新時期社區檔案規范化管理的方法探討

摘 要：檔案管理是社區工作的重要組成部分，隨著社會發展及城鎮化進程加快，對社區管理工作的要求不斷提升，尤其是當前信息量大，信息傳播范圍廣，為了更好地滿足新時期社區管理的實際需求，應加強社區檔案規范化管理，通過構建科學合理的管理體系，采用行之有效的管理方法，推動社區管理工作在信息時代的健康、高效發展。本文在分析新時期社區檔案管理的內容及特點的基礎上，結合工作實踐，對新時期社區檔案規范化管理的方法進行深入的探討。

關鍵詞：社區；檔案管理；規范化；方法

1 新時期社區檔案管理的內容及特點

1.內容

隨著我國城鎮化進程的加快，人口流動性逐步增強，加上信息時代的來臨，各種錯綜復雜的信息有待人們進行科學、細致的運用。社區檔案管理，面臨的是以社區活動為中心的，有保留價值文書、科研、財務、活動、總結、報告、基礎設備等各種檔案，這些檔案主要以文字、圖片、表格、聲像等載體呈現，不僅真實記錄了社區發展的內容、歷史及相關狀況，也與社區民眾生活有著密切的聯系。新時期，社區在城市管理中的地位日益提升，為了滿足社區全面發展的需要，在社區管理中，除了加強人員、物資等管理，還要做好檔案管理工作，為社區開展各種活動、促進社區長遠發展提供充分、切實的依據和指導。

2.特點

與傳統社區檔案管理工作重在保存的特點不同，新時期社區檔案管理具有服務性、自主性、超前性的特點，在社區管理建設中，檔案管理集中反映了社區管理的內容、對象，體現了社區民眾日常生活，為了更好地位社區民眾提供服務，社區檔案管理需要在整理人民群眾信息的基礎上，結合對相關信息的分析、歸納，從而進一步了解群眾的訴求，促進與人民群眾的溝通交流，為人民群眾提供更具針對性的服務。當前，城市管理工作層級化趨勢日益明顯，社區作為與群眾聯系最為緊密的部門，需要增強管理工作的積極性、主動性，社區居委會承擔社區檔案管理工作的職責，在明確責任的基礎上，需要充分發揮自主性，以推進社區管理工作的順利開展。新時期的社區檔案管理工作突破了傳統的社區管理中事后記錄、整理材料的局限，為社區各項活動的開展提供合理有效的指導，因而可以說，社區檔案管理具有一定的超前性。

2 社區檔案管理存在的問題

1.對檔案管理的認識有待提升

雖然當前社區管理建設工作重要性日益凸顯，但是檔案管理工作并未得到人們應有的重視，由于社區檔案管理工作主要是提供服務的，很多人只有在需要查詢檔案資料時，才會想到社區檔案管理，這種對檔案管理工作的忽視，主要是因為對社區檔案管理工作的性質認識不足，導致在檔案管理工作中缺乏創造力，嚴重影響了檔案管理工作的質量和效率。

2.檔案管理工作人員的素質有待增強

目前，大部分社區檔案管理工作人員年齡比較年輕，在檔案管理工作中缺少必要的經驗，而且專門的檔案管理專業的人才匱乏，加上在社區檔案管理工作中缺乏相關的知識及技能培訓，導致檔案管理人員對檔案分類、整理、分析的能力不足，嚴重阻礙了檔案管理工作的高效開展。

3.檔案管理制度匱乏

檔案管理工作制度不夠完善，是社區檔案管理工作不夠規范的體現，由于社區檔案內容錯綜復雜，信息數據量大，在管理中需要耗費大量的人力、物力，但是針對檔案管理的相關制度，如檔案存檔制度、查檔制度、安全保障制度等均不到位，即使有些社區制定了檔案管理工作的規章制度，但是在制度上不盡合理，缺乏切實可操作性，因而限制了社區檔案管理的規范、有序開展。

4.管理模式單一

目前，社區管理建設工作發展迅速，然而在檔案管理工作上，由于缺少科學的認識，對檔案管理的模式陳舊、落后，在檔案管理工作中已然采用手寫、紙質檔案操作，忽視了對檔案數字化、信息化的采集與處理，難以滿足信息時代對檔案管理工作的要求，社區對檔案管理工作的投入較低，導致檔案管理的信息化手段不足，嚴重制約了檔案規范化管理的效率。

