新形式下公路管理局檔案信息化建設探析

姜麗娟

摘 要：本文主要對新形式下公路管理局檔案信息化的管理進行了研究與討論。首先指出了現階段我國公路管理局檔案管理中存在的問題，包括：管理模式老化、軟硬件配套措施不足、信息數據庫建設落后、檔案信息安全建設不足等；接著介紹了美國的檔案信息化管理的現狀以及對我國相關工作的啟示；文章的最后著重討論了我國公路管理局檔案信息化的建設與對策。

關鍵詞：公路管理局檔案；信息化；研究

1 引言

公路管理局檔案是指相關的資料在公路管理局的存檔備案。傳統公路管理局檔案的管理主要是通過紙質檔案保管，存在著查找不變、易損壞等諸多缺點。就此引出了公路管理局檔案的信息化管理，本文就新形式下公路管理局檔案信息化管理進行研究與探討。

2 檔案信息化管理的方式

檔案信息化就是人類充分利用現代信息技術和現代管理理念，充分開發和利用現有的社會信息資源，實現檔案信息交流和資源共享，以提高社會經濟增長的質量，推動人類社會發展和社會轉型的歷史進程；換句話說檔案信息化管理就是把檔案管理理念和現代信息技術融合起來，以提高檔案管理的效率和質量。

3 公路管理局檔案管理存在的問題

3.1 管理模式老化

傳統的公路管理局檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：一是檔案操作都是由人工完成，效率比較低；二是公路管理局檔案流動起來比較麻煩；三是公路管理局檔案更新起來比較慢。

3.2 軟硬件配套措施不足

傳統的公路管理局檔案管理，一方面大都還是使用一些硬件比較落后的設備，跟不上現代化的要求；另一方面，配套的軟件也跟不上公路管理局檔案管理的要求，軟硬件配套設置急需改進。

3.3 信息數據庫建設落后

在公路管理局檔案錄入上，有時為了趕進度只是錄入了最基本的信息，導致公路管理局檔案信息數據庫不完整，這就造成了日后對公路管理局檔案的篩選和管理的不便。信息數據庫更新的不及時也會導致公路管理局檔案的一系列問題。

3.4 檔案信息安全建設不足

信息安全建設不足主要體現在數據備份不及時，系統安全漏洞等方面。檔案系統一旦遭受到黑客的攻擊導致檔案泄露，其造成的影響將難以估計。

4 國外公路管理局檔案信息化對我國的啟示

以美國為例，美國的公路管理局檔案管理是集中管理模式，所有的檔案都是由對應的部門統一保管。美國為檔案管理專門設置了“檔案總署”來統領各個機構的公路管理局部門。以聯邦政府的工作人員檔案為例，其檔案管理已經實現了自動化，檔案中包括聯邦政府的在職人員和非在職人員的各種信息，例如：調動信息、雇傭信息、死亡信息、辭職信息等。當人員信息發生變動后，工作人員只需輸入相應的編號就能實現對檔案信息的錄入和刪除，并在后臺實現時時的更新；此外，美國公路管理局檔案的開放性上也值得我國學習，只要是檔案本人或檔案相關人員向檔案部門提出合理的申請，檔案部門就有義務為其提供檔案的復印件，如果檔案本人對其檔案的準確性提出質疑，也可以向檔案管理部門提出申請，檔案管理部門會把相關的修改信息同步到官網，并且把處理結果通知給申請人。

5 公路管理局檔案信息化的建設與對策

5.1 強化檔案管理的法律法規，建立檔案信息化標準

公路管理局檔案部門首先要制定出檔案信息化管理的規章制度，保障具體工作的充分落實；其次要建立檔案信息化標準，例如在檔案的信息化錄入時規定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的維護操作等。在法規與標準的制定時一方面要邀請相關專家以座談會的形式進行討論，另一方面也要通過調查問卷，實地調查等手段收集民眾的意見，以此建立起一個科學、有效、規范的信息化檔案運行機制。

5.2 加大公路管理局檔案信息化軟硬件設施的投入

在硬件方面，計算機相比傳統公路管理局檔案的紙質錄入有著效率高、保存時間長、成本低、更新快等優點。由于公路管理局檔案的特殊性，對計算機的性能和穩定性要求比較高，因此應加大對計算機硬件的投入；在軟件方面，由于公路管理局檔案的機密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩定的實現公路管理局檔案信息的保管是檔案部門需要解決的問題。此外，檔案管理部門需要拿出專門的資金來進行軟件的更新與維護，確保軟件的平穩安全運行。

5.3 建設公路管理局檔案信息數據庫

由于公路管理局檔案的數據都是百萬量級的，因此建立檔案數據庫顯得非常必要。檔案數據庫的建立要滿足一下幾個方面的要求，一是實現的信息的準確錄入和刪除操作、二是實現數據庫的動態更新、三是實現公路管理局檔案更新的及時性、四是實現公路管理局檔案數據的長期保存、五是保證檔案數據在數據庫中的安全性。公路管理局檔案數據庫的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實現檔案數據及時更新，使數據管理起來更加方方便。

5.4 建立檔案資源共享機制

檔案資源共享機制是指在政府檔案管理部門與企業檔案部門建立起檔案的共享機制，包含三個層次的共享：政府檔案管理部門內部的共享、企業檔案部門內部的共享、政府檔案管理部門和企業管理部門的共享。在具體的實現方式上，政府檔案管理部門和企業檔案管理部門內部資源共享主要是通過局域網來實現的，而政府與企業之間的合作的主要是通過軟件的對接來實現的。此外還可以建立檔案信息網站，為外部人員提供查詢平臺，這方面可以學習美國的經驗，為申請者提供檔案查看和修改服務。

5.5 提升網站建設水平，構建信息交流平臺

在內部局域網、互聯網和對接軟件的基礎上建立綜合的檔案服務網站。把過去靜態的檔案管理轉變為動態的檔案管理，利用該網站的建設實現對公路管理局局決策、檔案管理、對外服務等方面的幫助。網站的開發工作既可以自己招聘組建專門的開發團隊，也可以把開發建設工作整體外包給第三方軟件開發企業，并且要定期對網站進行檢查，確保其運行穩定，最終形成一個完善的信息化檔案管理綜合服務網站。

5.6 提升檔案管理人員的專業素質

傳統的公路管理局檔案管理方法不能適應新形式下檔案管理信息化的要求，一方面要對相關工作人員進行培訓，以適應工作要求。另一方面可以招聘那些信息化管理素質較高的人員。此外，政府還可以與高校進行合作，針對崗位的特點培養專門的高校人才，畢業以后政府為其提供實習機會或就業崗位。此外，檔案的信息化管理對人員的道德品質提出了更高的要求，應該注意對相關工作人員加強這樣面的培養，避免違法亂紀等行為的發生。

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