淺談醫院檔案工作規范化管理的重要性

楊向東

摘 要：醫院檔案是醫院在醫療活動期間以諸如圖表、文字、音視頻等方式制作的醫療信息資料，對于醫院的正常運行以及管理十分重要。隨著社會的快速發展和醫療水平不斷提升，檔案的內容范圍不斷擴大，管理需求也與日俱增。文章研究醫院檔案工作規范化管理，希望以此引起醫院相關工作者及領導的重視，促進管理的規范化。

關鍵字：醫院檔案管理；規范化；重要性；內涵及要求

文章通過對醫院檔案工作及其規范化的內涵和具體要求的探討，解析檔案規范化管理的作用，并結合檔案管理和規范化的重要性來談醫院檔案工作的規范化管理的重要性，解讀其對醫院工作開展、歷史文化留存以及未來發展的作用，從而明確其重要性。期望筆者的研究能夠切實對醫院檔案規范化有所助益。

1 醫院檔案工作及其規范化管理

1、醫院檔案及對檔案的管理。醫院檔案內容較為廣泛，一般而言，主要組成部分有醫院的診療資料、醫療文獻、學術研究成果等，集中體現了一所醫院的醫療技術以及管理。而檔案中所保存的原始記錄，可供醫務人員查閱，保留價值較高，為醫療科研提供了巨大的數據支持。檔案管理即是對這些資料進行合理、妥善的管理，這種管理絕不是普通意義的保存，而是更具科學性的信息資料的處理問題，涉及問題較多[1]。近年來，醫療改革不斷深入，醫院的檔案管理工作逐漸為社會和各大醫療機構重視，由于檔案是醫院的珍貴信息資源，因此檔案管理工作與醫院的研究、交流、科研以及糾紛解決等各個方面形成了不可分割、相互依存的關系，決定著醫院的相關政策以及建設發展的方向問題。

2、解讀規范化管理的內涵。規范化管理，人們一般將其等同于制度化管理，但是這種觀點是缺乏嚴謹性的，二者實則有著較大的區別。規范化管理更強調人或者事物在管理工作中能夠充分發揮價值，是通過標準化的體系引導行為，但這種體系是建立在人或者事物本質特性基礎上的，而制度化卻偏重形式管理，強調的是制度本身的完善。規范化管理醫院檔案的重點領域在病案、行政檔案、科研檔案，通過對三大模塊的規范化管理，使得醫院的管理機制隨之得到完善。針對管理工作人員以及所管理的檔案，研究出完善的管理體系，不僅僅指制度的設立，而更應該側重于實際管理工作中人員以及檔案的規范，規范化強調的是現實操作層面。醫院檔案規范化管理，對醫院的醫療工作有著極大的指導作用，能夠有效提升醫院的競爭力。

3、檔案規范化管理的要求。首先，進行領導組織重組，建立檔案管理專屬小組，確定主管、分管和工作人員，抽調精英進行資料的收集、整理等一系列工作，明確責任，層級直屬的關系，便利管理工作的進行，同時也說明了工作的重要性，與其他業務一同參與考察。其次，在設備方面，適當增加專用庫房，將檔案管理科室辦公與檔案閱覽、陳列分開，強化管理工作的規范性，增加管理檔案必須設備，例如檔案柜、復印打印機、加濕器、掃描儀等，以一個獨立部門的標準，并考慮檔案保存必要的條件，購置檔案管理工作的設施、設備。最后，業務建設嚴格遵守國家規范，對檔案資料進行重新清算整理，組織制作索引目錄，完善借用登記等。

2 醫院檔案工作規范化管理的重要性

1、有助于反映歷史，形成醫院獨特的文化。醫院檔案往往是醫院長期發展中留存下來的，反映了醫院的歷史進程，包括醫院各方面的內容，從診療到人事、財務，與醫院全體員工息息相關，可以說，醫院檔案就是一部醫院的發展史和員工的進化史，這其中的歷史價值自然不言而喻。同時，檔案也是醫院內在精神的體現，充分反映其辦院宗旨和服務質量，文化的形成不是一蹴而就，需要經歷漫長的過程。檔案的管理如果不能實現規范化，那么檔案的歷史性、文化性均無從談起，檔案的規范化管理能夠系統將檔案歸類、整理，檔案的歷史、文化得以更加直觀地體現，因此可以說，醫院檔案的規范化管理，促進了醫院傳統歷史與文化的顯現與流傳，是醫院宣傳的重要支撐，有利于醫院文化體系的形成。

2、能夠促進醫院的業務工作水平。醫院檔案的規范化管理，是開展其他業務工作的基礎，而規范化管理實現后，檔案管理也成為醫院業務工作的重要部門，其對外的宣傳作用以及對內的促進作用極大。醫院其他業務部門，如人事、診療等業務的開展，均與檔案管理有著密切的聯系。人事部各工作檔位以及人員的歷史、獎懲、信息等，均在檔案中，而人事部的調任等需要依據這些資料。而診療則更加倚重檔案，檔案的醫療記錄幾乎就是醫院醫療技術的發展史，診療活動需要借助、學習這些經驗，以便促進醫療技術與水平。因此，檔案管理具有重要地位，而是否能夠規范化管理決定著醫院檔案能夠高效而且準確地反映信息，即與各部門業務能否及時獲取有效資料與信息有著極大的關系。而且，也有利于醫院應對各類醫療糾紛，找出證據維護醫院權益。

3、為醫院的長期規劃提供信息支撐和方向指導。醫院檔案對于指導醫院科研事業有著重要的作用，能夠幫助科研工作者確定研究方向，規范化的檔案管理簡化了工作人員的尋找過程，體系化呈現了各類參考資料，對于科研工作者研究相關領域的研究成果、存在問題以及尚未解決的難題具有極大的作用，引導其快速進入研究，可以減少過程中的彎路，促進其快速成才，加速醫療研究的進程，從而促進整個行業的技術進步。醫院在人類長期的發展過程中是共存的，未來也必將如此，醫院未來的發展雖然與未來社會的發展息息相關，但其發展方向也能從歷史進程與當今現狀密切聯系，醫院的檔案規范化管理就是通過對檔案的進一步整理，使得醫院的發展脈絡更加清晰，使得其現狀一目了然，從而能夠確定未來的發展方向，并提前做好準備。

3 結語

醫院與人的生老病死密切相關，而醫院檔案是對這一切的忠實記錄，醫院的發展、人員的經歷也包含其中，這樣龐大的規模，若是管理缺乏規范性，則醫院檔案必然呈現雜亂無章的狀態，也無法發揮其應有作用。筆者淺層次分析了規范化管理的重要性，希望以此吸引更多的人對此進行研究探討。

參考文獻

[1]段曉亮.論新醫改下醫院檔案工作的規范化管理[J].財經界（學術版），2014（02）：168.

[2]魏蘭.論新時期醫院科研檔案工作規范化管理[J].中國外資，2015（16）：263.

[3]邢紅. 醫院檔案規范化管理的路徑探究[J].陜西檔案，2015（06）：4