3 新時期社區檔案規范化管理的措施

1.提高認識，加強社區檔案管理工作的領導

近年來，社區檔案管理工作認真貫徹國家檔案局等相關部門的文件精神，嚴格按照社區檔案制度化、規范化、科學化要求，不斷夯實社區檔案基礎建設，加大社區檔案管理工作力度，有效發揮社區檔案的功能，社區檔案工作有了較大的發展。在遵循相關法律法規要求的基礎上，社區應高度重視社區檔案管理工作，將社區檔案管理工作作為社區規范化建設的一項重要內容納入工作日程，加強對社區檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。在社區檔案管理工作中，社區明確了領導責任人，社區檔案專人管理，形成了以分管領導掛帥、檔案管理員具體負責的檔案管理網絡。為進一步加強對社區檔案工作管理，社區還應加大在檔案設施上投入，專門設立社區檔案室；為檔案室配置了計算機等專用設備，使檔案管理在硬件上有了保障，適應社區檔案管理的需要。

2.完善檔案管理制度建設

為進一步加強社區的檔案管理制度建設，社區應結合自身實際，按照《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中的要求，逐步完善《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責和任務，以及歸檔范圍及整理要求，使社區對社區檔案材料的形成、積累、收集、整理有據可依。完善社區檔案規范化管理的制度建設，還需要從聽見愛你、歸檔、材料分類、保管期限等各個方面設置合理、合法的標準，使社區檔案統一、規范，如對實物檔案采取年度、級別等方式進行分類，對聲像檔案按照內容、保管期限分類，對戶籍檔案按照家庭住址分類等，為檔案文件的編號要采用簡明、一致的方法，以方便檔案的查閱與保管。

3.增強對社區檔案管理人員的管理

社區檔案與社區人民群眾的切身利益息息相關，特別是近年來，隨著社會的發展和人們法制意識的不斷增強，社區檔案的作用和重要性也日益顯現，依法管理已經成為社區檔案管理的行為準則。除了要加強對社區檔案管理的培訓及標準建設外，還應該實施對社區檔案管理工作的監督，促進社區檔案材料規范，移交、歸檔及時、準確。在社區檔案管理工作中，應建立一支高效、專業、敬業的人員隊伍，通過全面、科學的激勵制度，引進檔案管理的專業人才，提升檔案管理工作人員的職業素質，同時，加強社區的檔案管理工作的培訓力度，社區員自身素質和業務素質不斷提高。每年都至少有一名社區檔案管理工作人員參加不同層級的社區培訓和經驗交流活動，通過培訓，有效促進社區檔案管理工作規范化、制度化。

4.加強檔案管理基礎設備建設

信息時代的來臨，對檔案管理的信息化建設提出了更高的要求，為了更好地保管、利用檔案管理的信息資源，社區應加強檔案管理基礎設備建設，為促進檔案管理規范化、科學化奠定堅實基礎，并提升檔案管理工作的效率與水平，社區檔案管理內容涉及面廣，尤其是有些大型的社區，牽涉的街道、民眾利益較多，一旦檔案材料有誤，會帶來比較惡劣的社會影響，為此，在社區管理工作中，應加強對檔案信息化建設的投入與支持，除設置專門的檔案室外，還應根據實際情況添置空調、打印機、滅火器等設備，為社區檔案安全保管、依法利用提供切實可靠的保障。

4 結論

綜上所述，社區檔案規范化管理是新時期社區管理建設的必然趨勢，新形勢下，社區檔案管理內容更趨復雜、多樣，現代社會對信息傳播的速度、質量要求不斷提升，為了切實人民群眾的利益，為群眾提供更加便捷、有效的服務，社區檔案管理應建立正確的檔案管理意識，加強檔案管理的制度、人員素質、基礎設備的建設，為社區管理建設水平的提升提供更加充足的動力。

參考文獻

[1]馬奪正.淺議人事檔案管理中存在的問題及建議[J].科技情報開發與經濟，2010，21

[2]孫延開.檔案工作規范化及標準化探究[J].華章，2010（18）.

作者簡介

王艷，漢，本科，天津。