淺談當前我國基層單位檔案管理過程中的問題

李明月

摘 要：當前，隨著社會的發(fā)展，人們對檔案的重視程度也出現(xiàn)了不少問題，而在檔案管理部門，由于處于新舊交替的時代，所以對檔案的管理也存在著制度上、管理上、開發(fā)利用上和資金投入上的各種問題，這都需要我們廣大檔案管理人員能夠從實際出發(fā)，適應(yīng)當前的形式，在現(xiàn)有的條件下解決檔案管理過程中的問題。

關(guān)鍵詞：人事；檔案；管理；問題

隨著社會的發(fā)展，人們對檔案的重視程度也出現(xiàn)了不少問題，而在檔案管理部門，由于處于新舊交替的時代，所以對檔案的管理也存在著制度上、管理上、開發(fā)利用上和資金投入上的各種問題，這都需要我們廣大檔案管理人員能夠從實際出發(fā)，適應(yīng)當前的形式，在現(xiàn)有的條件下解決檔案管理過程中的問題，以改變當前在檔案管理上的各種弊端。

1 檔案管理工作被忽視

檔案管理工作是一件比較重要的事，雖然隨著改革開放的深入和市場經(jīng)濟的創(chuàng)新，傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體系下的檔案管理也收到了沖擊，所以，當前，檔案管理工作越來越受到忽視。無論是大學生檔案，還是企事業(yè)單位的檔案，在管理中都存在著一定的問題。這主要是歸結(jié)于在企事業(yè)單位中很多人甚至一些領(lǐng)導者都認為檔案管理工作就是抄抄寫寫的保管事物性質(zhì)的工作，不是單位的重要工作。只要保證不丟失、不泄密，能查檔就可以了。沒有意識到檔案管理工作的重要性和必要性。所以在對于檔案信息化資源的開發(fā)和利用上不足，使檔案的管理工作效率不高。

這一點尤其在非公有制企業(yè)中表現(xiàn)比較突出。由于非公有制企業(yè)員工的靈活性，造成了其跳槽率也很高，所以，檔案的管理也存在著更多的問題。好多人員誤認為反正自己也不是國家干部，檔案沒有什么用，所以造成了自己的檔案被忽視，這樣，企業(yè)對員工的檔案管理也會產(chǎn)生忽視的現(xiàn)象，而放在人才的檔案雖然不會出現(xiàn)大的問題，但由于員工的不重視性，其檔案得不到更新，也會產(chǎn)生很大的問題。

2 檔案管理制度不完善、不健全

企事業(yè)單位中一般都有較為完善的管理體制，但是在檔案管理這方面的還比較分散，缺乏一些信息資源的整體性。在檔案管理的制度、職責、考核標準等還沒有一套完整的、系統(tǒng)的、嚴格的管理模式。

對于大多數(shù)國人來說，誤認為只有公務(wù)人員的檔案才是重要的，自己的檔案無所謂，這一點在非公有制企業(yè)表現(xiàn)尤其突出。所以檔案管理部門在企業(yè)里也往往會成為一個冷衙門，沒有人重視其地位，有的則直接歸屬于人力資源部門或辦公室部門，這就使得各個單位對于檔案管理制度忽視，造成檔案管理制度不完善，不健全。也正是如此，造成了檔案管理人員也是人浮于事，使得檔案管理工作十分混亂。

3 檔案管理人員缺乏檔案職業(yè)的準入資格

所謂的職業(yè)準入資格是指從業(yè)人員進入某種職業(yè)領(lǐng)域時所具備的基本條件、程序以及要求。準入資格對于進入某種職業(yè)領(lǐng)域內(nèi)起到一定的屏蔽作用。但是目前我國的企事業(yè)單位的檔案部門沒有制定這樣的準入資格。現(xiàn)在大多數(shù)檔案部門從業(yè)人員都是非專業(yè)出身。文化知識水平都不高，知識老化，知識面狹窄，思想理念和思想意識都相對落后。

這樣一來，造成了我國檔案管理工作基礎(chǔ)上的不足，后期提高更是不足，對于高考的學生來說，很少會去選擇檔案學來學習，因為這樣會限制他們的就業(yè)，這樣就使得每年專業(yè)畢業(yè)的學生遠遠趕不上用人單位的需求。最終導致了人員的不足。所以，從總的來說，還是要從國家層面重視專業(yè)的發(fā)展，及基層的發(fā)展，加強準入制度，這樣才能夠讓更多的專業(yè)人員進入到我們的檔案管理工作中來。

4 檔案開發(fā)利用率不高

檔案管理長期以來都是處于封閉或半封閉的管理狀態(tài)，一直被人們認為其管理的工作是保密性質(zhì)的。隨著現(xiàn)代科技技術(shù)的高速發(fā)展，檔案信息被更快更多的收集起來。檔案信息化的發(fā)展讓檔案信息完全可以被開發(fā)利用起來。但是由于受到過去思想的影響被整理收集的信息被擱置起來，未能及時開發(fā)利用，造成了信息的浪費。

其實，在檔案的開發(fā)上，還是有許多可利用之處的，比如許多私營或外資企業(yè)就比較重視檔案的管理，他們甚至建立了自己的檔案館，有利于員工和兄弟單位參觀與學習，這就是在檔案管理上一個很好的利用模式。

5 檔案管理資金投入不足

檔案管理部門在很多企事業(yè)單位中不受重視，認為其不會給單位帶來經(jīng)濟效益，致使在資金投入方面不足。資金短缺就不能引進更好的設(shè)備。同時也給檔案信息化的建設(shè)帶來了阻力。一些企事業(yè)單位雖然為檔案管理部門添加了計算機這一硬件設(shè)施，但是后續(xù)沒有資金的加入，致使一些軟件無法引進和更新。令檔案信息無法被高效快捷的開發(fā)利用。

當前，隨著信息化時代的到來，檔案的管理不但要有紙質(zhì)檔案，還要與信息檔案相結(jié)合，并由其注意檔案的備份工作，防止信息丟失。這樣，都需要我們的主管部門，對檔案管理進行投入，以便于有利于我們的檔案管理工作，并能跟上社會的發(fā)展，更好的服務(wù)于社會。

在新的歷史條件下，檔案管理工作應(yīng)該緊緊地與時代發(fā)展的需求聯(lián)系起來。檔案是社會信息的一個載體。是對經(jīng)濟文化發(fā)展的一個依據(jù)。它的信息無論是對某個單位還是整個社會的發(fā)展都有著重要的協(xié)調(diào)索引作用。因此，在新的時代發(fā)展中我們更要重視檔案管理中存在的問題，更應(yīng)該積極解決存在的問題，使檔案發(fā)揮出更大的作用。

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