民辦高校檔案管理芻議

吳一非

摘 要：檔案工作是民辦高校重要的基礎性工作。本文闡述了民辦高校檔案管理的作用和意義：促進學校的內涵發(fā)展、傳承學校精神、為學校處理各種問題和上級評審提供憑證和依據(jù)。分析了民辦高校檔案工作存在的問題，并針對這些問題，提出了加強民辦高校檔案管理的措施。

關鍵詞：民辦高校；檔案管理；措施

由于國家政策的大力支持和高等教育改革的不斷深入，民辦高等教育得到了空前的發(fā)展，已經(jīng)成為我國高等教育的一個重要的組成部分。然而，民辦高等教育和公辦高等教育相比，發(fā)展的時間還短，還存在著許多亟待解決的問題，檔案管理就是其中非常突出的一項。

1 民辦高校檔案管理的作用和意義

1.1 促進學校的內涵發(fā)展

民辦高校檔案是民辦高校發(fā)展歷程的真實寫照，它記錄了學校發(fā)展的基本理念，學校管理的基本經(jīng)驗，教師隊伍的發(fā)展狀況，學生學習就業(yè)的基本情況，學校在教育教學方面形成的特色，學校教學設施設備發(fā)展狀況，這些都為學校內涵發(fā)展提供了很好的借鑒和經(jīng)驗。任何一個學校的發(fā)展都必須植根于“自身”，都必須根據(jù)“自身”的情況，來確定今后的發(fā)展理念，確定學校的發(fā)展方向，思考如何定位，是辦應用型大學，還是辦教學型大學，還是辦教學研究型大學，如何進行專業(yè)建設、師資隊伍建設，如何以人為本，加強管理，提高人才培養(yǎng)質量，提高科研水平，很好地為社會服務。

1.2 傳承學校精神

民辦高校的檔案記錄了創(chuàng)業(yè)者奮斗的足跡，記錄了創(chuàng)業(yè)者為了振興教育而付出的艱辛努力，這里邊蘊含了可貴的思想品德和精神內核。學校有關部門可以利用檔案編寫校史、舉辦展覽、舉辦專題報告會，詳細介紹學校艱苦奮斗，由小變大，由弱變強的發(fā)展歷程。這對學校的精神傳承極為重要。一個學校要想可持續(xù)發(fā)展，它的“學校精神”必須不斷升華，“學校精神”對教師會產生重大影響，會激勵教師不斷提高自身的思想道德水平，提高自己教書育人的能力，為人才培養(yǎng)做出自己的貢獻。

1.3 為學校處理各種問題和上級評審提供憑證和依據(jù)

學校的檔案是學校教育教學活動的原始記錄，內容廣泛，涉及到學校所有的人財物。比如涉及到人的有教職工檔案，教職工檔案里有個人履歷材料、自傳材料、政審材料、入黨入團材料、工資待遇材料、科研成果材料和獲獎材料等，這些可以為教職工的提拔、職稱的評審和工資的晉升提供可靠的憑證和依據(jù)。再如涉及到人的還有學籍檔案，學籍檔案真實地記錄了每一位學生在學校的學習經(jīng)歷，主要內容有：學生入學登記表、學籍卡、在校學生名冊、學生成績冊、學生社會實踐登記表和學生獎懲材料等，這些都為學生鑒定，用人單位需求提供可靠的憑證和依據(jù)。

2 民辦高校檔案管理存在的問題

從整體情況看，上5星級的民辦高校檔案工作做得比較好，有的比公辦高校還規(guī)范，比如黃河科技學院，1999年11月，就達到了國家檔案管理標準一級。但是，很多民辦高校在檔案管理方面存在較多問題，歸納起來，有以下幾項：

2.1 檔案管理意識淡薄，重視程度低

相當一批民辦高校檔案意識淡薄，對檔案工作重視程度低。學校領導沒有認識到檔案工作的重要作用和意義，沒有把檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，列入重要工作議事日程，分工不明，職責不清，使檔案工作處于可有可無的狀態(tài)，遠遠落后于學校的專業(yè)建設、實驗室建設、師資隊伍建設。學校的教職工也沒有意識到檔案的重要性，常常把應該及時歸檔的材料滯留身邊，甚至遺失。

