基層單位文書檔案管理方略

姜立新

摘 要：文書檔案是單位各類管理事務活動的記錄，包括會議記錄、計劃總結、信函簡報、通知文件等各方面內容，是我國檔案管理的重要組成部分。文書檔案主要由已辦理完畢且具保存價值的文書材料轉化而來，通常以文字、圖表等形式記錄信息，具有完整的體式。對于基層單位而言，文書檔案在日常工作指導中發揮著重要作用。因此，了解基層單位日常文書檔案管理中存在的問題，探討優化檔案管理的對策，具有一定的研究意義。

關鍵詞：基層單位；文書檔案；管理方法

基層單位的文書檔案是單位員工了解國家政策、行業法規，執行領導布置的任務，實現內部員工上傳下達、加強溝通交流的重要載體，既真實記錄了基層單位領導開展工作的情況，也是對單位業績及管理水平的歷史記錄和再現，是基層單位開展各項工作的有力依據。做好基層單位的文書管理工作，既是檔案人員的工作職責，也是單位發展的需要。

1 文書檔案管理概述

文書檔案的形成以文書工作為基礎，是文書工作各環節完成的成果。文書工作包括對基層單位各部門文件的收集、整理、運轉、成文、歸檔等，完成了這些工作，才能開展文書檔案管理工作。文書檔案管理往往具有工作量大、繁瑣復雜等特點，需要工作人員富有耐心，且科學合理地進行管理。

文書檔案管理工作對于基層單位而言具有重要意義，主要體現為：其一，文書檔案是對基層單位各項工作的詳細記錄，做好文書檔案管理也就能很好地保存單位歷史資料，為單位今后的工作決策提供參考依據；其二，文書檔案詳細記錄了基層單位各部門業務開展情況，以及單位機構的各項信息，做好文書檔案管理，為相關工作提供信息查詢服務，能合理開發利用這些信息，促進基層單位工作效率的提升；其三，做好文書檔案管理還有利于基層單位了解各部門員工工作情況，為職員考核、調動、晉升提供憑證。

2 基層單位文書檔案管理現存問題

目前，雖然大部分基層單位的文書檔案管理水平較以往有較大提升，但還存在一些不足，制約了文書檔案的規范化管理，具體表現為：

第一，檔案部門與其他部門配合不默契，致使文書檔案管理工作受到制約。文書檔案的收集工作需要單位各部門的配合與協作，由于基層單位一些工作人員對于檔案工作的認識度不高，不重視檔案收集整理工作，為了本部門工作之便利，不愿主動把部門文書檔案提交給檔案部門保管，這就加大了檔案部門工作人員的工作難度，致使其不得不跟蹤催交，或是自行收集整理，這很容易造成重要文件的缺失，或是資料收集不全等情況出現，導致文書檔案管理工作難以順利開展。

第二，文書檔案管理制度不健全。文書檔案所涉內容多而雜，工作繁瑣，程序復雜，需要有嚴格全面的檔案管理制度作為工作指導。然而，目前很多基層單位忽視制度建設，致使文書檔案管理缺乏約束機制，部分檔案管理人員工作散漫，推卸責任，或是對工作敷衍了事，使檔案管理流于形式，難以充分發揮文書檔案資料的效用，不利于檔案工作的有序開展。

第三，基層單位文書檔案的管理模式落后，還采用傳統人工管理模式，未引進先進信息技術。目前，部分基層單位在檔案管理工作中的投入力度不大，未采用先進的網絡設備、信息技術對文書檔案加以管理，還是采用紙質文檔及傳統人工管理模式，致使文檔保存形式單一，文檔查閱費時，信息更新不及時，也難以實現各部門文檔信息的共享，嚴重影響了文書檔案管理工作效率的提升。

第四，文書檔案管理人員的素質有待提升。部分基層單位的文書檔案管理人員并非檔案管理專業出生，也未經過專業的檔案管理培訓，對于文書檔案的分類、立卷等知識不甚了解，工作起來不得要領，致使檔案管理混亂，工作效率低下。還有一些人員雖出自科班，卻很少加強知識學習及參加專業培訓，難以提升工作水平。特別是信息社會的到來，計算機技術的普遍應用，利用微機開展文書檔案管理工作是大勢所趨，這就需要檔案管理人員加強技術學習，更新認識，科學地做好文書檔案管理工作。

3 加強基層單位文書檔案管理的方法

（一）建立健全文書檔案管理制度

制度是一切工作得以有序開展的前提。要實現文書檔案的科學規范化管理，就需要合理制度的有力支持，始終用制度規范檔案工作人員的行為，促進責任落實到人。具體而言，基層單位應從本單位工作實際出發，以《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機關公文處理辦法》等為指導制定符合本單位的文書檔案管理制度，并規范文書檔案收集、整理、歸檔、統計、鑒定、借閱、銷毀、保密等各個環節的工作，以使各項工作有法可依，有章可循，制定統一標準，形成統一要求，實現統一的管理運作。此外，要將文書檔案管理工作與員工績效考核及年度考核相掛鉤，強化工作人員的責任意識，規范其工作行為，以確保文書檔案管理工作的科學化、規范化開展。

（二）優化文書檔案管理模式

為進一步促進文書檔案管理效率的提升，基層單位應創新文書檔案管理模式，將現代化的計算機技術、信息技術以及網絡技術應用于文書檔案管理工作中，以加快文書檔案管理建設步伐，推動其向自動化管理方向發展。例如，用條形碼代替檔案號，借助計算機設備進行文書檔案管理，不但能保障檔案資料的安全，還便于查閱及管理，提升檔案管理效率。此外，通過開發文書檔案管理軟件，優化歷史檔案查詢接口，能提升文書檔案信息的準確性以及存儲的持久性。

（三）加強文書檔案管理監督工作

文書檔案管理工作量較大，日常事務較為繁瑣，一旦疏忽便可能出現錯誤。因此，文書檔案管理人員應保持高度責任感，對文書檔案信息進行定期檢查，以便及時糾正錯誤。與此同時，單位內部需加強文書檔案相關監督工作，特別是財政檔案方面，要指派專人監督。通過有效實施監督工作，督促相關人員全身心投入工作當中，以保證文書檔案管理的規范性及效率。

（四）打造專業化文書檔案管理人才隊伍

要實現文書檔案的規范化管理，關鍵在于人?；鶎訂挝恢挥屑訌娢臅鴻n案人才隊伍建設，才能確保該項工作順利開展。一方面，基層單位要注重文書檔案管理人員綜合素質培養。管理層可鼓勵檔案工作人員通過自學來增加知識積累，提升專業素養。同時，單位內部可組織統一的業務培訓，加強員工對文書檔案管理制度規范的了解。此外，部門內部還可定期開展交流學習會，促進員工相互學習，取長補短。另一方面，基層單位還應加強對文書檔案人才的選拔，選用富有責任心、專業基礎好、政治水平高的人進入文書檔案管理隊伍。同時，要有效提升檔案管理人員的服務意識，通過教育引導，調動其工作積極性與主動性。

4 結語

總之，文書檔案的科學化、規范化管理能有效提升基層單位的工作效率，促進基層單位穩定發展，具有十分重要的意義。檔案工作人員在實際工作中，不僅要重視文書檔案的管理工作，還應深入發掘文書檔案的內在價值，使其充分發揮應有作用，為基層單位的發展提供強有力的支持。

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