務領域和提高檔案服務能力具有積極深遠的意義。

4.3 加大檔案科學化軟硬件設施的投入

在硬件方面，計算機相比傳統檔案的紙質錄入有著效率高、保存時間長、成本低、更新快等優點。由于檔案的特殊性，對計算機的性能和穩定性要求比較高，因此應加大對計算機硬件的投入；在軟件方面，由于檔案的機密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩定的實現檔案信息的保管是檔案部門需要解決的問題。此外，檔案管理部門需要拿出專門的資金來進行軟件的更新與維護，確保軟件的平穩安全運行。

4.4 建設檔案信息數據庫

由于檔案的數據都是百萬量級的，因此建立檔案數據庫顯得非常必要。檔案數據庫的建立要滿足一下幾個方面的要求，一是實現的信息的準確錄入和刪除操作、二是實現數據庫的動態更新、三是實現檔案更新的及時性、四是實現檔案數據的長期保存、五是保證檔案數據在數據庫中的安全性。檔案數據庫的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實現檔案數據及時更新，使數據管理起來更加方方便。

4.5 建立檔案資源共享機制

在具體的實現方式上，單位檔案管理部門內部資源共享主要是通過局域網來實現的，通過軟件的對接可以實現檔案的共享。此外還可以建立檔案信息網站，為外部人員提供查詢平臺，這方面可以學習美國的經驗，為申請者提供檔案查看和修改服務。在建立科學化共享平臺上建立技術規范和網絡信息安全管理的制度，依法查閱、利用和共享資源。

4.6 提升網站建設水平，構建信息交流平臺

在內部局域網、互聯網和對接軟件的基礎上建立綜合的檔案服務網站。把過去靜態的檔案管理轉變為動態的檔案管理，利用該網站的建設實現對局決策、檔案管理、對外服務等方面的幫助。網站的開發工作既可以自己招聘組建專門的開發團隊，也可以把開發建設工作整體外包給第三方軟件開發單位，并且要定期對網站進行檢查，確保其運行穩定，最終形成一個完善的科學化檔案管理綜合服務網站。

4.7 建立部門立卷制

領導重視、加強管理，使檔案管理部門和產生檔案的部門協同配合，使用統一的檔案管理軟件，產生的檔案就地轉化成可被檔案管理軟件識別兼容的電子檔案并上傳到檔案管理部門。改變檔案管理人員費時費力的手工勞動，只需通過管理軟件進行網上接收、鑒定、分類、歸檔，這樣既提高了檔案的準確性、成套性，又提高了檔案收集保管的效率。這種部門立卷、網絡上傳接收的工作方式還適用文書、教學、科研、出版等多種檔案管理。

5 結語

總之，檔案科學化建設，是檔案工作發展的必然趨勢。在軟硬件設施具備的前提下，檔案科學化成為可能，實現檔案信息的接收、傳遞、存儲、檢索、查閱、提供利用，建立檔案網絡化共享平臺，實現檔案查閱的快捷化，是科學化的最終目的。

參考文獻

[1]高麗紅.檔案管理科學化建設思考.合作經濟與科技，2009.

[2]張鳳霞.我國檔案管理科學化建設的若干問題探討.集團經濟研究，2006.

[3]鄧紹興.檔案的歷史沿革出自[J].中國人才，2002.

[4」白秀中.高校檔案管理科學化建設[j].理論研究，2010.

[5]趙小蘭.淺析檔案管檔案管理存在的問題及解決的措施[J].管理學研究.2011

[6]黃雅君.檔案管檔案管理工作中的問題及分析[J].平頂山工學院學報.2014.13（1）

作者簡介

季偉（1983-），女，煙臺市福山區檔案館。