2.2 檔案管理制度不健全

很多民辦高校檔案管理制度不健全，檔案的收集、整理、立卷、保管、利用沒有一個完善的工作制度。要么制度大而空，不具體，不具操作性；要么制度不嚴謹、不科學，實行起來，造成很多工作漏洞；要么制度是從公辦高校簡單移植過來的，不符合學校的實際情況，無法實行。制度是有序工作的基本保障，沒有完善的工作制度，工作無法可依，無章可循，工作必然失序，各個環(huán)節(jié)必然出現(xiàn)問題。如檔案收集不齊，殘缺不全；檔案分類混亂，不具客觀性，不具邏輯性，不具實用性；檔案保管不得法，使檔案不斷受到磨損，安全難以得到保障；檔案得不到有效的開發(fā)，得不到很好的利用，許多檔案長期休眠。

2.3 檔案管理隊伍不穩(wěn)定，整體素質偏低

民辦高校在用人機制上大多采用聘用制，人員聘期短，流動快，頻繁更替，造成檔案管理隊伍不穩(wěn)定，業(yè)務生疏。民辦高校檔案管理專職人員嚴重缺乏，有的只有一個專職管理人員，有的連一個專職管理人員也沒有，全由兼職人員兼管。兼職人員又有其它工作，沒有更多的精力投入到檔案管理工作中。檔案管理人員普遍缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識、專業(yè)技能，許多人不能勝任檔案工作。

2.4 檔案基礎設施滿足不了檔案工作需要

學校沒有符合《高等學校檔案管理辦法》（教育部2008年27號令）要求的檔案館或綜合檔案室。一是檔案存放庫房面積小，涉密檔案沒有專門庫房；二是檔案存放設備陳舊老化；三是檔案現(xiàn)代化管理設備缺乏；四是防火、防盜、防漬、防有害生物設施不到位。造成這些問題的原因是學校沒有把檔案工作所需要的經(jīng)費像專業(yè)建設、實驗室建設那樣納入學校預算。經(jīng)費不能得到保障，檔案工作所需要的庫房、設施設備便不能滿足工作需要，檔案工作便滯后于學校其他工作。

3 加強民辦高校檔案管理的措施

3.1 提高對檔案工作重要作用和意義的認識，增強檔案管理意識

學校領導要把檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，列入重要工作議事日程，明確職責，明確分工。學校主要領導親自抓，分管領導具體抓，各院系、各職能部門配合抓，工作人員各司其職，各負其責，上下左右形成合力，齊抓共管。學校教職工也要增強檔案意識，真正認識到，加強檔案建設，既關乎學校發(fā)展大局，也關乎自己的切身利益，自己的職稱評定，提拔晉級也和檔案有密切關系。工作中產生的一些需要歸檔的材料要及時歸檔，確保檔案收集的完整性。

3.2 要切實加強檔案管理制度建設

制度是工作的保障，任何一項工作，沒有一套完善的工作制度，工作的效率和質量就難以保障。檔案管理同樣如此。學校應該針對檔案工作存在的問題，建立完善各項工作制度，如檔案收集制度、整理歸檔制度、保管制度、開發(fā)利用制度，并建立相應的實施細則。制度建設一是要注意嚴謹性、科學性，沒有漏洞；二是要符合學校的實際，有針對性，避免對上級文件和先進單位經(jīng)驗簡單的移植和套搬套用。三是要具有可操作性，要具體，不空泛。光有完善的工作制度還不行，還要抓執(zhí)行、抓落實，在執(zhí)行落實中形成一種有效的工作機制，靠工作機制的運行去推動工作。

3.3 建立一支穩(wěn)定的高素質的檔案管理隊伍

要配足配齊檔案專職工作人員，要充實檔案兼職工作人員，形成一支專兼職相結合的檔案管理隊伍。要采取切實措施，穩(wěn)定這支隊伍，要支持檔案工作人員的工作，對于他們取得的成績，要及時表彰鼓勵。要多傾聽他們的訴求，多關心他們的生活，使他們能夠安下心來，全身心投入工作。檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，要支持檔案工作人員的專業(yè)學習和進修，要定期組織對他們的業(yè)務培訓，使他們能夠具備系統(tǒng)的專業(yè)知識和專業(yè)技能，勝任檔案工作。

3.4 要切實加強檔案基礎設施建設，滿足檔案工作的需要

學校要設立檔案管理工作專項經(jīng)費，并納入預算，確保經(jīng)費投入到位。學校要按《高等學校檔案管理辦法》（教育部2008年27號令）的要求建立檔案館或綜合檔案室，涉密檔案要有專門的庫房。要更新老舊設備，增添檔案管理現(xiàn)代化需要的設備。防火、防盜、防漬和防有害生物設施要到位。確保物質條件能夠滿足檔案工作的需要。